ต้องรู้
- ส่งออกสำหรับ Excel: สำหรับแอปส่วนใหญ่ ให้เลือกไฟล์ > ส่งออก > เลือกไฟล์ที่เข้ากันได้กับ Excel (CSV หรือรูปแบบข้อความ)
- นำเข้า: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ส่งออกอยู่ในลำดับ > เปิด/สร้างเวิร์กชีต > เลือก ข้อมูล > เลือกรูปแบบการนำเข้า/ตัวเลือก
- นำเข้าฐานข้อมูลการเข้าถึง: เลือก รับข้อมูล > จากฐานข้อมูล > จากฐานข้อมูล Microsoft Access > เลือกไฟล์
บทความนี้อธิบายวิธีการส่งออกข้อมูลจากแอปพลิเคชันอื่นไปยัง Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019 และ Excel 2016
วิธีการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel
Excel สามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย ตั้งแต่เวิร์กบุ๊ก Excel อื่นๆ ไปจนถึงไฟล์ข้อความ Facebook ตารางและช่วงข้อมูลอื่นๆ และ URL ของเว็บใดๆ ที่คุณป้อน หากคุณพร้อมเข้าถึงข้อมูล คุณสามารถนำเข้าโดยตรงจากแหล่งที่มานั้น ซึ่งเราจะกล่าวถึงที่นี่
สำหรับบางแอปพลิเคชัน คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลจากแอปพลิเคชันนั้นก่อน หรือแม้กระทั่งมีตัวเลือกในการส่งออกโดยตรงไปยัง Excel ที่เกินขอบเขตของบทความนี้เนื่องจากมีแอปพลิเคชันมากเกินไปที่จะแสดงรายการทีละรายการ แต่โดยทั่วไป สามารถทำได้โดยไปที่ File > Export และเลือกประเภทไฟล์ที่เข้ากันได้กับ Excel หรือ Excel เองหากส่งออกโดยตรง Microsoft Excel รองรับรายการรูปแบบไฟล์แบบยาว แต่โดยทั่วไปคุณต้องการให้แสดงข้อมูลในรูปแบบ Comma Separated Value (CSV) หรือรูปแบบข้อความ
วิธีการนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel
หากคุณต้องการฝึกการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel คุณสามารถทำตามตัวอย่างของเราโดยใช้ฐานข้อมูลตัวอย่างจาก Microsoft
-
ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการส่งออก/นำเข้า คุณควรตรวจสอบข้อมูลอย่างรวดเร็วเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย คุณจะเสียเวลาก็ต่อเมื่อคุณนำเข้าข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ เนื่องจากคุณอาจต้องทำซ้ำการดำเนินการนำเข้า/ส่งออกใหม่ทั้งหมด
- เมื่อคุณพร้อม ให้ส่งออกข้อมูลหากจำเป็นด้วยแอปพลิเคชันหรือแหล่งข้อมูลเฉพาะของคุณ จากนั้นเปิด (หรือสร้าง) แผ่นงาน Excel ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูล
-
เลือกแท็บ Data ในเมนูด้านบน
Image -
เหนือหัวข้อย่อย รับและแปลงข้อมูล มีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือก แต่ถ้าไม่มีตัวเลือกใดเลย ให้เลือก รับข้อมูลปุ่ม
Image -
ในการนำเข้าฐานข้อมูล Access ให้เลือก รับข้อมูล > จากฐานข้อมูล > จากฐานข้อมูล Microsoft Access
Image - ในหน้าต่าง File Explorer ต่อมา เลือกฐานข้อมูล (หรือประเภทไฟล์อื่น) ที่คุณต้องการนำเข้าข้อมูลและเลือก OK
-
ถ้าไฟล์ Access ของคุณมีจำนวนฐานข้อมูล หน้าต่างตัวนำทางจะมีตัวเลือกการนำเข้าจำนวนหนึ่ง ในกรณีนี้ ให้นำเข้า qrySalesbyCategory โดยเลือกแล้วเลือก Load หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลก่อนที่จะนำเข้า ให้เลือก แปลงข้อมูล แทน
Image
Excel นำเข้าได้เฉพาะแผ่นข้อมูล แบบฟอร์ม และรายงาน สิ่งพิเศษเช่นมาโครและโมดูลจะไม่ถูกนำเข้าไปยังเวิร์กชีต Excel ของคุณ
ขึ้นอยู่กับขนาดของฐานข้อมูลและความเร็วของพีซีของคุณ การนำเข้าข้อมูลอาจใช้เวลาสักครู่ ดังนั้นรอให้เสร็จสมบูรณ์ แต่ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผน เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นข้อมูลของคุณนำเข้ามาใน Excel อย่างสมบูรณ์และแสดงในรูปแบบที่มีประโยชน์ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลต่อไปได้หากต้องการเพิ่มเติม หรือเริ่มต้นใช้งานฟังก์ชัน สูตร และเครื่องมือที่มีประโยชน์อื่นๆ ที่ Excel มีให้
ในแอปพลิเคชันที่เข้ากันได้บางอย่าง เช่น Access คุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ที่ใช้งานอยู่และวางลงใน Excel สำหรับประเภทเพิ่มเติม โปรดดูคำแนะนำในการคัดลอกและวาง
