เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook กับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลอื่น พวกเขาจะได้รับอีเมลเชิญพร้อมรายละเอียดการประชุม จากอีเมลนี้ พวกเขาสามารถตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมได้ Outlook เพิ่มการประชุมลงในปฏิทิน Outlook ติดตามการตอบกลับของผู้เข้าร่วมประชุม และส่งตัวเตือนก่อนเริ่มการประชุม
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 และ Outlook 2013
วิธีส่งคำเชิญในปฏิทินใน Outlook
วิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook:
-
เลือก Home tab.
Image -
เลือก รายการใหม่ > การประชุม.
หรือกด Ctrl+Shift+Q.
Image -
ในการเชิญประชุม ป้อนคำอธิบายของการประชุมในกล่องข้อความ Title
Image -
ในกล่องข้อความ Required ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนที่ต้องเข้าร่วมการประชุม ใน Outlook 2016 และ 2013 ให้ป้อนที่อยู่อีเมลในกล่องข้อความ To
หากต้องการเลือกผู้ติดต่อจากสมุดที่อยู่ของคุณ ให้เลือก Required, Optional หรือ To.
Image -
ในกล่องข้อความ Optional ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเข้าร่วมการประชุม แต่ไม่ต้องการให้พวกเขาทำเช่นนั้น
Image -
เลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสำหรับการประชุม
Image -
หากต้องการบล็อกทั้งวันในปฏิทินสำหรับการประชุม ให้เลือก ทั้งวัน.
Image -
ในกล่องข้อความ Location ป้อนตำแหน่งที่คุณจะจัดการประชุม
Image -
ในพื้นที่ Message ให้ป้อนข้อมูลอื่นๆ ที่ผู้เข้าร่วมจะต้องทราบก่อนการประชุมและแนบไฟล์ใดๆ ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ
ในการแนบไฟล์ในการเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เลือกแท็บ Insert จากนั้นเลือก แนบไฟล์ เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารบน OneDrive ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Link
Image -
โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมใน Outlook คำเชิญจะรวมคำขอตอบกลับและให้ตัวเลือกแก่ผู้รับในการแนะนำเวลาใหม่สำหรับการประชุม หากต้องการเปลี่ยนตัวเลือกเหล่านี้ เลือกแท็บ Meeting จากนั้นเลือก ตัวเลือกการตอบกลับ
Image -
เลือก ส่ง.
หากกำหนดการของคุณเปลี่ยนแปลงหรือหากผู้เข้าร่วมต้องวางแผนอื่น ให้ยกเลิกการประชุมหรือจัดกำหนดการใหม่
Image
วิธีจัดประชุมประจำ
Outlook ยังให้คุณตั้งค่าการประชุมที่เกิดซ้ำได้อีกด้วย ใช้ตัวเลือกนี้สำหรับการชุมนุมที่คุณวางแผนจะจัดทุกสัปดาห์ เดือน หรือช่วงอื่นๆ ด้วยการประชุมที่เกิดซ้ำ คุณจะต้องป้อนรายละเอียดเพียงครั้งเดียว และจะเพิ่มกิจกรรมในอนาคตทั้งหมดลงในปฏิทินของคุณตามช่วงเวลาที่คุณตั้งไว้
-
เลือกแท็บ Home จากนั้นเลือก New Items > Meeting
Image - ในการเชิญประชุม ให้ป้อนชื่อ ผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการ ผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่บังคับ สถานที่ และข้อความอธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุม
-
เลือก ทำประจำ.
ใน Outlook 2016 และ 2013 เลือก Meeting > Recurrence
Image -
กล่องโต้ตอบ การนัดหมายซ้ำ จะเปิดขึ้น ป้อนเวลาเริ่มต้น เวลาสิ้นสุด และระยะเวลาของการประชุม
Image -
ในหัวข้อ รูปแบบการเกิดซ้ำ เลือกเวลาที่การประชุมจะเกิดขึ้นอีก ตัวอย่างเช่น การประชุมประจำสัปดาห์ที่เกิดขึ้นทุกวันจันทร์
Image -
ในหัวข้อ ช่วงที่เกิดซ้ำ เลือกระยะเวลาที่การประชุมที่เกิดซ้ำจะดำเนินต่อไป คุณสามารถบอกการประชุมที่เกิดซ้ำเพื่อยกเลิกในวันที่กำหนดหรือหลังจากจำนวนครั้งที่กำหนด เลือก ไม่มีวันสิ้นสุด หากคุณไม่ต้องการให้การประชุมสิ้นสุดลง
Image -
เลือก ตกลง.
Image -
ในการเชิญประชุม เลือก ส่ง.
Image
วิธีใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการเพื่อสร้างการประชุม
หากคุณใช้ Microsoft 365 ในที่ทำงานและเป็นผู้ใช้ Exchange ให้ใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการเพื่อค้นหาเวลาที่ดีที่สุดในการจัดกำหนดการประชุมกับผู้อื่น เมื่อคุณเปิดตัวช่วยจัดกำหนดการ คุณจะเห็นปฏิทินของคนที่คุณเชิญให้เข้าร่วมการประชุม
หากต้องการใช้ตัวช่วยจัดกำหนดการ สร้างคำเชิญเข้าร่วมการประชุม เลือกแท็บ Meeting > ผู้ช่วยจัดกำหนดการ.
วิธีดูการประชุมในปฏิทิน Outlook ของคุณ
เมื่อคุณสร้างหรือยอมรับการประชุม การประชุมนั้นจะปรากฏบนปฏิทิน Outlook ของคุณตามข้อมูลวันที่และเวลา วิธีค้นหากิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
- เลือก ตัวสลับมุมมอง จากนั้นเลือก ปฏิทิน.
- หากต้องการค้นหาการประชุม ให้เลื่อนดูปฏิทินหรือใช้ช่องค้นหาแล้วป้อนชื่อการประชุม
-
หากต้องการดูรายละเอียดการประชุม ให้ดับเบิลคลิกที่รายการปฏิทิน
Image -
ในการดูการตอบกลับ เลือกแท็บ การติดตาม คอลัมน์ การตอบกลับ แสดงว่าผู้เข้าร่วมคนใดตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมและผู้ที่ไม่ตอบกลับ
Image -
หากคุณได้รับการตอบรับด้วยวาจาจากผู้เข้าร่วม ให้เลือก ไม่มี จากนั้นเลือก Accepted, ปฏิเสธหรือให้ ไม่แน่นอน ตอบกลับ
Image - ปิดคำเชิญเข้าร่วมการประชุมเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
วิธีเพิ่มบุคคลในการเชิญประชุมที่มีอยู่
คุณอาจจัดการประชุมแล้วมีผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มเติมเพื่อเชิญในภายหลัง (เช่น หากคุณจ้างพนักงานคนอื่นและต้องการเพิ่มพวกเขาในการประชุมเจ้าหน้าที่ประจำ) วิธีเชิญผู้เข้าร่วมประชุมใหม่เข้าร่วมการประชุมที่คุณตั้งค่าไว้แล้วมีดังต่อไปนี้
- ค้นหาการประชุมในปฏิทินของคุณ
- ดับเบิลคลิกที่รายการการประชุม
-
เลือก ผู้ช่วยจัดตารางเวลา แท็บ > เพิ่มผู้เข้าร่วม.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เลือกผู้เข้าร่วมและทรัพยากร ให้เลือกชื่อผู้เข้าร่วม
Image -
เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง Required หรือ Optional เพื่อระบุว่าผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมหรือไม่หรือไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม
Image -
เลือก ตกลง.
Image -
ตอนนี้ผู้เข้าร่วมจะปรากฏในรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในตัวช่วยจัดกำหนดการ
Image -
เลือก ส่งอัปเดต.
Image
