การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบที่ทำในเวิร์กชีต Excel ปรับปรุงลักษณะที่ปรากฏและให้ความสนใจกับข้อมูลเฉพาะ การจัดรูปแบบจะเปลี่ยนรูปลักษณ์ของข้อมูลแต่จะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลจริงในเซลล์ นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อใช้ข้อมูลในการคำนวณ
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 และ Excel สำหรับ Mac
จัดรูปแบบตัวเลขใน Excel
การจัดรูปแบบตัวเลขใน Excel จะเปลี่ยนรูปลักษณ์ของตัวเลขหรือค่าในเซลล์ในเวิร์กชีต การจัดรูปแบบตัวเลขแนบมากับเซลล์ ไม่ใช่กับค่าในเซลล์ การจัดรูปแบบตัวเลขไม่ได้เปลี่ยนตัวเลขจริงในเซลล์เพียงแค่ลักษณะที่ปรากฏ
ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์ที่ได้รับการจัดรูปแบบสำหรับตัวเลขลบ พิเศษ หรือยาว และตัวเลขธรรมดาแทนที่จะแสดงตัวเลขที่จัดรูปแบบในแถบสูตรด้านบนเวิร์กชีต
มีหลายวิธีในการเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข:
- ปุ่มลัดบนแป้นพิมพ์
- การจัดรูปแบบไอคอนบนริบบิ้น
- กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์
การจัดรูปแบบตัวเลขสามารถใช้ได้กับเซลล์เดียว ทั้งคอลัมน์หรือแถว ช่วงของเซลล์ที่เลือก หรือทั้งเวิร์กชีต
รูปแบบเริ่มต้นสำหรับเซลล์ที่มีข้อมูลทั้งหมดคือสไตล์ทั่วไป สไตล์นี้ไม่มีรูปแบบเฉพาะ และตามค่าเริ่มต้น จะแสดงตัวเลขโดยไม่มีเครื่องหมายดอลลาร์หรือจุลภาค ในรูปแบบทั่วไป ตัวเลขคละ (ตัวเลขที่มีส่วนประกอบที่เป็นเศษส่วน) ไม่จำกัดเฉพาะทศนิยมจำนวนหนึ่ง
ใช้การจัดรูปแบบตัวเลข
คีย์ผสมเพื่อใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับข้อมูลคือ Ctrl+ Shift+ ! (เครื่องหมายอัศเจรีย์).
รูปแบบที่ใช้กับข้อมูลตัวเลขที่เลือกโดยใช้ปุ่มลัดคือ:
- ทศนิยมสองตำแหน่ง
- เครื่องหมายจุลภาค (,) เป็นตัวคั่นหลักพัน
การใช้การจัดรูปแบบตัวเลขกับข้อมูลโดยใช้ปุ่มลัด:
- เน้นเซลล์ที่มีข้อมูลที่จะจัดรูปแบบ
- กดค้างไว้ Ctrl+ Shift.
- กด เครื่องหมายอัศเจรีย์ (!).
- ปล่อยปุ่ม Ctrl+ Shift คีย์
- ตัวเลขในเซลล์ที่เลือกมีรูปแบบเป็นทศนิยมสองตำแหน่งและคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- เลือกเซลล์ เพื่อแสดงตัวเลขที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบเดิมในแถบสูตรด้านบนเวิร์กชีต
สำหรับตัวเลขที่มีทศนิยมมากกว่าสองตำแหน่ง ระบบจะแสดงเฉพาะทศนิยมสองตำแหน่งแรกเท่านั้น ตำแหน่งทศนิยมที่เหลือจะไม่ถูกลบและใช้ในการคำนวณที่เกี่ยวข้องกับค่าเหล่านี้
ใช้การจัดรูปแบบตัวเลขโดยใช้ตัวเลือกริบบิ้น
รูปแบบตัวเลขที่ใช้กันทั่วไปบางรูปแบบมีอยู่ในแท็บหน้าแรกดังที่แสดงในภาพด้านบน แต่รูปแบบตัวเลขส่วนใหญ่จะอยู่ในรายการดรอปดาวน์รูปแบบตัวเลข
ในการเลือกจากรายการรูปแบบตัวเลข:
- เน้นเซลล์ ของข้อมูลที่จะจัดรูปแบบ
- เลือกลูกศรชี้ลงข้าง รูปแบบตัวเลข เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์
- Select Number เพื่อใช้ตัวเลือกนี้กับเซลล์ที่เลือกของข้อมูล
ตัวเลขถูกจัดรูปแบบเป็นทศนิยมสองตำแหน่งเช่นเดียวกับแป้นพิมพ์ลัดด้านบน แต่ตัวคั่นจุลภาคไม่ได้ใช้ในวิธีนี้
ใช้การจัดรูปแบบตัวเลขในกล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบเซลล์
ตัวเลือกการจัดรูปแบบตัวเลขทั้งหมดมีอยู่ในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์
มีสองตัวเลือกในการเปิดกล่องโต้ตอบ:
- เลือก ตัวเปิดกล่องโต้ตอบ เป็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของกลุ่ม Number
- กด Ctrl+ 1.
ตัวเลือกการจัดรูปแบบเซลล์ในกล่องโต้ตอบจะถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกันในรายการแบบแท็บด้วยรูปแบบตัวเลขที่อยู่ใต้แท็บตัวเลข ในแท็บนี้ รูปแบบที่ใช้ได้จะถูกแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ในหน้าต่างด้านซ้ายมือ เมื่อคุณเลือกตัวเลือกในหน้าต่าง คุณลักษณะและตัวอย่างของตัวเลือกนั้นจะแสดงทางด้านขวา
เมื่อคุณเลือกตัวเลข มีแอตทริบิวต์หลายอย่างที่สามารถปรับได้:
- จำนวนตำแหน่งทศนิยมที่จะแสดง
- การใช้ตัวคั่นจุลภาคเป็นพัน
- รูปแบบตัวเลขติดลบ
ใช้การจัดรูปแบบสกุลเงิน
การใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินโดยใช้ปุ่มลัด
คีย์ผสมเพื่อใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินกับข้อมูลคือ Ctrl+ Shift+ $ (เครื่องหมายดอลลาร์).
รูปแบบสกุลเงินเริ่มต้นที่ใช้กับข้อมูลที่เลือกโดยใช้ปุ่มลัดคือ:
- เครื่องหมายดอลลาร์
- ทศนิยมสองตำแหน่ง
- เครื่องหมายจุลภาค (,) เป็นตัวคั่นหลักพัน
การใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินกับข้อมูลโดยใช้ปุ่มลัด:
- เน้นเซลล์ ที่มีข้อมูลที่จะจัดรูปแบบ
- กดปุ่ม Ctrl+ Shift ค้างไว้
- กด แป้นเครื่องหมายดอลลาร์ ($)
- ปล่อยปุ่ม Ctrl+ Shift คีย์
- เซลล์ที่เลือกมีรูปแบบเป็นสกุลเงิน และแสดงเครื่องหมายดอลลาร์ ทศนิยมสองตำแหน่ง และตัวคั่นด้วยจุลภาค หากมี
- เมื่อคุณเลือกเซลล์ ตัวเลขเดิมที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบจะแสดงในแถบสูตรด้านบนเวิร์กชีต
ใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินโดยใช้ตัวเลือกริบบิ้น
รูปแบบสกุลเงินสามารถใช้กับข้อมูลได้โดยเลือก Currency จากรายการดรอปดาวน์รูปแบบตัวเลข
ไอคอนเครื่องหมายดอลลาร์ ($) ที่อยู่ในกลุ่มตัวเลขบนแท็บหน้าแรก ไม่ใช่สำหรับรูปแบบสกุลเงิน เป็นรูปแบบบัญชีตามภาพด้านบน
ความแตกต่างหลักระหว่างทั้งสองคือรูปแบบการบัญชีจัดตำแหน่งเครื่องหมายดอลลาร์ทางด้านซ้ายของเซลล์ในขณะที่จัดแนวข้อมูลทางด้านขวา
ใช้การจัดรูปแบบสกุลเงินในกล่องโต้ตอบรูปแบบเซลล์
รูปแบบสกุลเงินในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์นั้นคล้ายกับรูปแบบตัวเลขมาก ยกเว้นตัวเลือกในการเลือกสัญลักษณ์สกุลเงินอื่นจากเครื่องหมายดอลลาร์เริ่มต้น
กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์เปิดขึ้นด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:
- เลือก ตัวเปิดกล่องโต้ตอบ ที่เป็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของกลุ่ม Number
- กด Ctrl+ 1.
ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Currency ในรายการหมวดหมู่ทางด้านซ้ายมือเพื่อดูหรือเปลี่ยนการตั้งค่าปัจจุบัน
ใช้การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่แสดงในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ถูกป้อนในรูปแบบทศนิยม ตัวอย่างเช่น 0.33 ซึ่งเมื่อจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ จะแสดงเป็น 33%
ยกเว้นเลข 1 ปกติจำนวนเต็ม (ตัวเลขที่ไม่มีส่วนทศนิยม) จะไม่ถูกจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์ เนื่องจากค่าที่แสดงจะเพิ่มขึ้น 100 เท่า
ตัวอย่างเช่น เมื่อจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์:
- หมายเลข 1 แสดงเป็น 100%
- หมายเลข 33 แสดงเป็น 3300%
ใช้การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์โดยใช้ปุ่มลัด
ชุดคีย์ที่ใช้เพื่อนำการจัดรูปแบบตัวเลขไปใช้กับข้อมูลคือ Ctrl+ Shift+ %(สัญลักษณ์ร้อยละ).
รูปแบบที่ใช้กับข้อมูลตัวเลขที่เลือกโดยใช้ปุ่มลัดคือ:
- 0 ทศนิยม
- เพิ่มสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์
หากต้องการใช้การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์กับข้อมูลโดยใช้ปุ่มลัด:
- เน้นเซลล์ ที่มีข้อมูลที่จะจัดรูปแบบ
- กดปุ่ม Ctrl+ Shift ค้างไว้
- กด ปุ่มสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ (%).
- ปล่อยปุ่ม Ctrl+ Shift คีย์
- ตัวเลขในเซลล์ที่เลือกถูกจัดรูปแบบเพื่อแสดงสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์
- เลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบแล้วเพื่อแสดงตัวเลขเดิมที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบในแถบสูตรด้านบนเวิร์กชีต
ใช้การจัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์โดยใช้ตัวเลือกริบบอน
รูปแบบเปอร์เซ็นต์สามารถนำไปใช้กับข้อมูลโดยใช้ Percent Style (%) ที่อยู่ในกลุ่มตัวเลขบนแท็บหน้าแรก เช่น ที่แสดงในภาพด้านบน หรือโดยการเลือก Percentage จากรายการดรอปดาวน์รูปแบบตัวเลข
ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างทั้งสองคือรูปแบบเปอร์เซ็นต์ เช่นเดียวกับแป้นพิมพ์ลัดด้านบน จะแสดงตำแหน่งทศนิยมเป็นศูนย์ในขณะที่เปอร์เซ็นต์แสดงทศนิยมสูงสุดสองตำแหน่ง ตัวอย่างเช่น ดังที่แสดงในภาพด้านบน หมายเลข 0.3256 จะแสดงเป็น:
- 33% เมื่อจัดรูปแบบโดยใช้รูปแบบเปอร์เซ็นต์
- 32.56% เมื่อจัดรูปแบบโดยใช้เปอร์เซ็นต์
ตัวเลขถูกจัดรูปแบบเป็นทศนิยมสองตำแหน่งเช่นเดียวกับแป้นพิมพ์ลัดด้านบน แต่ตัวคั่นจุลภาคไม่ได้ใช้ในวิธีนี้
ใช้เปอร์เซ็นต์โดยใช้กล่องโต้ตอบการจัดรูปแบบเซลล์
เมื่อพิจารณาจากจำนวนขั้นตอนที่จำเป็นในการเข้าถึงตัวเลือกรูปแบบเปอร์เซ็นต์ในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ มีเพียงไม่กี่ครั้งที่ต้องใช้ตัวเลือกนี้แทนวิธีการใดวิธีหนึ่งที่กล่าวถึงข้างต้น
เหตุผลเดียวที่เลือกใช้ตัวเลือกนี้คือการเปลี่ยนจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่แสดงด้วยตัวเลขในรูปแบบเปอร์เซ็นต์ ในกล่องโต้ตอบ จำนวนตำแหน่งทศนิยมที่แสดงสามารถตั้งค่าได้จากศูนย์ถึง 30
เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์:
- เลือก ตัวเปิดกล่องโต้ตอบ ที่เป็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของกลุ่ม Number
- กด Ctrl+ 1.
