การป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องในสเปรดชีตในครั้งแรกจะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาในภายหลัง และทำให้ง่ายต่อการใช้เครื่องมือและฟีเจอร์ต่างๆ ของ Excel เช่น สูตรและแผนภูมิ บทแนะนำนี้ครอบคลุมถึงสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำพื้นฐานในการป้อนข้อมูลลงในโปรแกรมสเปรดชีต เช่น Excel, Google ชีต และ Open Office Calc
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel for Mac, Excel for Microsoft 365 และ Excel Online
ภาพรวมการป้อนข้อมูล Excel
เวิร์กชีต Excel เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ที่ทรงพลังที่จัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณแสดงและวิเคราะห์อย่างถูกต้องโดยใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Excel สำหรับการป้อนข้อมูล
สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำที่สุดเมื่อใช้ Excel:
- Do วางแผนสเปรดชีตของคุณ
- Don't เว้นแถวหรือคอลัมน์ว่างไว้เมื่อป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- Do บันทึกบ่อยๆและบันทึกในสองแห่ง
- Don't ใช้ตัวเลขเป็นส่วนหัวของคอลัมน์และไม่รวมหน่วยที่มีข้อมูล
- Do ใช้การอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อในสูตร
- อย่า ออกจากเซลล์ที่มีสูตรปลดล็อค
- Do จัดเรียงข้อมูลของคุณ
วางแผนสเปรดชีตของคุณ
เมื่อป้อนข้อมูลลงใน Excel คุณควรวางแผนก่อนเริ่มพิมพ์ ตัดสินใจว่าจะใช้เวิร์กชีตอย่างไร มีข้อมูลในเวิร์กชีตอย่างไร และจะทำอะไรกับข้อมูลนั้น การตัดสินใจเหล่านี้ส่งผลอย่างมากต่อเลย์เอาต์สุดท้ายของเวิร์กชีต
การวางแผนก่อนพิมพ์จะช่วยประหยัดเวลาในภายหลัง หากจำเป็นต้องจัดระเบียบสเปรดชีตใหม่เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ:
- จุดประสงค์ของสเปรดชีตคืออะไร
- สเปรดชีตจะเก็บข้อมูลได้เท่าไหร่
- ชาร์ตจำเป็นไหม
- จะพิมพ์สเปรดชีตหรือไม่
บรรทัดล่าง
วัตถุประสงค์ของสเปรดชีตจะกำหนดตำแหน่งของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลที่สำคัญที่สุดจะต้องมองเห็นได้และเข้าถึงได้ง่าย หากข้อมูลของคุณต้องมีการคำนวณ การคำนวณจะกำหนดว่าต้องใช้สูตรและฟังก์ชันใด และควรป้อนสูตรที่ใด
สเปรดชีตจะมีข้อมูลเท่าใด
จำนวนข้อมูลที่สเปรดชีตจะมีในตอนแรกและจำนวนที่จะเพิ่มเข้าไปในภายหลังจะเป็นตัวกำหนดจำนวนแผ่นงานที่คุณต้องการสำหรับสมุดงาน
คำแนะนำต่อไปนี้:
- อย่ากระจายข้อมูลของคุณมากเกินไป เมื่อข้อมูลอยู่ในหลายเวิร์กชีต ข้อมูลเฉพาะอาจหายาก นอกจากนี้ การคำนวณที่ครอบคลุมหลายเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของ Excel
- สำหรับเวิร์กชีตขนาดใหญ่ ให้แสดงผลรวมของคอลัมน์ที่มีนัยสำคัญเหนือส่วนหัวของคอลัมน์ แทนที่จะแสดงที่ด้านล่างของเวิร์กชีตเพื่อค้นหาข้อมูลสรุปอย่างรวดเร็ว
ต้องมีชาร์ตไหม
หากจะใช้ข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนในแผนภูมิหรือแผนภูมิ อาจส่งผลต่อเลย์เอาต์ของข้อมูล
ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เมื่อใช้แผนภูมิ:
- ขึ้นอยู่กับประเภทของแผนภูมิ ข้อมูลอาจต้องถูกจัดกลุ่มแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น สร้างพื้นที่สรุปสำหรับแผนภูมิวงกลม
- สำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่ ให้ย้ายแผนภูมิไปยังหน้าแยกกันเพื่อไม่ให้เวิร์กชีตเต็มไปด้วยข้อมูลและรูปภาพ
จะพิมพ์สเปรดชีตไหม
วิธีการจัดระเบียบข้อมูลขึ้นอยู่กับวิธีการพิมพ์ข้อมูล ข้อมูลทั้งหมดจะถูกพิมพ์หรือเพียงแค่ข้อมูลบางส่วน? ข้อมูลจะถูกพิมพ์ในรูปแบบแนวตั้งหรือแนวนอนหรือไม่
เมื่อพิมพ์เวิร์กชีต โปรดคำนึงถึงคำแนะนำเหล่านี้:
- หากพิมพ์เวิร์กชีตโดยใช้มุมมองแนวตั้งบนกระดาษขนาด Letter (8.5" x 11") ให้วางข้อมูลส่วนใหญ่ในแถวใต้สองสามคอลัมน์ ด้วยวิธีนี้ ส่วนหัวจะปรากฏในแผ่นเดียว
- หากพิมพ์เวิร์กชีตหลายแผ่น ให้พิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนสุดของแต่ละหน้า ส่วนหัวของคอลัมน์ให้ภาพรวมของข้อมูลและทำให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้นและอ่านง่าย
- หากพิมพ์ข้อมูลหลายคอลัมน์ ให้ใช้เค้าโครงแนวนอนเพื่อเก็บส่วนหัวทั้งหมดไว้ในหน้าเดียว อีกครั้ง หากต้องการหลายแผ่น ให้พิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนสุดของแต่ละหน้า
- หากแผ่นงานมีแผนภูมิ ให้ย้ายแผนภูมิไปยังแผ่นงานแยกต่างหากก่อนที่จะพิมพ์สมุดงาน
อย่าเว้นแถวหรือคอลัมน์ว่างไว้เมื่อป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
แถวหรือคอลัมน์ว่างในตารางข้อมูลหรือช่วงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทำให้ยากต่อการใช้ฟีเจอร์ต่างๆ ของ Excel เช่น แผนภูมิ ตารางสาระสำคัญ และฟังก์ชันเฉพาะ
แม้แต่เซลล์ว่างในแถวหรือคอลัมน์ที่มีข้อมูลก็อาจทำให้เกิดปัญหาดังที่แสดงในภาพด้านล่าง
การไม่มีช่องว่างช่วยให้ Excel ตรวจพบและเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องเมื่อใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การเรียงลำดับ การกรอง หรือผลรวมอัตโนมัติ
เมื่อคุณต้องการแยกข้อมูลเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ให้ใช้เส้นขอบหรือรูปแบบหัวเรื่องและป้ายกำกับ ใช้ตัวชี้นำภาพ เช่น ข้อความตัวหนา เส้น และสีของเซลล์เพื่อแยกและเน้นข้อมูล
ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้เมื่อทำงานกับข้อมูลในแถวและคอลัมน์:
- วางคำอธิบายที่ด้านบนของคอลัมน์แรกของตารางที่มีข้อมูลอยู่ด้านล่าง
- หากมีชุดข้อมูลมากกว่าหนึ่งชุด ให้ใส่ชุดข้อมูลทีละชุดในคอลัมน์ (จากซ้ายไปขวา) โดยให้ชื่อชุดข้อมูลแต่ละชุดอยู่ด้านบน
บรรทัดล่าง
ในขณะที่การเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็มีประโยชน์ในการแยกช่วงข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกัน เว้นคอลัมน์หรือแถวว่างไว้ระหว่างช่วงข้อมูลต่างๆ หรือข้อมูลอื่นๆ บนเวิร์กชีต เพื่อให้ Excel เลือกช่วงหรือตารางข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ถูกต้อง
บันทึกบ่อยๆ
ความสำคัญของการบันทึกงานของคุณบ่อยครั้งไม่สามารถพูดเกินจริงหรือพูดบ่อยเกินไป หากคุณใช้สเปรดชีตบนเว็บ เช่น Google ชีตหรือ Excel Online การบันทึกจะไม่เป็นปัญหา โปรแกรมเหล่านี้ไม่มีตัวเลือกการบันทึก แต่สเปรดชีตจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังบัญชีคลาวด์ของคุณด้วยคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติ
สำหรับโปรแกรมสเปรดชีตเดสก์ท็อป บันทึกงานของคุณหลังจากการเปลี่ยนแปลงสองหรือสามครั้ง ตัวอย่างเช่น บันทึกหลังจากที่คุณได้เพิ่มข้อมูล จัดรูปแบบส่วนหัวของคอลัมน์ หรือป้อนสูตร อย่างน้อยที่สุด บันทึกงานของคุณทุกๆ สองหรือสามนาที
แม้ว่าความเสถียรของคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะดีขึ้นอย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป ซอฟต์แวร์ยังคงขัดข้อง ไฟดับ และบางครั้งอาจมีคนอื่นสะดุดสายไฟของคุณและดึงออกจากเต้ารับบนผนัง และเมื่อเกิดอุบัติเหตุ การสูญหายของข้อมูลจะเพิ่มภาระงานของคุณเมื่อคุณสร้างสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้วขึ้นใหม่
Excel มีคุณสมบัติบันทึกอัตโนมัติซึ่งมักจะใช้งานได้ดีมาก แต่คุณไม่ควรใช้อย่างเต็มที่ สร้างนิสัยในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณด้วยการบันทึกบ่อยๆ
ทางลัดสู่การออม
คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนเมาส์ไปที่ริบบิ้นแล้วคลิกไอคอนเพื่อบันทึกงานของคุณ ให้คุ้นเคยกับการบันทึกโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดแทน เมื่อต้องการบันทึกเวิร์กชีตของคุณ ให้กด Ctrl+S.
บันทึกในสองที่
การบันทึกข้อมูลของคุณในสองตำแหน่งที่แตกต่างกันก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ตำแหน่งที่สองเป็นตัวสำรอง การสำรองข้อมูลที่ดีที่สุดคือตัวสำรองที่อยู่ในตำแหน่งทางกายภาพที่แตกต่างจากต้นฉบับ
เมื่อบันทึกสำเนาสำรองของเวิร์กบุ๊ก ให้พิจารณาบันทึกไฟล์ไปยังบัญชีคลาวด์ของคุณ เมื่อเวิร์กบุ๊กถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณและในระบบคลาวด์ คุณจะไม่เพียงมีสำเนาสำรองในคลาวด์เท่านั้น แต่ระบบคลาวด์ยังได้รับการออกแบบด้วยการสำรองข้อมูลซ้ำซ้อน ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่อง
การสำรองข้อมูลบนคลาวด์
อีกครั้ง การสำรองข้อมูลไม่จำเป็นต้องใช้เวลานาน
ถ้าความปลอดภัยไม่ใช่ปัญหา เช่น ถ้าแผ่นงานเป็นรายการดีวีดีของคุณ การส่งสำเนาให้ตัวเองทางอีเมลก็น่าจะเพียงพอแล้ว หากการรักษาความปลอดภัยเป็นปัญหา พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นทางเลือก
ในกรณีของสเปรดชีตออนไลน์ เจ้าของโปรแกรมจะสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งรวมถึงข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด แต่เพื่อความปลอดภัย ให้ดาวน์โหลดสำเนาของไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ
อย่าใช้ตัวเลขเป็นส่วนหัวของคอลัมน์และไม่รวมหน่วยที่มีข้อมูล
ใช้ส่วนหัวที่ด้านบนของคอลัมน์และที่จุดเริ่มต้นของแถวเพื่อระบุข้อมูลของคุณ หัวเรื่องทำให้การดำเนินการต่างๆ เช่น การจัดเรียงง่ายขึ้น แต่อย่าใช้ตัวเลขเช่น 2012, 2013 เป็นต้น เป็นส่วนหัว
ดังที่แสดงในภาพด้านบน ส่วนหัวของคอลัมน์และแถวที่เป็นตัวเลขอาจรวมอยู่ในการคำนวณโดยไม่ได้ตั้งใจ ถ้าสูตรของคุณมีฟังก์ชันที่เลือกช่วงข้อมูลโดยอัตโนมัติสำหรับอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน เช่น ผลรวมอัตโนมัติ ตัวเลขในส่วนหัวของคอลัมน์จะทำให้เกิดปัญหา
โดยปกติ ฟังก์ชันดังกล่าวซึ่งรวมถึง AutoMax และ AutoAverage จะค้นหาคอลัมน์ของตัวเลขก่อน แล้วจึงมองหาแถวตัวเลขทางด้านซ้าย ส่วนหัวที่เป็นตัวเลขจะรวมอยู่ในช่วงที่เลือก
ตัวเลขที่ใช้เป็นส่วนหัวของแถวอาจถูกเข้าใจผิดว่าเป็นชุดข้อมูลอื่น หากเลือกให้เป็นส่วนหนึ่งของช่วงของแผนภูมิแทนที่จะเป็นป้ายกำกับแกน
จัดรูปแบบตัวเลขในเซลล์ส่วนหัวเป็นข้อความหรือสร้างป้ายกำกับข้อความโดยนำหน้าแต่ละหมายเลขด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') เช่น '2012 และ '2013 เครื่องหมายอะพอสทรอฟีไม่แสดงในเซลล์ แต่จะเปลี่ยนตัวเลขเป็นข้อมูลข้อความ
เก็บหน่วยในหัวเรื่อง
อย่าใส่สกุลเงิน อุณหภูมิ ระยะทาง หรือหน่วยอื่นๆ ลงในแต่ละเซลล์ด้วยข้อมูลตัวเลข หากคุณทำเช่นนั้น มีโอกาสที่ Excel หรือ Google ชีตจะดูข้อมูลทั้งหมดของคุณเป็นข้อความ
แต่ให้วางหน่วยในส่วนหัวที่ด้านบนของคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าส่วนหัวเหล่านั้นอยู่ในรูปแบบข้อความและจะไม่สร้างปัญหา
ข้อความทางซ้าย ตัวเลขทางขวา
วิธีที่รวดเร็วในการบอกได้ว่าคุณมีข้อมูลข้อความหรือตัวเลขหรือไม่ คือการตรวจสอบการจัดตำแหน่งข้อมูลในเซลล์ โดยค่าเริ่มต้น ข้อมูลข้อความจะจัดชิดซ้ายใน Excel และ Google ชีต และข้อมูลตัวเลขจะจัดชิดขวาในเซลล์
แม้ว่าการจัดแนวเริ่มต้นนี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่การจัดรูปแบบควรใช้หลังจากป้อนข้อมูลและสูตรทั้งหมดแล้ว การจัดตำแหน่งเริ่มต้นจะช่วยให้คุณทราบว่าข้อมูลมีรูปแบบที่ถูกต้องในเวิร์กชีตหรือไม่
สัญลักษณ์ร้อยละและสกุลเงิน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการป้อนข้อมูลลงในเวิร์กชีตคือการป้อนตัวเลขธรรมดาแล้วจัดรูปแบบเซลล์เพื่อแสดงตัวเลขอย่างถูกต้อง เช่น เป็นเปอร์เซ็นต์หรือเป็นสกุลเงิน
Excel และ Google ชีตรู้จักสัญลักษณ์เปอร์เซ็นต์ที่พิมพ์ลงในเซลล์พร้อมกับตัวเลข แอพเหล่านี้ยังยอมรับสัญลักษณ์สกุลเงินทั่วไป เช่น เครื่องหมายดอลลาร์ ($) หรือสัญลักษณ์ปอนด์อังกฤษ (£) หากคุณพิมพ์ลงในเซลล์พร้อมกับข้อมูลตัวเลข แต่สัญลักษณ์สกุลเงินอื่นๆ เช่น แรนด์ของแอฟริกาใต้ (R), ถูกแปลเป็นข้อความ
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น ให้ป้อนจำนวนเงินแล้วจัดรูปแบบเซลล์สำหรับสกุลเงินแทนที่จะพิมพ์สัญลักษณ์สกุลเงิน
ใช้การอ้างอิงเซลล์และช่วงที่ตั้งชื่อในสูตร
ทั้งการอ้างอิงเซลล์และช่วงที่มีชื่อสามารถใช้ได้และควรใช้ในสูตรเพื่อให้สูตรและแผ่นงานทั้งหมดไม่มีข้อผิดพลาดและเป็นปัจจุบัน
การอ้างอิงเซลล์เป็นการผสมผสานระหว่างตัวอักษรของคอลัมน์และหมายเลขแถวของเซลล์ เช่น A1, B23 และ W987 การอ้างอิงเซลล์ระบุตำแหน่งของข้อมูลในเวิร์กชีต
ช่วงที่มีชื่อหรือชื่อที่กำหนดจะคล้ายกับการอ้างอิงเซลล์ซึ่งใช้เพื่อระบุเซลล์หรือช่วงของเซลล์ในเวิร์กชีต
อ้างอิงข้อมูลในสูตร
สูตรใช้ใน Excel เพื่อคำนวณ เช่น การบวกหรือการลบ
หากตัวเลขจริงอยู่ในสูตร เช่น:
=5 + 3
ทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง คุณต้องแก้ไขสูตร ดังนั้นหากตัวเลขใหม่คือ 7 และ 6 สูตรจะกลายเป็น:
=7 + 6
หรือถ้าคุณป้อนข้อมูลลงในเซลล์ในเวิร์กชีต ให้ใช้การอ้างอิงเซลล์หรือชื่อช่วงในสูตรแทนที่จะเป็นตัวเลข
ถ้าคุณป้อนตัวเลข 5 ลงในเซลล์ A1 และ 3 ลงในเซลล์ A2 สูตรจะกลายเป็น:
=A1 + A2
ในการอัปเดตข้อมูล คุณจะต้องเปลี่ยนเนื้อหาของเซลล์ A1 และ A2 แต่คงสูตรไว้ตามเดิม Excel จะอัปเดตผลลัพธ์ของสูตรโดยอัตโนมัติ
วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อเวิร์กชีตมีสูตรที่ซับซ้อนและเมื่อหลายสูตรอ้างอิงข้อมูลเดียวกัน จากนั้น คุณจะเปลี่ยนข้อมูลในตำแหน่งเดียวเท่านั้น ซึ่งจะอัปเดตสูตรที่อ้างอิงถึงข้อมูลนั้น
การอ้างอิงเซลล์และช่วงที่มีชื่อยังทำให้เวิร์กชีตปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยการปกป้องสูตรจากการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจในขณะที่ปล่อยให้เซลล์ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงสามารถเข้าถึงได้
บรรทัดล่าง
คุณลักษณะอื่นของ Excel และ Google ชีตคือการอ้างอิงเซลล์หรือชื่อช่วงสามารถป้อนลงในสูตรโดยใช้การชี้ซึ่งเกี่ยวข้องกับการคลิกที่เซลล์เพื่อป้อนข้อมูลอ้างอิงลงในสูตร การชี้ช่วยลดความเป็นไปได้ของข้อผิดพลาดที่เกิดจากการพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ผิดหรือการสะกดชื่อช่วงผิด
ใช้ช่วงที่มีชื่อเพื่อเลือกข้อมูล
การตั้งชื่อพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องทำให้ง่ายต่อการเลือกข้อมูลที่จะจัดเรียงหรือกรอง
หากขนาดของพื้นที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ให้แก้ไขช่วงที่ตั้งชื่อด้วยตัวจัดการชื่อ
ปลดล็อกเซลล์ที่มีสูตรไม่ทิ้ง
หลังจากใช้เวลามากมายในการแก้ไขสูตรและใช้การอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้อง หลายคนทำผิดพลาดในการปล่อยให้สูตรเหล่านั้นเสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจ
ล็อกเซลล์ที่มีสูตรของคุณ ถ้าคุณใช้การอ้างอิงเซลล์หรือช่วงที่มีชื่อ หากจำเป็น ให้ป้องกันเซลล์ด้วยรหัสผ่านเพื่อให้เซลล์ปลอดภัย
ในขณะเดียวกัน ปล่อยให้เซลล์ที่มีข้อมูลถูกปลดล็อก เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงและทำให้สเปรดชีตเป็นปัจจุบัน
การปกป้องแผ่นงานหรือสมุดงานเป็นกระบวนการสองขั้นตอน:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ถูกล็อค
- ปกป้องแผ่นงานด้วยการเพิ่มรหัสผ่าน
จัดเรียงข้อมูลของคุณ
จัดเรียงข้อมูลของคุณหลังจากที่คุณป้อนเสร็จแล้ว การทำงานกับข้อมูลที่ไม่ได้จัดเรียงจำนวนเล็กน้อยใน Excel หรือ Google ชีตมักไม่เป็นปัญหา แต่เมื่อสเปรดชีตใหญ่ขึ้น การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องยาก
จัดเรียงข้อมูลที่เข้าใจง่ายและวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น ฟังก์ชันและเครื่องมือบางอย่าง เช่น VLOOKUP และ SUBTOTAL ต้องการข้อมูลที่จัดเรียงเพื่อส่งคืนผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
นอกจากนี้ จัดเรียงข้อมูลของคุณด้วยวิธีต่างๆ เพื่อค้นหาแนวโน้มที่ไม่ชัดเจนในตอนแรก
เลือกข้อมูลที่จะจัดเรียง
Excel ต้องการทราบช่วงที่แน่นอนที่คุณต้องจัดเรียง และระบุพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องหากมี:
- ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างภายในพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ว่างแถวและคอลัมน์ระหว่างพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
Excel ยังกำหนดว่าพื้นที่ข้อมูลมีชื่อฟิลด์หรือไม่และแยกแถวนั้นออกจากการเรียงลำดับ
อย่างไรก็ตาม การอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงสำหรับการเรียงลำดับอาจมีความเสี่ยง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลจำนวนมากที่ตรวจสอบได้ยาก
ใช้ชื่อเพื่อเลือกข้อมูล
เพื่อให้แน่ใจว่าได้เลือกข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว ให้ไฮไลต์ช่วงก่อนเริ่มการจัดเรียง หากคุณวางแผนที่จะจัดเรียงข้อมูลช่วงเดียวกันซ้ำๆ วิธีที่ดีที่สุดคือการตั้งชื่อ
เมื่อคุณจัดเรียงช่วงข้อมูลที่มีชื่อ ให้พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อ หรือเลือกจากรายการดรอปดาวน์ที่เกี่ยวข้อง Excel จะเน้นช่วงข้อมูลที่ถูกต้องในเวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ
จัดเรียงแถวและคอลัมน์ที่ซ่อนอยู่
Excel ไม่รวมแถวและคอลัมน์ของข้อมูลที่ซ่อนไว้เมื่อทำการเรียงลำดับ ดังนั้นจะต้องยกเลิกการซ่อนแถวและคอลัมน์เหล่านี้ก่อนการเรียงลำดับจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากแถว 7 ซ่อนอยู่ภายในช่วงของข้อมูลที่จะจัดเรียง แถวนั้นจะยังคงเป็นแถวที่ 7 และจะไม่ถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องในข้อมูลที่จัดเรียง
เช่นเดียวกันกับคอลัมน์ข้อมูล การเรียงลำดับตามแถวเกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับคอลัมน์ของข้อมูลใหม่ แต่ถ้าคอลัมน์ B ถูกซ่อนก่อนการเรียงลำดับ คอลัมน์นั้นจะยังคงเป็นคอลัมน์ B หลังจากการเรียงลำดับ
เก็บหมายเลขเป็นตัวเลข
ตรวจสอบว่าตัวเลขทั้งหมดอยู่ในรูปแบบตัวเลขแล้ว หากผลลัพธ์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง คอลัมน์อาจมีตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความและไม่ใช่เป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น ตัวเลขติดลบที่นำเข้าจากระบบบัญชีบางระบบหรือตัวเลขที่ป้อนด้วยเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยวนำหน้า (') จะถูกจัดเก็บเป็นข้อความ
เมื่อจัดเรียงข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วยปุ่ม A-Z หรือ Z-A อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ หากมีแถวว่างหรือคอลัมน์ว่างในข้อมูล ข้อมูลบางส่วนจะเรียงลำดับและบางส่วนจะไม่จัดเรียง วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกช่วงข้อมูลที่ถูกต้องก่อนที่จะจัดเรียงคือการตั้งชื่อ
ถ้าเลือกเซลล์เดียว Excel จะขยายส่วนที่เลือกเป็นช่วง (เหมือนกับกด Ctrl+ Shift+ 8 ) ล้อมรอบด้วยคอลัมน์หรือแถวว่างอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์จากนั้นจะตรวจสอบแถวแรกในช่วงที่เลือกเพื่อดูว่ามีข้อมูลส่วนหัวหรือไม่
ส่วนหัวของคอลัมน์ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่เข้มงวดก่อนที่ Excel จะรับรู้ว่าเป็นส่วนหัว ตัวอย่างเช่น ถ้ามีเซลล์ว่างในแถวส่วนหัว Excel อาจคิดว่าไม่ใช่ส่วนหัว ในทำนองเดียวกัน ถ้าแถวส่วนหัวมีรูปแบบเหมือนกับแถวอื่นๆ ในช่วงข้อมูล Excel อาจไม่รู้จักส่วนหัวนั้น นอกจากนี้ ถ้าตารางข้อมูลประกอบด้วยข้อความและแถวส่วนหัวไม่มีสิ่งใดนอกจากข้อความ Excel จะไม่รู้จักแถวส่วนหัว แถวส่วนหัวดูเหมือนแถวข้อมูลอื่นใน Excel
Excel จะจัดเรียงหลังจากเลือกช่วงแล้วเท่านั้น และ Excel จะกำหนดว่ามีแถวส่วนหัวหรือไม่ ผลการจัดเรียงขึ้นอยู่กับว่า Excel มีทั้งการเลือกช่วงและการกำหนดแถวส่วนหัวถูกต้องหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ถ้า Excel ไม่คิดว่ามีแถวส่วนหัว ส่วนหัวจะถูกจัดเรียงตามเนื้อหาของข้อมูล
เพื่อให้แน่ใจว่าช่วงข้อมูลของคุณได้รับการจดจำอย่างถูกต้อง ให้ใช้ Ctrl+ Shift+ 8ทางลัดเพื่อดูว่า Excel เลือกอะไรหากไม่ตรงกับความคาดหวังของคุณ ให้แก้ไขอักขระของข้อมูลในตารางของคุณหรือเลือกช่วงข้อมูลก่อนที่จะใช้กล่องโต้ตอบ Sort
เพื่อให้แน่ใจว่าหัวเรื่องจะจำได้อย่างถูกต้อง ให้ใช้ Ctrl+ Shift+ 8 ทางลัดเพื่อเลือกช่วงข้อมูล แล้วดูที่แถวแรก ถ้าส่วนหัวมีเซลล์ว่างระหว่างเซลล์ที่เลือกในแถวแรก แถวแรกจะถูกจัดรูปแบบเหมือนกับแถวที่สอง หรือคุณเลือกแถวส่วนหัวมากกว่าหนึ่งแถว Excel จะถือว่าไม่มีแถวส่วนหัว ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงในแถวส่วนหัวเพื่อให้แน่ใจว่า Excel รู้จัก
ถ้าตารางข้อมูลของคุณใช้ส่วนหัวแบบหลายแถว Excel อาจจำได้ยาก ปัญหาจะทวีคูณเมื่อคุณคาดว่า Excel จะรวมแถวว่างในส่วนหัวนั้น มันไม่สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกแถวที่จะเรียงลำดับก่อนทำการเรียงลำดับได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือเจาะจงในสิ่งที่คุณต้องการให้ Excel จัดเรียง อย่าให้ Excel ตั้งสมมติฐานแทนคุณ
วันที่และเวลาจัดเก็บเป็นข้อความ
หากผลลัพธ์ของการจัดเรียงตามวันที่ไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ ข้อมูลในคอลัมน์ที่มีคีย์การจัดเรียงอาจมีวันที่หรือเวลาที่จัดเก็บเป็นข้อมูลข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข (วันที่และเวลาเป็นข้อมูลตัวเลขที่มีรูปแบบ).
ในภาพด้านบน บันทึกของ A. Peterson จบลงที่ด้านล่างสุดของรายการ เมื่ออ้างอิงจากวันที่ยืมวันที่ 5 พฤศจิกายน 2014 มันควรจะอยู่เหนือรายการสำหรับ A. Wilson ซึ่งก็เช่นกัน มีวันที่ยืมวันที่ 5 พฤศจิกายน สาเหตุของผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดคือวันที่ยืมของ A. Peterson ถูกเก็บไว้เป็นข้อความแทนที่จะเป็นตัวเลข
ข้อมูลผสมและการเรียงลำดับด่วน
เมื่อใช้วิธีการจัดเรียงด่วนกับระเบียนที่มีข้อมูลข้อความและตัวเลข Excel จะจัดเรียงข้อมูลตัวเลขและข้อความแยกกัน โดยวางระเบียนที่มีข้อมูลข้อความที่ด้านล่างของรายการที่จัดเรียง
Excel อาจรวมส่วนหัวของคอลัมน์ในผลลัพธ์การจัดเรียง โดยตีความว่าเป็นข้อมูลข้อความแถวอื่นแทนที่จะเป็นชื่อฟิลด์สำหรับตารางข้อมูล
คำเตือนการเรียงลำดับ
เมื่อใช้กล่องโต้ตอบการเรียงลำดับ แม้แต่การเรียงลำดับในคอลัมน์เดียว Excel อาจแสดงคำเตือนว่าพบข้อมูลที่จัดเก็บเป็นข้อความและให้ตัวเลือกเหล่านี้:
- จัดเรียงอะไรก็ได้ที่ดูเหมือนตัวเลขเป็นตัวเลข
- จัดเรียงตัวเลขและตัวเลขที่จัดเก็บเป็นข้อความแยกกัน
ตัวเลือกแรกจะวางข้อมูลข้อความในตำแหน่งที่ถูกต้องของผลลัพธ์การจัดเรียง ตัวเลือกที่สองจะวางระเบียนที่มีข้อมูลข้อความไว้ที่ด้านล่างของผลลัพธ์การจัดเรียง เช่นเดียวกับการจัดเรียงอย่างรวดเร็ว
