ก่อนที่คุณจะขอให้สมาชิกในทีมตรวจทานเวิร์กชีต Excel ของคุณ ให้เปิดการติดตามการแก้ไขของ Excel สำหรับเวิร์กบุ๊กที่แชร์ของคุณ เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์การเปลี่ยนแปลงแทร็กดั้งเดิมใน Excel คุณจะเห็นว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก และการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำ หลังจากที่ทีมของคุณเสร็จสิ้นการตรวจสอบแล้ว ให้เปรียบเทียบข้อมูลเดิมกับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงของผู้ตรวจสอบ จากนั้น ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง และปิด Track Changes เพื่อจบเอกสาร
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019 และ Excel 2016
คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ได้หรือไม่
เมื่อคุณต้องการให้ทีมของคุณตรวจทานและแก้ไขสมุดงาน Excel คุณมีสองตัวเลือกถ้าทุกคนในทีมของคุณใช้ Excel สำหรับ Microsoft 365 ฟีเจอร์การเขียนร่วมเป็นวิธีที่ตรงไปตรงมาและรวดเร็วในการตรวจสอบเอกสาร ถ้าคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขที่ทำขึ้น หรือถ้าสมาชิกในทีมของคุณทำงานกับ Excel เวอร์ชันเก่า ให้ใช้คุณลักษณะ Track Changes แบบเดิม
คุณจะไม่พบตัวเลือกในการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel 2019 บน Excel Ribbon คุณจะเห็นเฉพาะคำสั่งติดตามการเปลี่ยนแปลงในแท็บรีวิวของ Excel 2016 และเวอร์ชันที่เก่ากว่า ตัวเลือกนี้มีอยู่ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า แต่คุณจะต้องเพิ่มคำสั่งการเปลี่ยนแปลงแทร็กที่เกี่ยวข้องในกลุ่มใหม่ในแท็บรีวิว
Microsoft ขอแนะนำให้คุณใช้คุณลักษณะการเขียนร่วมของ Excel ซึ่งจะมาแทนที่สมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ด้วยการเขียนร่วม คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นทำแบบเรียลไทม์ และการเปลี่ยนแปลงของแต่ละคนอาจมีสีต่างกัน อย่างไรก็ตาม การเขียนร่วมจะไม่ติดตามการเปลี่ยนแปลง และคุณไม่สามารถปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเพื่อเปลี่ยนกลับเป็นข้อมูลเดิมของคุณได้การเขียนร่วมใช้ได้กับการสมัครใช้งาน Microsoft 365 เท่านั้น
เปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า
ในการเปิดใช้คุณลักษณะ Track Changes แบบเดิมใน Windows:
-
ไปที่แท็บ ไฟล์ แล้วเลือก ตัวเลือก.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ Excel Options ให้เลือก กำหนด Ribbon เอง.
Image -
เลือก เลือกคำสั่งจาก ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คำสั่งทั้งหมด.
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง กำหนดริบบิ้นเอง และเลือก แท็บหลัก.
Image -
ขยายและไฮไลต์หมวด รีวิว
Image -
เลือก กลุ่มใหม่.
Image -
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการ New Group ถูกเน้น จากนั้นเลือก เปลี่ยนชื่อ.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนชื่อ ให้ป้อนชื่อที่แสดงสำหรับกลุ่ม ตัวอย่างเช่น ป้อน ติดตามการเปลี่ยนแปลง.
Image - เลือก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ เปลี่ยนชื่อ
-
ในกล่องโต้ตอบ Excel Options ไปที่รายการ All Commands จากนั้นเลือกรายการต่อไปนี้:
- เปรียบเทียบและผสานเวิร์กบุ๊ก (ดั้งเดิม)
- ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม)
- แบ่งปันสมุดงาน (ดั้งเดิม)
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง (ดั้งเดิม)
หลังจากที่คุณเลือกแต่ละคำสั่ง เลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มคำสั่งนั้นในแท็บรีวิว
Image - เลือก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงของคุณและปิดกล่องโต้ตอบ ตัวเลือก Excel
-
คำสั่งเปลี่ยนแทร็กทั้งสี่จะปรากฏบนแท็บ Review ในกลุ่มใหม่ที่คุณสร้างขึ้น
Image
วิธีเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel
หลังจากที่คุณป้อนข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กชีตแล้ว ให้เปิดฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะทำให้เวิร์กบุ๊ก Excel พร้อมสำหรับการตรวจทาน
-
ไปที่แท็บ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง.
Image - ในกล่องโต้ตอบ ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข
- เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เมื่อ และตั้งค่าเป็น ทั้งหมด.
- เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ใคร และตั้งค่าเป็น ทุกคน.
-
เลือกช่องทำเครื่องหมาย ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ กล่องกาเครื่องหมาย
Image - เลือก ตกลง.
-
บนแท็บ รีวิว เลือก แบ่งปันสมุดงาน.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ แชร์เวิร์กบุ๊ก ให้ไปที่แท็บ Editing แล้วเลือก ใช้เวิร์กบุ๊กเก่าที่แชร์ คุณลักษณะแทนประสบการณ์การเขียนร่วมใหม่ กล่องกาเครื่องหมาย
Image - เลือก ตกลง.
-
บนแท็บ รีวิว เลือก ปกป้องสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ ปกป้องสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย การแบ่งปันด้วยการเปลี่ยนแปลงแทร็ก
Image - เลือก ตกลง.
แบ่งปันสมุดงาน
เมื่อเวิร์กบุ๊กที่แชร์ของคุณพร้อมสำหรับการตรวจสอบ ให้อัปโหลดไฟล์ไปยังตำแหน่งที่สมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น อัปโหลดเวิร์กบุ๊กไปยังไซต์ SharePoint, โฟลเดอร์ OneDrive หรือ Dropbox
ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงใช้ไม่ได้กับเวิร์กบุ๊กที่มีตาราง ต้องแปลงตารางเป็นช่วง
หลังจากอัปโหลดเวิร์กบุ๊กแล้ว แจ้งสมาชิกในทีมของคุณว่าไฟล์พร้อมสำหรับการตรวจสอบแล้ว วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการใช้ฟีเจอร์แชร์ใน Excel
หากคุณไม่มีพื้นที่ว่างที่นักวิจารณ์ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ โปรดส่งอีเมลไฟล์สมุดงานไปให้ผู้เขียนรีวิวแต่ละคน
วิธีดูและยอมรับการเปลี่ยนแปลง
หลังจากที่ผู้เขียนรีวิวของคุณได้มีโอกาสตรวจทานและแก้ไขสมุดงานแล้ว ก็ถึงเวลายอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
-
ไปที่แท็บ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เลือกการเปลี่ยนแปลงเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ที่ไหน เพื่อยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานทั้งหมด
Image - เลือก ตกลง.
-
สำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง เลือก Accept หรือ Reject.
Image
วิธีปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็ก
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตรวจทานและไม่ต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับเวิร์กบุ๊กต่อไป ให้ปิดคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลง
-
ไปที่แท็บ รีวิว และเลือก ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด
Image - เลือก ตกลง.
