การรู้วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์มีความสำคัญในทุกสภาพแวดล้อมที่ผู้คนจำนวนมากกำลังเปลี่ยนแปลงไฟล์เดียวกัน ซึ่งเป็นเรื่องปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจหรือในกรณีที่ไฟล์ Excel ถูกแชร์บนคลาวด์ซึ่งผู้คนจำนวนมากสามารถเข้าถึงเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงได้
โชคดีที่มีการเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์ ในบางกรณี คุณสามารถรวมการเปลี่ยนแปลงที่ทำในไฟล์ Excel ที่แตกต่างกันสองไฟล์เป็นไฟล์เดียวได้
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel สำหรับ Mac
วิธีเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์
หากคุณมีไฟล์ Excel สองไฟล์ที่มีแผ่นงานหลายแผ่น วิธีที่ง่ายที่สุดคือการเปรียบเทียบแผ่นงานแบบเต็มโดยใช้เครื่องมือของบริษัทอื่น
คุณสามารถหาเครื่องมือออนไลน์สองสามอย่างที่ช่วยเปรียบเทียบไฟล์ Excel ได้ แต่มีเครื่องมือสองสามอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ฟรี หนึ่งในนั้นคือ Spreadsheet Compare ซึ่งมีอยู่ใน SourceForge
ดาวน์โหลดและเรียกใช้แอพ ซึ่งติดตั้งส่วนเสริมในแอปพลิเคชัน Excel ของคุณ
Spreadsheet Compare ใช้งานได้กับ Excel ทุกรุ่นหลังจาก Excel 2000 ใช้งานได้กับระบบปฏิบัติการ Windows เท่านั้น
การใช้สเปรดชีตเปรียบเทียบเพื่อเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์:
-
เปิดไฟล์ Excel ทั้งสองไฟล์ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ แล้วเลือกเมนู ส่วนเสริม
Image ทำสำเนาไฟล์ Excel ก่อนที่คุณจะเริ่มกระบวนการนี้ เพื่อให้คุณมีต้นฉบับของคุณในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด
-
ในเมนูนี้มีสามตัวเลือก เลือก เปรียบเทียบแบบเต็ม.
Image -
A หน้าต่างเปรียบเทียบสเปรดชีตจะปรากฏขึ้นเพื่อแสดงไฟล์ในสองฟิลด์ชื่อ "ก่อน/ก่อน" และ "ที่สอง/หลัง" ไฟล์ Excel รุ่นเก่า (ก่อนทำการเปลี่ยนแปลง) ควรอยู่ในช่อง First/Before หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้เลือกปุ่ม Swap เพื่อวางไว้ที่นั่น จากนั้นเลือก ถัดไป
Image -
ปรับแต่งวิธีการเปรียบเทียบในหน้าจอถัดไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งที่จะเริ่มต้นการเปรียบเทียบในชีต ไม่ว่าจะเป็นกรณีเล็กและวิธีระบุไม่ตรงกัน เลือก ถัดไป.
Image -
เลือกแผ่นงานจากสมุดงานแรกที่คุณต้องการเปรียบเทียบ แล้วเลือก เพิ่ม เพื่อย้ายแผ่นงานเหล่านั้นไปยังช่อง เปรียบเทียบแผ่นงานเหล่านี้. เลือก Next และทำซ้ำขั้นตอนสำหรับสมุดงานที่สอง
Image -
ตรวจสอบการตั้งค่ารายงาน แก้ไขได้หากต้องการ จากนั้นกด Next สองครั้งและ Compare เพื่อเสร็จสิ้น
Image -
สุดท้าย คุณจะเห็นแผ่นงานต้นฉบับอัปเดตด้วยเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงซึ่งไฮไลต์ด้วยสีแดง เครื่องมือนี้ยังสร้างชีตที่สามด้วยรายงานที่แสดงค่าเก่าที่ขีดฆ่าและค่าใหม่แทนที่
Image
เครื่องมือนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเปรียบเทียบเวิร์กชีต Excel ทั้งหมดและดูผลลัพธ์ที่รวดเร็วพร้อมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด คุณสามารถเลื่อนดูและเก็บหรือลบการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการเก็บไว้
ใช้ Excel เพื่อเปรียบเทียบสองแผ่น
หากคุณมีเวิร์กชีตเดี่ยวในไฟล์ Excel เพื่อเปรียบเทียบ คุณสามารถทำได้หลายวิธี หนึ่งคือการใช้สูตรเพื่อสร้างสเปรดชีตที่สามซึ่งแสดงความแตกต่างทั้งหมด อีกวิธีหนึ่งคือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อไฮไลต์เซลล์ที่เปลี่ยนแปลง
เปรียบเทียบสเปรดชีต Excel โดยใช้สูตร
หากคุณมีแผ่นงานสองแผ่นที่คุณต้องการเปรียบเทียบ คุณสามารถสร้างแผ่นงานที่สามที่ไฮไลต์ว่าเซลล์ใดต่างกันและแสดงให้คุณเห็นถึงความแตกต่าง ทำได้โดยใช้สูตร IF
สูตร IF ถ้าใช้ไม่ได้กับการเปรียบเทียบทั้งสมุดงานโดยไม่ต้องทำอะไรมาก
- ในการเริ่มการเปรียบเทียบแผ่นงาน Excel สองแผ่น ให้สร้างแผ่นงานที่สาม ติดป้ายกำกับ Results เพื่อให้ระบุแผ่นงานได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
-
ในเซลล์ A2 ของแผ่นผลลัพธ์ วางสูตรต่อไปนี้แล้วกด Enter:
=IF(Sheet1!A2Sheet2!A2, "Sheet1:" & Sheet1!A2 &" And Sheet2:" & Sheet2!A2, "No Difference")
คุณสามารถแก้ไขสูตรนี้เพื่อเริ่มที่เซลล์ใดก็ได้ตามต้องการ ถ้าข้อมูลในแผ่นงานของคุณเริ่มต้นที่แถว B และคอลัมน์ 3 คุณจะเปลี่ยนสูตรให้ใช้ B3 แทน A2
Image -
สูตรนี้เปรียบเทียบเซลล์จาก Sheet1 กับเซลล์เดียวกันใน Sheet2 หากเซลล์เหมือนกัน แผ่นผลลัพธ์จะแสดง No Difference หากต่างกัน เซลล์จะแสดงค่าต่างๆ จากแต่ละชีต
Image -
คลิกที่มุมของเซลล์แล้วลากเมาส์ผ่านชีตไปยังคอลัมน์สุดท้ายที่มีข้อมูลจากชีตอื่นที่คุณกำลังเปรียบเทียบ ซึ่งจะเติมสูตรเปรียบเทียบลงในคอลัมน์สุดท้ายและปรับการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติ
Image -
เมื่อไฮไลต์แถวเดียวกัน ให้คลิกที่มุมของเซลล์สุดท้ายแล้วลากเมาส์ไปที่แถวสุดท้ายที่มีข้อมูลจากชีตอื่นที่คุณกำลังเปรียบเทียบ ซึ่งจะเติมสูตรเปรียบเทียบในแถวสุดท้ายและปรับการอ้างอิงเซลล์โดยอัตโนมัติ
Image -
เมื่อเลื่อนดูแผ่นงาน คุณจะเห็นเซลล์ทั้งหมดที่แตกต่างกันระหว่าง Sheet1 และ Sheet2 พร้อมค่าจากแต่ละแผ่น เพียงเลื่อนดูเพื่อระบุความแตกต่างทั้งหมด
Image
การใช้สูตรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการเปรียบเทียบแผ่นงานแต่ละแผ่น เพราะคุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขแผ่นงานต้นฉบับแต่อย่างใด
เปรียบเทียบแผ่นงาน Excel กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
อีกวิธีหนึ่งในการเปรียบเทียบสองชีตคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ดังที่คุณเห็นจากแผ่นผลลัพธ์ด้านบน เนื่องจากเซลล์ทั้งหมดที่ใช้การจัดรูปแบบเดียวกัน จึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะระบุความแตกต่างระหว่างชีต
การใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับชีตขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก การเปลี่ยนสีหรือการจัดรูปแบบของเซลล์ที่มีความแตกต่างทำให้ระบุความแตกต่างเหล่านั้นได้ง่ายขึ้นแม้ในแผ่นงานที่มีข้อมูลหลายแถวและคอลัมน์
คุณสามารถใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อระบุความแตกต่าง
-
เน้นทุกเซลล์ในแผ่นผลลัพธ์ เลือกเมนู Home
Image -
เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากกลุ่ม Styles และเลือก กฎใหม่.
Image -
ในหน้าต่างกฎการจัดรูปแบบใหม่ที่เปิดขึ้น ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ในฟิลด์ รูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง วางสูตรต่อไปนี้แล้วเลือก Format.
=Sheet1!A2Sheet2!A2
เช่นเดียวกับวิธีการของสูตร คุณสามารถเริ่มคุณลักษณะการจัดรูปแบบที่เซลล์ใดก็ได้ หากข้อมูลของคุณเริ่มต้นที่ B3 แทนที่จะเป็น A2 ให้แก้ไขสูตรนี้เพื่อใช้ B3 แทน การจัดรูปแบบจะเริ่มที่ B3 และเติมทุกแถวและคอลัมน์ด้านล่างและทางด้านขวาของรูปแบบ
Image -
กำหนดรูปแบบที่คุณต้องการให้เซลล์มีเมื่อมีความแตกต่างระหว่างสองแผ่นงาน คุณสามารถเลือกรูปแบบแบบอักษร ขีดเส้นใต้ สี และขีดทับได้ เลือก ตกลง.
Image -
การจัดรูปแบบทำให้ง่ายต่อการดูว่าเซลล์บนแผ่นงานทั้งสองมีความแตกต่างกันตรงไหน
Image
เปรียบเทียบแผ่นงาน Excel ด้วยตนเอง
วิธีหนึ่งที่ง่ายและรวดเร็วในการเปรียบเทียบเวิร์กชีตสองแผ่นคือการเปรียบเทียบด้วยภาพ Excel ให้วิธีง่ายๆ ในการเปรียบเทียบแผ่นงานสองแผ่นแบบเคียงข้างกัน
-
ในเวิร์กบุ๊กที่คุณมีสองแผ่นงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบ ให้เลือกเมนู View เลือก หน้าต่างใหม่ เพื่อเปิดสมุดงานเดียวกันในหน้าต่าง Excel ใหม่ในพื้นหลัง
Image -
เลือกเมนู View อีกครั้ง และคลิก ดูเคียงข้างกัน ซึ่งจะวางหน้าต่างสมุดงานสองบานเคียงข้างกัน โดยแต่ละบานจะเต็มครึ่งหน้าจอ
Image -
ในหน้าต่างเดียว เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการเปรียบเทียบ เมื่อคุณเลื่อนแผ่นงานในหน้าต่างด้านหนึ่ง คุณจะเห็นแผ่นงานในอีกหน้าต่างหนึ่งเลื่อนไปพร้อม ๆ กัน
Image
การดูแบบเคียงข้างกันมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่แผ่นงานสองแผ่นส่วนใหญ่เหมือนกัน แต่คุณรู้ว่ามีความแตกต่างเล็กน้อย การเลื่อนแบบซิงโครไนซ์ทำให้คุณสามารถสแกนสเปรดชีตด้วยสายตาเพื่อค้นหาความแตกต่างเหล่านั้น
ดูแบบเคียงข้างกันใน Excel 2010 และรุ่นก่อนหน้า
หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันก่อนหน้า ไฟล์เวิร์กชีตแต่ละรายการจะเปิดในหน้าต่างเดียวกัน คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะดูแบบเคียงข้างกันได้ แต่การค้นหาจะแตกต่างออกไปเล็กน้อย
- เปิดทั้งสองไฟล์ในหน้าต่าง Excel เดียวกัน
- ในเมนู View เลือก จัดเรียงทั้งหมด เพื่อแยกไฟล์ที่เปิดออกเป็นหลายหน้าต่างย่อย
- เลือกไอคอน ดูเคียงข้างกัน เพื่อดูหน้าต่างย่อยแบบเคียงข้างกันและเลื่อนทั้งสองหน้าต่างพร้อมกัน
ตัวเลือกที่ทำให้เปรียบเทียบไฟล์ Excel สองไฟล์ได้ง่ายขึ้น
ตัวเลือกที่คุณใช้ในการเปรียบเทียบข้อมูลใน Excel ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลและตำแหน่งที่จัดเก็บ หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในไฟล์ Excel สองไฟล์ที่แตกต่างกัน ตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือใช้โปรแกรมเสริมของบริษัทอื่น เช่น Spreadsheet Compare
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเปรียบเทียบแผ่นงานสองแผ่นขึ้นไปในสมุดงานเล่มเดียว ตัวเลือกอื่นๆ ก็ใช้ได้ดี ใช้สูตรและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เพียงเล็กน้อยในการค้นหาใช้วิธีการแสดงภาพเคียงข้างกันถ้าคุณมีสเปรดชีตสองแผ่นที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำนวนมากซึ่งง่ายต่อการระบุด้วยภาพ
