ใน Microsoft Access GROUP BY เป็นประโยคที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมระเบียนที่มีค่าเหมือนกันในเขตข้อมูลเฉพาะในระเบียนเดียว หากคุณรวมฟังก์ชันการรวม SQL ไว้ในคำสั่ง SELECT เช่น AVG, COUNT หรือ SUM Access จะสร้างค่าสรุปสำหรับแต่ละเรคคอร์ด
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Access สำหรับ Microsoft 365, Access 2019, 2016, 2013 และ 2010
ใช้ GROUP BY
คุณสามารถค้นหาและใช้ฟังก์ชัน GROUP BY โดยใช้แบบสอบถาม SQL ในมุมมอง SQL เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายและตรงที่สุดในการเข้าถึงและควบคุมข้อมูลของคุณ
-
เริ่มการเข้าถึงและเปิดฐานข้อมูลของคุณ
ตัวอย่างนี้ใช้ฐานข้อมูลตัวอย่าง Northwind
-
เลือกแท็บ สร้าง
Image -
ในกลุ่มแบบสอบถาม เลือก ออกแบบแบบสอบถาม.
Image -
ในรายการ เพิ่มตาราง เลือกตารางที่คุณต้องการใช้งาน
Image -
เลือก ดู ในกลุ่มผลลัพธ์ แล้วเลือก มุมมอง SQL.
Image - เนื้อหาหลักจะสลับไปยังหน้าต่างเทอร์มินัลการสืบค้น ที่นี่ คุณสามารถป้อนข้อความค้นหาที่ต้องการได้
-
ในการรับการจัดกลุ่มพื้นฐานจาก SQL คุณต้องป้อนสิ่งนี้:
เลือกจากชื่อตาราง WHERE คอลัมน์/หมวดหมู่ LIKE ‘รายการ’;
แทนที่ชื่อจริงของตาราง ส่วนหัวของหมวดหมู่หรือคอลัมน์ และค่ารายการจริงที่คุณกำลังมองหา
แยกย่อยคำถาม
ลองพิจารณา เช่น ตารางข้อมูลคำสั่งซื้อที่ประกอบด้วยแอตทริบิวต์ด้านล่าง:
- OrderID: ค่าตัวเลขที่ระบุคำสั่งซื้อแต่ละรายการโดยไม่ซ้ำกัน ช่องนี้เป็นคีย์หลักสำหรับฐานข้อมูล
- พนักงานขาย: ค่าข้อความที่ระบุชื่อพนักงานขายที่ขายสินค้า ช่องนี้เป็นคีย์นอกของตารางอื่นที่มีข้อมูลบุคลากร
- CustomerID: ค่าตัวเลขที่สอดคล้องกับหมายเลขบัญชีลูกค้า ฟิลด์นี้ยังเป็นคีย์นอก โดยอ้างอิงตารางที่มีข้อมูลบัญชีลูกค้า
- Revenue: ค่าตัวเลขที่สอดคล้องกับจำนวนเงินที่ขายได้
เมื่อถึงเวลาต้องดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพพนักงานขาย ตารางคำสั่งซื้อจะมีข้อมูลอันมีค่าที่อาจใช้สำหรับการตรวจสอบนั้น เมื่อประเมินจิม คุณสามารถเขียนแบบสอบถามง่ายๆ ที่ดึงบันทึกการขายทั้งหมดของจิม:
เลือกจากคำสั่งซื้อที่พนักงานขายชอบ 'จิม';
นี้จะดึงบันทึกทั้งหมดจากฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขายที่ทำโดยจิม:
รหัสคำสั่งซื้อ พนักงานขาย รหัสลูกค้า รายรับ
12482 จิม 182 40000
12488 จิม 219 25000
12519 จิม 137 85000
12602 จิม 182 10000 12741 จิม 155 90000
คุณสามารถตรวจทานข้อมูลนี้และดำเนินการคำนวณด้วยตนเองเพื่อพัฒนาสถิติประสิทธิภาพ แต่นี่จะเป็นงานที่น่าเบื่อที่คุณต้องทำซ้ำสำหรับพนักงานขายแต่ละคนในบริษัท คุณสามารถแทนที่งานนี้ด้วยแบบสอบถาม GROUP BY เดียวที่คำนวณสถิติของพนักงานขายแต่ละคนในบริษัทคุณเขียนแบบสอบถามและระบุว่าฐานข้อมูลควรจัดกลุ่มผลลัพธ์ตามฟิลด์พนักงานขาย จากนั้น คุณสามารถใช้ฟังก์ชันการรวม SQL ใดๆ เพื่อคำนวณผลลัพธ์ได้
นี่คือตัวอย่าง หากคุณดำเนินการคำสั่ง SQL ต่อไปนี้:
พนักงานขาย SELECT, SUM(Revenue) AS 'Total', MIN(Revenue) AS 'Smallest', MAX(Revenue) AS 'Largest', AVG(Revenue) AS 'Average', COUNT(Revenue) AS ' จำนวน' จากกลุ่มคำสั่งซื้อ จำแนกตามพนักงานขาย;
คุณจะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้:
พนักงานขาย รวม เล็กที่สุด จำนวนเฉลี่ยที่ใหญ่ที่สุด
Jim 250000 10000 90000 50000 5
Mary 342000 24000 102000 57000 6Bob 118000 4000 36000 39333 3
อย่างที่คุณเห็น ฟังก์ชันอันทรงพลังนี้ช่วยให้คุณสร้างรายงานสั้นๆ จากภายในแบบสอบถาม SQL โดยให้ข้อมูลทางธุรกิจอันมีค่าแก่ผู้จัดการที่ดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพ ประโยค GROUP BY มักใช้ในฐานข้อมูลเพื่อจุดประสงค์นี้ และเป็นเครื่องมือที่มีค่าในเคล็ดลับของ DBA
