ต้องรู้
- สร้างรายงานโดยใช้แผนภูมิ: เลือก Insert > Recommended Charts จากนั้นเลือกแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในแผ่นรายงาน
- สร้างรายงานด้วยตาราง Pivot: เลือก Insert > PivotTable เลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ในฟิลด์ ตาราง/ช่วง
- พิมพ์: ไปที่ ไฟล์ > พิมพ์ เปลี่ยนการวางแนวเป็น แนวนอน ปรับขนาด ถึง ปรับทุกคอลัมน์ในหน้าเดียว แล้วเลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด.
บทความนี้จะอธิบายวิธีสร้างรายงานใน Microsoft Excel โดยใช้ทักษะหลัก เช่น การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐาน การสร้างตารางสาระสำคัญ และการพิมพ์รายงาน ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 และ Excel for Mac
การสร้างแผนภูมิและตารางพื้นฐานสำหรับรายงาน Excel
การสร้างรายงานมักจะหมายถึงการรวบรวมข้อมูลและนำเสนอทั้งหมดในแผ่นงานเดียวที่ทำหน้าที่เป็นแผ่นรายงานสำหรับข้อมูลทั้งหมด แผ่นรายงานเหล่านี้ควรจัดรูปแบบให้ง่ายต่อการพิมพ์เช่นกัน
เครื่องมือทั่วไปอย่างหนึ่งที่ผู้คนใช้ใน Excel เพื่อสร้างรายงานคือเครื่องมือแผนภูมิและตาราง วิธีสร้างแผนภูมิในแผ่นรายงาน Excel:
-
Select Insert จากเมนู และในกลุ่มแผนภูมิ ให้เลือกประเภทของแผนภูมิที่คุณต้องการเพิ่มลงในแผ่นรายงาน
Image -
ในเมนูการออกแบบแผนภูมิ ในกลุ่มข้อมูล ให้เลือก เลือกข้อมูล.
Image -
เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลและเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิ (รวมส่วนหัว)
Image -
แผนภูมิจะอัปเดตในแผ่นรายงานของคุณพร้อมข้อมูล ส่วนหัวจะใช้เพื่อเติมป้ายกำกับในสองแกน
Image -
ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างแผนภูมิและกราฟใหม่ที่แสดงถึงข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในรายงานของคุณอย่างเหมาะสม เมื่อคุณต้องการสร้างรายงานใหม่ คุณเพียงแค่วางข้อมูลใหม่ลงในแผ่นข้อมูล แล้วแผนภูมิและกราฟจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ
Image มีหลายวิธีในการจัดวางรายงานโดยใช้ Excel คุณสามารถรวมกราฟและแผนภูมิในหน้าเดียวกันกับข้อมูลแบบตาราง (ตัวเลข) หรือคุณสามารถสร้างหลายแผ่นเพื่อให้การรายงานเป็นภาพอยู่ในแผ่นงานเดียว ข้อมูลแบบตารางอยู่ในอีกแผ่นงานหนึ่ง และอื่นๆ
การใช้ PivotTables เพื่อสร้างรายงานจากสเปรดชีต Excel
ตาราง Pivot เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างรายงานใน Excel ตาราง Pivot ช่วยในการเจาะลึกข้อมูลมากขึ้น
-
เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ เลือก แทรก > PivotTable.
Image -
ในกล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable ในฟิลด์ตาราง/ช่วง ให้เลือกช่วงของข้อมูลที่คุณต้องการวิเคราะห์ ในฟิลด์ ตำแหน่ง ให้เลือกเซลล์แรกของเวิร์กชีตที่คุณต้องการให้การวิเคราะห์ไป เลือก ตกลง เพื่อสิ้นสุด
Image -
นี่จะเป็นการเปิดกระบวนการสร้างตารางเดือยในชีตใหม่ ในพื้นที่ PivotTable Fields ฟิลด์แรกที่คุณเลือกจะเป็นฟิลด์อ้างอิง
Image ในตัวอย่างนี้ ตารางเดือยนี้จะแสดงข้อมูลการเข้าชมเว็บไซต์ตามเดือน ก่อนอื่น คุณต้องเลือก เดือน.
-
ถัดไป ลากฟิลด์ข้อมูลที่คุณต้องการแสดงข้อมูลลงในพื้นที่ค่าของบานหน้าต่างฟิลด์ PivotTable คุณจะเห็นข้อมูลที่นำเข้าจากแผ่นงานต้นฉบับไปยังตารางสาระสำคัญของคุณ
Image -
ตารางสาระสำคัญจะจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดสำหรับหลายรายการโดยเพิ่มเข้าไป (โดยค่าเริ่มต้น) ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถดูได้ว่าเดือนใดที่มีการเปิดดูหน้าเว็บมากที่สุด หากคุณต้องการการวิเคราะห์ที่ต่างออกไป เพียงเลือก ลูกศรแบบเลื่อนลง ถัดจากรายการในบานหน้าต่างค่า แล้วเลือก การตั้งค่าฟิลด์ค่า
Image -
ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าฟิลด์ค่า ให้เปลี่ยนประเภทการคำนวณตามที่คุณต้องการ
Image - จะอัปเดตข้อมูลในตารางสาระสำคัญตามลำดับ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำการวิเคราะห์ใดๆ ที่คุณชอบกับแหล่งข้อมูล และสร้างแผนภูมิ Pivot ที่แสดงข้อมูลในรายงานของคุณในแบบที่คุณต้องการ
วิธีพิมพ์รายงาน Excel ของคุณ
คุณสามารถสร้างรายงานที่พิมพ์จากแผ่นงานทั้งหมดที่คุณสร้าง แต่ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มส่วนหัวของหน้า
-
เลือก Insert > Text > Header & Footer.
Image -
พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับหน้ารายงาน จากนั้นจัดรูปแบบให้มีขนาดใหญ่กว่าข้อความปกติ ทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับแผ่นรายงานแต่ละแผ่นที่คุณวางแผนจะพิมพ์
Image -
ถัดไป ซ่อนแผ่นงานที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ในรายงาน ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกขวาที่แท็บแผ่นงานแล้วเลือก ซ่อน.
Image -
หากต้องการพิมพ์รายงาน ให้เลือก ไฟล์ > พิมพ์ เปลี่ยนการวางแนวเป็น Landscape และปรับขนาดเป็น Fit All Columns on One Page.
Image -
เลือก พิมพ์สมุดงานทั้งหมด ตอนนี้ เมื่อคุณพิมพ์รายงาน เฉพาะแผ่นรายงานที่คุณสร้างเท่านั้นที่จะพิมพ์เป็นหน้าแต่ละหน้า
คุณสามารถพิมพ์รายงานของคุณออกมาเป็นกระดาษ หรือพิมพ์เป็น PDF แล้วส่งเป็นไฟล์แนบในอีเมล
