มาโครคือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้เพื่อให้สามารถเล่น (ดำเนินการ) ได้ในภายหลัง มาโครเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการลดปริมาณงานที่คุณต้องทำในชุดของขั้นตอนที่คุณทำบ่อยๆ ต่อไปนี้เป็นวิธีสร้างและทดสอบมาโครใน Microsoft Word
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010
ทำไมต้องใช้มาโคร
ด้วยมาโคร คุณจะได้ผลลัพธ์เดียวกันโดยคลิกที่คำสั่งแทนที่จะทำตามขั้นตอนทั้งหมด วิธีการใช้มาโครเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ได้แก่:
- ใส่โลโก้บริษัทของคุณและชื่อในรูปแบบเฉพาะ
- แทรกตารางที่คุณต้องสร้างเป็นประจำ
- จัดรูปแบบเอกสารที่มีลักษณะเฉพาะ เช่น การกำหนดหมายเลขหน้าและการเว้นวรรคสองครั้ง
การสร้างและการใช้มาโครเป็นทักษะที่เรียนรู้ แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่ากับความพยายาม
สร้างมาโคร
Word มีคำสั่งมากกว่า 950 คำสั่ง ซึ่งส่วนใหญ่อยู่บนเมนูและแถบเครื่องมือและมีปุ่มลัดที่กำหนดให้กับคำสั่งเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม คำสั่งเหล่านี้บางคำสั่งไม่ได้ถูกกำหนดให้กับเมนูหรือแถบเครื่องมือโดยค่าเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะสร้างมาโคร Word ของคุณเอง ให้ตรวจสอบว่ามีมาโครดังกล่าวหรือไม่และสามารถกำหนดให้กับแถบเครื่องมือได้
หากต้องการดูคำสั่งที่มีอยู่ใน Word ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
เลือกแท็บ ดู
Image -
เลือก มาโคร.
Image -
เลือก ดูมาโคร.
หรือ กดปุ่มลัด Alt+F8 เพื่อเข้าสู่กล่องโต้ตอบ มาโคร
Image -
เลือก มาโครใน ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คำสั่งคำ.
Image -
ในรายการเรียงตามตัวอักษรของชื่อคำสั่ง ให้เน้นชื่อเพื่อแสดงคำอธิบายของคำสั่งที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ Macros ใต้ Descriptionป้าย
Image
หากมีคำสั่งที่คุณต้องการสร้าง อย่าทำซ้ำด้วยมาโคร Word ของคุณเอง หากไม่มีอยู่ ให้ดำเนินการสร้างมาโคร Word ของคุณต่อไป
แผนสำหรับมาโครคำที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการสร้างมาโคร Word ที่มีประสิทธิภาพคือการวางแผนอย่างรอบคอบ การวางแผนนี้รวมถึงการมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้มาโคร Word ทำงาน วิธีที่จะทำให้คุณทำงานในอนาคตได้ง่ายขึ้น และสถานการณ์ที่คุณต้องการใช้
เมื่อคุณมีสิ่งเหล่านี้ในใจแล้ว ให้วางแผนขั้นตอนที่แท้จริง นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเครื่องบันทึกจะจดจำทุกสิ่งที่คุณทำและรวมไว้ในมาโคร ตัวอย่างเช่น หากคุณพิมพ์บางอย่างแล้วลบออก ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้มาโครนั้น Word จะสร้างรายการเดียวกันแล้วลบออก ทำให้มาโครเลอะเทอะและไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อคุณวางแผนมาโคร นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา:
- วางแผนคำสั่งและลำดับที่คุณต้องการให้มาโครดำเนินการคำสั่ง
- รู้ปุ่มลัดสำหรับคำสั่งที่คุณวางแผนจะใช้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการนำทาง เนื่องจากคุณไม่สามารถใช้เมาส์สำหรับการนำทางภายในพื้นที่เอกสารเมื่อคุณเรียกใช้ตัวบันทึกนอกจากนี้ คุณจะสร้างมาโครที่เล็กกว่าหากคุณใช้ปุ่มลัดแทนปุ่มลูกศร
- วางแผนข้อความที่ Word อาจแสดงและจะหยุดมาโคร
- ใช้ขั้นตอนน้อยที่สุดเพื่อรักษาประสิทธิภาพมาโคร
- ทำการทดสอบอย่างน้อยหนึ่งครั้งก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึก
หลังจากที่คุณได้วางแผนมาโคร Word ของคุณและดำเนินการจนเสร็จสิ้น คุณก็พร้อมที่จะบันทึก หากคุณได้วางแผนมาโครของคุณอย่างระมัดระวัง การบันทึกเพื่อใช้ในภายหลังจะเป็นส่วนที่ง่ายที่สุดของกระบวนการ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวระหว่างการสร้างมาโครและการทำงานกับเอกสารคือ คุณต้องกดปุ่มพิเศษสองสามปุ่มแล้วเลือกสองสามรายการในกล่องโต้ตอบ
บันทึกมาโคร
เมื่อคุณเริ่มบันทึกมาโคร ตัวชี้เมาส์จะมีไอคอนเล็กๆ ที่ดูเหมือนเทปคาสเซ็ตอยู่ข้างๆ ซึ่งแสดงว่า Word กำลังบันทึกการกระทำของคุณ จากนั้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนที่คุณวางไว้ในขั้นตอนการวางแผนได้เมื่อเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Stop (เป็นสี่เหลี่ยมสีน้ำเงินทางด้านซ้าย) เมื่อคุณกดปุ่ม Stop มาโคร Word ของคุณจะพร้อมใช้งาน
นี่คือวิธีบันทึกมาโคร
-
ไปที่แท็บ View เลือก มาโคร จากนั้นเลือก บันทึกมาโคร เพื่อเปิด บันทึกมาโคร กล่องโต้ตอบ
Image -
ในกล่องข้อความ ชื่อมาโคร พิมพ์ชื่อที่ไม่ซ้ำ
ชื่อสามารถมีตัวอักษรหรือตัวเลขได้สูงสุด 80 ตัว (ไม่มีสัญลักษณ์หรือช่องว่าง) และต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร ชื่อควรไม่ซ้ำกัน เพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่าชื่อนั้นทำอะไรโดยไม่ต้องอ้างอิงคำอธิบาย
-
ในกล่องข้อความ Description ป้อนคำอธิบายของการดำเนินการที่แมโครดำเนินการ
Image -
เลือกว่าคุณต้องการให้มาโครพร้อมใช้งานในเอกสารทั้งหมดหรือเฉพาะในเอกสารปัจจุบัน หากคุณเลือกที่จะจำกัดความพร้อมใช้งานของคำสั่ง ให้ไฮไลต์ชื่อเอกสารใน Store Macro ในเมนูแบบเลื่อนลง
โดยค่าเริ่มต้น Word จะทำให้มาโครใช้ได้กับเอกสารทั้งหมดของคุณ และคุณอาจจะพบว่าสิ่งนี้เหมาะสมที่สุด
Image -
เมื่อคุณป้อนข้อมูลสำหรับมาโครแล้ว ให้เลือก OK แถบเครื่องมือบันทึกมาโครจะปรากฏที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
Image
ในการหยุดการบันทึกชั่วคราว ให้เลือกปุ่ม หยุดการบันทึก/บันทึกประวัติต่อ (ปุ่มทางด้านขวา) หากต้องการบันทึกต่อ ให้เลือกอีกครั้ง
ทดสอบมาโคร
จุดประสงค์เบื้องหลังการสร้างมาโครใน Word คือการเร่งงานของคุณโดยใส่งานที่ซ้ำๆ และลำดับคำสั่งที่ซับซ้อนไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาโครของคุณทำงานตามที่ตั้งใจไว้โดยการทดสอบมาโคร
-
ในการเรียกใช้มาโคร ให้กดแป้นลัด Alt+F8 เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ มาโคร
Image -
เน้นมาโครในรายการ แล้วเลือก วิ่ง.
Image
หากคุณไม่เห็นมาโครของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งที่ถูกต้องอยู่ในกล่อง มาโครใน
สร้างแป้นพิมพ์ลัดสำหรับมาโคร
หากคุณสร้างมาโครหลายตัว การค้นหาผ่านกล่องโต้ตอบ มาโคร ต้องใช้เวลา หากคุณกำหนดปุ่มลัดให้กับมาโคร คุณสามารถข้ามกล่องโต้ตอบและเข้าถึงมาโครของคุณได้โดยตรงจากแป้นพิมพ์ในลักษณะเดียวกับที่คุณใช้ปุ่มลัดเพื่อเข้าถึงคำสั่งอื่นๆ ใน Word
-
เลือก ไฟล์ จากนั้นเลือก ตัวเลือก.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกคำ ไปที่บานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก ริบบิ้นที่กำหนดเอง
Image -
เลือก ปรับแต่ง.
Image -
ในรายการ Categories เลื่อนลงไปที่ มาโคร และเลือกมาโครที่คุณต้องการสร้างทางลัดใหม่
หากมาโครมีปุ่มลัดที่กำหนดให้กับมัน ทางลัดจะปรากฏในกล่องด้านล่าง ปุ่มปัจจุบัน label.
Image -
หากไม่มีการกำหนดปุ่มลัดให้กับมาโคร หรือหากคุณต้องการสร้างปุ่มลัดที่สองสำหรับมาโคร ให้เลือกกล่องข้อความ กดปุ่มลัดใหม่
Image -
ป้อนคีย์ลัดที่คุณต้องการใช้เพื่อเข้าถึงมาโครของคุณ
หากกำหนดปุ่มลัดให้กับคำสั่ง จะมีข้อความว่า ปัจจุบันถูกกำหนดให้กับ ตามด้วยชื่อของคำสั่ง กำหนดปุ่มลัดใหม่โดยดำเนินการต่อ หรือเลือกปุ่มลัดใหม่
-
เลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลงใน ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก ปกติ เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงกับเอกสารทั้งหมดที่สร้างใน Word
หากต้องการใช้ปุ่มลัดเฉพาะในเอกสารปัจจุบัน ให้เลือกชื่อเอกสารจากรายการ
Image -
เลือก มอบหมาย.
Image -
เลือก ปิด เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
Image
