คุณได้ใส่งานจำนวนมากลงในสเปรดชีต Excel ของคุณ อย่าปล่อยให้หลุดมือไปเพราะคุณลืมบันทึก ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อรักษางานของคุณให้ปลอดภัยและบันทึกไว้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องการไฟล์สำคัญนั้น เมื่อคุณต้องการแชร์งานของคุณ ให้บันทึกเวิร์กบุ๊กในรูปแบบ PDF
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel สำหรับ Mac
ใช้ปุ่มลัดบันทึก Excel
มีสามวิธีในการบันทึกไฟล์ใน Excel:
- เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น ใน Excel 2019 ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกสำเนา.
- Select Save บนแถบเครื่องมือด่วน
- ใช้ปุ่มลัด Ctrl+ S ปุ่มลัด
ถ้าคุณทำงานบน Mac ให้ใช้ปุ่ม Command แทนปุ่ม Control
หากไฟล์ถูกบันทึกไว้ก่อนหน้านี้ ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นไอคอนนาฬิกาทรายในขณะที่การบันทึกเกิดขึ้น หากสมุดงานถูกบันทึกเป็นครั้งแรก กล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น จะเปิดขึ้น
บันทึกครั้งแรก
เมื่อบันทึกไฟล์เป็นครั้งแรก ต้องระบุข้อมูลสองส่วนในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น ป้อนชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
ชื่อไฟล์สามารถมีอักขระได้สูงสุด 255 ตัวรวมการเว้นวรรค
บรรทัดล่าง
การใช้ Ctrl+S เป็นวิธีที่ง่ายในการบันทึกข้อมูล ใช้ทางลัดนี้บ่อยๆ อย่างน้อยทุกๆ ห้านาที เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูล
ปักหมุดบันทึกสถานที่
หากคุณเปิดไฟล์หรือโฟลเดอร์บางไฟล์บ่อยๆ ใน Excel ให้ปักหมุดลงในรายการไฟล์ที่เปิดล่าสุด ซึ่งจะทำให้ตำแหน่งสามารถเข้าถึงได้ง่ายที่ด้านบนสุดของรายการล่าสุด
ไม่จำกัดจำนวนสถานที่ที่สามารถปักหมุดได้ วิธีปักหมุดตำแหน่งบันทึก:
-
ในการตรึงโฟลเดอร์ ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น.
Image -
Select Recent และที่ด้านขวาของหน้าต่าง ให้วางเมาส์เหนือเวิร์กบุ๊กหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการปักหมุด รูปภาพแนวนอนขนาดเล็กของหมุดปักปรากฏขึ้นสำหรับตำแหน่งนั้น
Image -
เลือก pin สำหรับสถานที่นั้น โฟลเดอร์ถูกย้ายไปยังรายการปักหมุดและหมุดปักแนวนอนจะเปลี่ยนเป็นหมุดปักแนวตั้ง
Image - ในการเลิกตรึงสถานที่ ให้เลือก หมุดแนวตั้ง เพื่อเปลี่ยนกลับเป็นหมุดแนวนอนและนำออกจากรายการที่ปักหมุด
บรรทัดล่าง
เมื่อคุณต้องการสำเนาของเวิร์กชีตหรือทั้งเวิร์กบุ๊กที่ไม่มีใครสามารถแก้ไขได้ และทุกคนสามารถดู แปลง หรือบันทึกไฟล์ Excel ของคุณในรูปแบบ PDF ไฟล์ PDF (Portable Document Format) ช่วยให้ผู้อื่นสามารถดูเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมต้นฉบับ เช่น Excel บนคอมพิวเตอร์ของตน แต่ให้ผู้ใช้เปิดไฟล์ด้วยโปรแกรมอ่าน PDF ฟรี เช่น Adobe Acrobat Reader
บันทึกแผ่นงานในรูปแบบ PDF
เมื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF ระบบจะบันทึกเฉพาะแผ่นงานปัจจุบันหรือเวิร์กชีตที่ใช้งานอยู่ (เวิร์กชีตบนหน้าจอ) ตามค่าเริ่มต้นเท่านั้น
ในการบันทึกเวิร์กชีต Excel ในรูปแบบ PDF:
-
เลือก ไฟล์.
Image -
เลือก บันทึกเป็น เพื่อเปิดหน้าต่างบันทึกเป็น
Image -
เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์
Image -
ป้อนชื่อไฟล์
Image -
เลือกลูกศรลง บันทึกเป็นประเภท ลูกศรลง
Image -
เลื่อนดูรายการเพื่อค้นหาและเลือก PDF (.pdf).
Image -
Select Save เพื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF และปิดหน้าต่าง
Image
บันทึกสมุดงานทั้งหมดในรูปแบบ PDF
ตัวเลือกบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นจะบันทึกเวิร์กชีตปัจจุบันในรูปแบบ PDF เท่านั้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กทั้งหมดของคุณเป็นไฟล์ PDF:
-
เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น.
Image -
เลือก เรียกดู เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
Image -
เลือก บันทึกเป็นประเภท เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์แล้วเลือก PDF ปุ่มตัวเลือกจะปรากฏในกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
Image -
เลือก Options เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือก
Image -
Select สมุดงานทั้งหมด ในส่วนเผยแพร่สิ่งที่
Image -
เลือก OK เพื่อกลับไปที่กล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
Image - Select Save เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊กในรูปแบบ PDF และปิดกล่องโต้ตอบ
บันทึกอัตโนมัติไปยัง OneDrive
หากคุณใช้ Microsoft 365 Excel จะบันทึกงานของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกที่จะบันทึกไฟล์ไปยังบัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ของคุณ เมื่อไฟล์ของคุณถูกบันทึกไปยัง OneDrive เอกสารจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติทุกๆ สองสามวินาที ทำให้คุณไม่ต้องเลือกบันทึกหรือใช้ปุ่มลัดอย่างต่อเนื่อง
เพื่อให้ฟังก์ชันบันทึกอัตโนมัติทำงาน ให้บันทึกเอกสารไปยังตำแหน่งในโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ ฟังก์ชันบันทึกอัตโนมัติไม่ทำงานกับตำแหน่งใดๆ บนพีซีหรือ Mac ของคุณ
ถ้าคุณมี Microsoft 365 และบันทึกไฟล์ของคุณไปยัง OneDrive ให้เปิดใช้งานบันทึกอัตโนมัติโดยเลือกสวิตช์สลับที่มุมบนซ้ายของหน้าจอ Excel เมื่อเปิดใช้งานสวิตช์จะบอกว่าเปิด หากต้องการปิดคุณสมบัติและบันทึกงานของคุณด้วยตนเอง ให้เปลี่ยนเป็นปิด
