ต้องรู้
- ใช้ภาพขนาดย่อ: ไปที่ ไฟล์ > Info > Properties > คุณสมบัติขั้นสูง > สรุป และทำเครื่องหมาย บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด.
- ปรับปรุงคุณสมบัติ: ไปที่ ไฟล์ > Info > คุณสมบัติ > คุณสมบัติขั้นสูง > สรุป. ป้อนความคิดเห็น คีย์เวิร์ด และข้อมูลอื่นๆ
- เคล็ดลับอื่นๆ: สร้างโฟลเดอร์เพื่อบันทึกและจัดเรียงไฟล์ Word ของคุณ และใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกันเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว
บทความนี้มีคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดระเบียบไฟล์ Microsoft Word ของคุณ คำแนะนำครอบคลุม Word 2019 ถึง 2010 และ Word สำหรับ Microsoft 365
บันทึกไฟล์คำทั้งหมดด้วยภาพขนาดย่อ
การบันทึกไฟล์ Word ด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อช่วยให้ระบุเอกสารที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องเปิดขึ้นมา
ในการบันทึกเอกสาร Word ทั้งหมดด้วยภาพตัวอย่างหรือภาพขนาดย่อ:
-
ใน Microsoft Word เปิดเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่มีอยู่ จากนั้นไปที่แท็บ ไฟล์
Image -
เลือก Info.
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง คุณสมบัติ และเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ Properties ให้ไปที่แท็บ สรุป
Image -
เลือกช่องทำเครื่องหมาย บันทึกภาพขนาดย่อสำหรับเอกสาร Word ทั้งหมด กล่องกาเครื่องหมาย
Image -
เลือก ตกลง.
Image
อัปเดตคุณสมบัติเอกสาร Word
หากคุณทำงานกับเอกสาร Word หลายฉบับที่มีชื่อและตำแหน่งคล้ายกัน ให้ใช้คุณสมบัติคุณสมบัติของเอกสาร Word
-
เปิดเอกสารที่คุณต้องการเพิ่มคุณสมบัติบรรยาย จากนั้นไปที่แท็บ ไฟล์
Image -
เลือก Info.
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง คุณสมบัติ และเลือก คุณสมบัติขั้นสูง.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ Properties ให้ไปที่แท็บ สรุป
Image -
ป้อนความคิดเห็น คำหลัก หมวดหมู่ ชื่อเรื่อง และข้อมูลหัวเรื่องเพื่อช่วยให้คุณแยกแยะไฟล์ของคุณ
Image - เลือก OK เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงและปิดกล่องโต้ตอบ เมื่อถึงเวลาต้องค้นหา Word สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแท้จริง
สร้างโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณและใช้งาน
ตั้งค่าหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับเอกสาร Word ของคุณและตั้งชื่อสิ่งที่คุณจะไม่มีวันลืม เช่น MyWordDocs เติมข้อมูลด้วยโฟลเดอร์ที่มีชื่อในลักษณะที่เหมาะกับคุณ และใช้โฟลเดอร์เหล่านี้เพื่อบันทึกและจัดเรียงไฟล์ Word ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดทำบันทึกการประชุมรายสัปดาห์ ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับบันทึกย่อเหล่านั้นและรวมโฟลเดอร์เพิ่มเติมไว้ภายในเป็นเวลาหลายเดือนหรือหลายปี
ถ้าคุณมีเอกสาร Word หลายปีในคอมพิวเตอร์ของคุณ และไม่มีเวลาเปิดแต่ละอันและตัดสินใจว่าจะเก็บไว้หรือไม่ ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละปีและย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์เหล่านั้น นี่เป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บไฟล์เก่าจนกว่าคุณจะมีเวลาจัดระเบียบไฟล์ในแบบที่เหมาะกับคุณ
ใช้ระบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สอดคล้องกัน
สร้างระบบการตั้งชื่อเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการอย่างรวดเร็ว มีหลายวิธีในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ เลือกระบบการตั้งชื่อและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ
นี่คือคำแนะนำบางส่วน:
- รวมประเภทของเอกสารในชื่อไฟล์ เช่น สัญญา สัญญาเช่า หรือจดหมายข่าว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูชื่อไฟล์เพื่อค้นหาไฟล์ได้
- เริ่มชื่อไฟล์ด้วยชื่อลูกค้า (หรือนามสกุลของผู้รับหากเอกสารเป็นตัวอักษร)
- รวมวันที่ในชื่อไฟล์
ใช้เวลาของคุณ
หากฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ของคุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลเหลือน้อย อย่าจัดการงานในองค์กรของคุณทั้งหมดในคราวเดียว แบ่งงานออกเป็นชิ้น ๆ ที่จัดการได้และใช้เวลา 15 นาทีต่อวันในการทำงาน
เมื่อคุณจัดระเบียบไฟล์ Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้ใส่แต่ละไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณสร้าง สร้างโฟลเดอร์ใหม่ หรือลบไฟล์ที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไรกับไฟล์ ให้ใส่ไว้ในโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า HoldUntilDate แล้วเลือกวันที่ในอนาคตหากคุณยังไม่ได้เปิดโฟลเดอร์นั้น คุณจะ จะสบายใจที่จะลบ
ไม่ว่าคุณจะสร้างโฟลเดอร์ประเภทใด ให้ใส่โฟลเดอร์เหล่านี้ในโฟลเดอร์ Word หลักของคุณ แล้วคุณจะรู้ว่าต้องดูที่ใด
