เมื่อคุณส่งอีเมลที่คล้ายกันมากบ่อยๆ ให้บันทึกข้อความเหล่านี้เป็นเทมเพลตข้อความก่อนใน Outlook จากนั้น แทนที่จะสร้างอีเมลตั้งแต่เริ่มต้น ให้เริ่มด้วยเทมเพลตและปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับอีเมลของคุณ คุณจะประหยัดเวลาและทำงานอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; และ Outlook สำหรับ Microsoft 365
สร้างเทมเพลตอีเมล (สำหรับข้อความใหม่) ใน Outlook
ในการบันทึกข้อความเป็นเทมเพลตใน Outlook:
-
สร้างข้อความอีเมลใหม่ เลือก Home > อีเมลใหม่ หรือกด Ctrl+N.
Image -
ใส่หัวเรื่องถ้าคุณต้องการใช้สำหรับแม่แบบข้อความของคุณ
Image คุณสามารถบันทึกเทมเพลตอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่องเริ่มต้นใน Outlook
-
ป้อนข้อความ รูปภาพ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่คุณต้องการให้ปรากฏในเทมเพลตข้อความอีเมล
Image ลบลายเซ็นใดๆ หากคุณเคยสร้างลายเซ็นอีเมลใน Outlook ซึ่งจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างข้อความใหม่
-
เมื่อคุณตั้งค่าเทมเพลตอีเมลแล้ว ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น ใน Outlook 2007 ให้เลือก Office Button > Save As.
Image - ป้อนชื่อไฟล์
-
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ บันทึกเป็นประเภท จากนั้นเลือก เทมเพลต Outlook (.oft) ใน Outlook 2007 ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง บันทึกเป็นประเภท จากนั้นเลือก เทมเพลต Outlook.
Image - เลือก บันทึก.
- ปิดอีเมลเดิม
เขียนอีเมลโดยใช้เทมเพลตใน Outlook
ในการเขียนข้อความใหม่ (ดูด้านล่างสำหรับการตอบกลับ) โดยใช้เทมเพลตข้อความใน Outlook:
-
เลือกแท็บ Home จากนั้นเลือก รายการใหม่ > รายการเพิ่มเติม >เลือกแบบฟอร์ม ใน Outlook 2007 ให้เลือก เครื่องมือ > แบบฟอร์ม > เลือกแบบฟอร์ม.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เลือกแบบฟอร์ม เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ดูใน จากนั้นเลือก แม่แบบผู้ใช้ในไฟล์ ระบบ.
Image -
เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้
Image - เลือก เปิด.
สร้างเทมเพลตอีเมลอย่างง่ายสำหรับการตอบกลับอย่างรวดเร็วใน Outlook
ในการตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการตอบกลับใน Outlook:
- เลือกแท็บ Home
-
ใน ขั้นตอนด่วน เลือก สร้างใหม่.
Image -
ในกล่องข้อความ Name ป้อนชื่อที่สื่อความหมายสำหรับเทมเพลตการตอบกลับ
Image -
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ เลือกการกระทำ
Image -
ในหัวข้อ ตอบกลับ เลือก ตอบกลับ.
Image ในการตั้งค่าเทมเพลตอย่างง่ายสำหรับข้อความใหม่ที่มีผู้รับเริ่มต้น ให้เลือก ข้อความใหม่.
-
เลือก แสดงตัวเลือก.
Image - ในกล่องข้อความ Text ป้อนข้อความสำหรับการตอบกลับของคุณ ใส่ลายเซ็น
-
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ความสำคัญ และเลือก Normal เพื่อให้การตอบกลับของคุณมีความสำคัญปกติโดยไม่คำนึงถึงระดับของข้อความต้นฉบับ
Image -
เลือกได้ ส่งอัตโนมัติหลังจากล่าช้า 1 นาที ข้อความจะไปที่กล่องขาออกโดยอัตโนมัติและอยู่ในกล่องขาออกเป็นเวลา 1 นาที ในระหว่างนี้ คุณสามารถลบหรือแก้ไขได้
Image -
หากต้องการเพิ่มการดำเนินการ ให้เลือก เพิ่มการกระทำ ตัวอย่างเช่น เพิ่มการดำเนินการเพื่อย้ายข้อความอีเมลใน Outlook ไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรของคุณ หรือเพิ่มการดำเนินการเพื่อจัดหมวดหมู่ข้อความด้วยสีเพื่อระบุข้อความที่ได้รับคำตอบสำเร็จรูป
Image -
หากต้องการเพิ่มแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการ ให้เลือก ปุ่มทางลัด ลูกศรแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกทางลัด
Image - เลือก บันทึก ใน Outlook 2019 ให้เลือก Finish.
ตอบกลับอีเมลอย่างรวดเร็วโดยใช้เทมเพลตตอบกลับด่วนใน Outlook
ในการตอบกลับด้วยเทมเพลตขั้นตอนด่วนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า:
- เลือกข้อความที่คุณต้องการตอบกลับ เปิดข้อความในบานหน้าต่างการอ่านหรือในหน้าต่างแยกต่างหาก
-
หากข้อความปรากฏขึ้นในบานหน้าต่างการอ่าน ให้เลือกแท็บ Home หากข้อความปรากฏในหน้าต่างแยกต่างหาก ให้เลือกแท็บ ข้อความ
Image -
ในกลุ่ม Quick Steps เลือกขั้นตอนด่วนของเทมเพลตตอบกลับ หากคุณกำหนดแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการดำเนินการ ให้กดปุ่มแป้นพิมพ์ที่เกี่ยวข้อง
Image -
แก้ไขอีเมลตามต้องการ จากนั้นเลือก ส่ง.
Image
