สิ่งที่ควรทราบ
- ขั้นแรก จัดระเบียบข้อมูลให้เป็นแผ่นงาน Excel แผ่นเดียว
- ถัดไป ใน Word เลือก Mailings > เริ่มการรวมจดหมาย > เลือกประเภท การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่ > เปิดแผ่นงาน
- สุดท้าย ผสานฟิลด์ใน Word โดยไปที่ Mailings > Insert Merge Field เลือกช่อง แล้วกด Insert.
บทความนี้อธิบายวิธีใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word และ Excel เพื่อรวมข้อความจากเอกสาร Word กับเอกสารแหล่งข้อมูล เช่น สเปรดชีตคำแนะนำในบทความนี้ใช้ได้กับ Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010
เตรียมข้อมูลสำหรับการรวมเมล
คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Word ทำงานร่วมกับข้อมูลจาก Excel ได้อย่างราบรื่น คุณสามารถสร้างแหล่งข้อมูลใน Word ได้ แต่ตัวเลือกสำหรับการใช้ข้อมูลนี้มีจำกัด หากคุณมีข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมายในสเปรดชีต ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลลงในแหล่งข้อมูลของ Word ใหม่
คุณสามารถใช้เวิร์กชีต Excel ใดก็ได้ในฟังก์ชันจดหมายเวียนของ Word โดยไม่ต้องเตรียมการพิเศษใดๆ อย่างไรก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในกระบวนการจดหมายเวียน คุณควรจัดระเบียบข้อมูลในสเปรดชีต
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่คุณจะทำกับสเปรดชีตนั้นเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะเริ่มจดหมายเวียน เมื่อการรวมเริ่มต้นขึ้น การเปลี่ยนแปลงใดๆ อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดกับจดหมายเวียน
จัดระเบียบข้อมูลสเปรดชีต
จัดระเบียบข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ของคุณเป็นแถวและคอลัมน์ คิดว่าแต่ละแถวเป็นระเบียนเดียว และแต่ละคอลัมน์เป็นเขตข้อมูลที่คุณจะแทรกลงในเอกสาร
- ใส่ข้อมูลทั้งหมดในแผ่นเดียว: ข้อมูลรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนต้องอยู่ในแผ่นเดียว ถ้ากระจายไปทั่วแผ่นงาน ให้รวมแผ่นงานหรือดำเนินการจดหมายเวียนหลายฉบับ นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผ่นงานมีชื่อชัดเจน เนื่องจากคุณต้องเลือกแผ่นงานที่คุณต้องการใช้โดยไม่สามารถดูได้
- สร้างแถวส่วนหัว: สร้างแถวส่วนหัวสำหรับแผ่นงานที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน แถวส่วนหัวคือแถวที่มีป้ายกำกับที่ระบุข้อมูลในเซลล์ด้านล่าง เมื่อต้องการทำให้ Excel แยกความแตกต่างระหว่างข้อมูลและป้ายชื่อได้ง่าย ให้ใช้ข้อความตัวหนา เส้นขอบของเซลล์ และการแรเงาเซลล์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแถวส่วนหัว นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวที่คุณเลือกตรงกับชื่อเขตข้อมูลผสาน ซึ่งจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
- จัดรูปแบบข้อมูลตัวเลขให้ถูกต้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขถนนและรหัสไปรษณีย์ได้รับการจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมสำหรับลักษณะที่ปรากฏเมื่อจดหมายเวียนเสร็จสมบูรณ์ การจัดรูปแบบตัวเลขไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการรวมได้
วิธีการระบุรายชื่อผู้รับจดหมายเวียน
นี่คือวิธีเชื่อมโยงเวิร์กชีต Excel ที่คุณเตรียมไว้ซึ่งมีรายชื่อส่งเมลกับเอกสาร Word ของคุณ:
-
ใน Word ให้เปิดเอกสารที่คุณจะใช้เป็นเทมเพลตจดหมายเวียนของคุณ ซึ่งอาจเป็นเอกสารใหม่หรือเอกสารที่มีอยู่ก็ได้ เลือก การส่งจดหมาย > เริ่มการรวมจดหมาย.
Image -
เลือกประเภทการผสานที่คุณต้องการเรียกใช้ ตัวเลือกของคุณคือ
- ตัวอักษร
- ข้อความอีเมล
- ซองจดหมาย
- ตัวอักษร
- ไดเรกทอรี
คุณยังสามารถใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนเพื่อสร้างจดหมายเวียนของคุณได้หากต้องการ สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะแนะนำขั้นตอนในการสร้างจดหมายเวียนด้วยตนเอง
-
จากนั้น ไปที่แท็บ Mailings และเลือก เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่.
Image - นำทางไปยังและเลือกไฟล์ Excel ที่คุณเตรียมไว้สำหรับจดหมายเวียน จากนั้นเลือก เปิด.
-
ถ้า Word เตือนคุณ ให้เลือก Sheet1$ > OK.
หาก Excel ของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์
สร้างหรือแก้ไขเอกสารจดหมายเวียน
เมื่อสเปรดชีต Excel ของคุณเชื่อมต่อกับเอกสารจดหมายเวียนที่คุณกำลังสร้างใน Word ก็ถึงเวลาแก้ไขเอกสาร Word ของคุณ
คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel ได้ในขณะนี้ หากต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ให้ปิดเอกสารใน Word ก่อนเปิดแหล่งข้อมูลใน Excel
แทรกเขตข้อมูลผสานในเอกสารของคุณ
ใน Word ให้เลือก Mailings > Insert Merge Field เพื่อดึงข้อมูลจากสเปรดชีตลงในเอกสาร เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (ชื่อ นามสกุล เมือง รัฐ หรืออื่นๆ) จากนั้นเลือก Insert.
ดูเอกสารการรวมเมล
Word ไม่ดำเนินการจัดรูปแบบจากแหล่งข้อมูลเมื่อแทรกเขตข้อมูลผสานลงในเอกสาร หากคุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ เช่น ตัวเอียง ตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ ให้ทำใน Word
เมื่อดูเอกสารพร้อมช่อง ให้เลือกลูกศรคู่ที่ทั้งสองด้านของช่องที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ เมื่อดูข้อมูลที่ผสานในเอกสาร ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการเปลี่ยน
การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบจะดำเนินการในเอกสารที่ผสานทั้งหมด ไม่ใช่แค่เอกสารผสานที่คุณเปลี่ยนเท่านั้น
ดูตัวอย่างเอกสารที่ผสาน
ในการดูตัวอย่างเอกสารที่รวมเข้าด้วยกัน ให้ไปที่ Mailings > ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ปุ่มนี้ทำงานเหมือนกับสวิตช์สลับ ดังนั้นหากคุณต้องการกลับไปดูเฉพาะฟิลด์และไม่ใช่ข้อมูลที่อยู่ในนั้น ให้กดอีกครั้ง
นำทางผ่านเอกสารที่ผสานโดยใช้ปุ่มบนแท็บการส่งจดหมาย จากซ้ายไปขวา: บันทึกครั้งแรก, บันทึกก่อนหน้า, ไปที่บันทึก,บันทึกถัดไป และ บันทึกล่าสุด.
ก่อนที่คุณจะรวมเอกสาร ดูตัวอย่างเอกสารทั้งหมด หรือให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ เพื่อยืนยันว่าทุกอย่างลงตัวแล้ว ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับเครื่องหมายวรรคตอนและการเว้นวรรครอบข้อมูลที่ผสาน
สรุปเอกสารจดหมายเวียน
เมื่อคุณพร้อมที่จะรวมเอกสาร คุณมีสองทางเลือก:
- พิมพ์เอกสาร: รวมเอกสารเข้ากับเครื่องพิมพ์ หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ เอกสารจะถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์โดยไม่มีการแก้ไขใดๆ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ เลือก Mailings> Finish & Merge > พิมพ์เอกสาร.
- แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล: หากคุณต้องการปรับแต่งเอกสารบางส่วนหรือทั้งหมด (ทางเลือกคือการเพิ่มฟิลด์บันทึกย่อในแหล่งข้อมูลสำหรับบันทึกย่อส่วนบุคคล) หรือสร้างอย่างอื่น เปลี่ยนแปลงก่อนพิมพ์ แก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ เลือก Mailings > Finish & Merge > แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล
วิธีใดก็ตามที่คุณเลือก คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบที่คุณสามารถบอกให้ Word รวมระเบียนทั้งหมด ระเบียนปัจจุบัน หรือช่วงของระเบียน เลือกบันทึกที่คุณต้องการพิมพ์ จากนั้นเลือก OK.
ถ้าคุณต้องการรวมช่วง ให้ป้อนหมายเลขเริ่มต้นและหมายเลขสุดท้ายของระเบียนที่คุณต้องการรวมในการผสาน จากนั้นเลือก OK.
