ต้องรู้
- ป้อนข้อมูลในเซลล์ในคอลัมน์และแถวเพื่อสร้างฐานข้อมูลพื้นฐาน
- หากใช้ส่วนหัว ให้ป้อนลงในเซลล์แรกในแต่ละคอลัมน์
- อย่าเว้นแถวใดๆ ว่างในฐานข้อมูล
บทความนี้อธิบายวิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel for Mac, Excel สำหรับ Android และ Excel Online
ป้อนข้อมูล
รูปแบบพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Excel คือตาราง เมื่อสร้างตารางแล้ว ให้ใช้เครื่องมือข้อมูลของ Excel เพื่อค้นหา จัดเรียง และกรองระเบียนในฐานข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ
หากต้องการติดตามบทช่วยสอนนี้ ให้ป้อนข้อมูลตามที่แสดงในภาพด้านบน
กรอกรหัสนักศึกษาด่วน
- พิมพ์ ID สองตัวแรก ST348-245 และ ST348-246 ลงในช่อง A5และ A6, ตามลำดับ
- เน้นสอง ID เพื่อเลือก
- ลากที่จับเติมไปที่เซลล์ A13.
รหัสนักศึกษาที่เหลือถูกป้อนลงในเซลล์ A6 ถึง A13 อย่างถูกต้อง
ป้อนข้อมูลให้ถูกต้อง
เมื่อทำการป้อนข้อมูล จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนข้อมูลอย่างถูกต้อง นอกเหนือจากแถวที่ 2 ระหว่างชื่อสเปรดชีตและส่วนหัวของคอลัมน์ อย่าปล่อยให้แถวว่างอื่นๆ เมื่อป้อนข้อมูลของคุณ อย่าลืมเว้นช่องว่างไว้ด้วย
ข้อผิดพลาดของข้อมูลที่เกิดจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นสาเหตุของปัญหามากมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล หากป้อนข้อมูลถูกต้องในตอนแรก โปรแกรมมีแนวโน้มที่จะให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการมากขึ้น
แถวเป็นบันทึก
ข้อมูลแต่ละแถวในฐานข้อมูลเรียกว่าระเบียน เมื่อป้อนบันทึก ให้คำนึงถึงหลักเกณฑ์เหล่านี้:
- อย่าเว้นแถวว่างในตาราง ซึ่งรวมถึงการไม่เว้นแถวว่างระหว่างส่วนหัวของคอลัมน์และแถวแรกของข้อมูล
- บันทึกต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับรายการเดียวเท่านั้น
- บันทึกต้องมีข้อมูลทั้งหมดในฐานข้อมูลเกี่ยวกับรายการนั้น ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับรายการมากกว่าหนึ่งแถว
คอลัมน์เป็นฟิลด์
ในขณะที่แถวในฐานข้อมูล Excel เรียกว่าระเบียน คอลัมน์จะเรียกว่าเขตข้อมูล แต่ละคอลัมน์ต้องมีส่วนหัวเพื่อระบุข้อมูลที่มีอยู่ในคอลัมน์ หัวข้อเหล่านี้เรียกว่าชื่อฟิลด์
- ชื่อช่องจะใช้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำหรับแต่ละระเบียนถูกป้อนในลำดับเดียวกัน
- ต้องป้อนข้อมูลในคอลัมน์โดยใช้รูปแบบเดียวกัน หากคุณเริ่มป้อนตัวเลขเป็นตัวเลข (เช่น 10 หรือ 20) ให้ป้อนต่อไป อย่าเปลี่ยนระหว่างทางและเริ่มป้อนตัวเลขเป็นคำ (เช่น สิบหรือยี่สิบ) สม่ำเสมอ
- ตารางต้องไม่มีคอลัมน์ว่าง
สร้างตาราง
เมื่อป้อนข้อมูลแล้ว สามารถแปลงเป็นตารางได้ วิธีแปลงข้อมูลเป็นตาราง:
- เน้นเซลล์ A3 ถึง E13 ในเวิร์กชีต
- เลือกแท็บ Home
- เลือก จัดรูปแบบเป็นตาราง เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือกสีน้ำเงิน ตัวเลือกรูปแบบตารางขนาดกลาง 9 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบรูปแบบเป็นตาราง
- ในขณะที่กล่องโต้ตอบเปิดอยู่ เซลล์ A3 ถึง E13 บนเวิร์กชีตจะล้อมรอบด้วยเส้นประ
- ถ้าเส้นประล้อมรอบช่วงของเซลล์ที่ถูกต้อง ให้เลือก OK ในกล่องโต้ตอบรูปแบบเป็นตาราง
- ถ้าเส้นประไม่ล้อมรอบช่วงของเซลล์ที่ถูกต้อง ให้เน้นช่วงที่ถูกต้องในเวิร์กชีตแล้วเลือก OK ในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเป็นตาราง
ลูกศรดรอปดาวน์จะถูกเพิ่มข้างชื่อฟิลด์แต่ละฟิลด์ และแถวของตารางจะถูกจัดรูปแบบเป็นสีน้ำเงินสลับกับสีอ่อน
ใช้เครื่องมือฐานข้อมูล
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลแล้ว ให้ใช้เครื่องมือที่อยู่ใต้ลูกศรแบบเลื่อนลงข้างชื่อช่องแต่ละช่องเพื่อจัดเรียงหรือกรองข้อมูลของคุณ
จัดเรียงข้อมูล
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ข้างช่องนามสกุล
- เลือก จัดเรียง A ถึง Z เพื่อจัดเรียงฐานข้อมูลตามตัวอักษร
- เมื่อเรียงแล้ว Graham J. เป็นสถิติแรกในตาราง และ Wilson R คืออันดับสุดท้าย
กรองข้อมูล
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงข้างช่องโปรแกรม
- เลือกช่องทำเครื่องหมายข้าง เลือกทั้งหมด เพื่อล้างกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด
- เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ธุรกิจ เพื่อเพิ่มเครื่องหมายในช่อง
- เลือก ตกลง.
- มีเพียงนักเรียนสองคนเท่านั้น คือ จี. ทอมป์สัน และ เอฟ. สมิธ เพราะพวกเขาเป็นนักเรียนเพียงสองคนที่ลงทะเบียนในโปรแกรมธุรกิจ
- ในการแสดงระเบียนทั้งหมด ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงข้างช่องโปรแกรม แล้วเลือก ล้างตัวกรองจาก " Program"
ขยายฐานข้อมูล
หากต้องการเพิ่มบันทึกเพิ่มเติมในฐานข้อมูลของคุณ:
- วางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือจุดเล็กๆ ที่มุมล่างขวามือของตาราง
- ตัวชี้เมาส์เปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัว
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้แล้วลากตัวชี้ลงเพื่อเพิ่มแถวว่างที่ด้านล่างของฐานข้อมูล
-
เพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ในแถวใหม่นี้:
Cell A14: ST348-255
Cell B14: Christopher
เซลล์ C14: A.
เซลล์ D14: 22
เซลล์ E14: วิทยาศาสตร์
จัดรูปแบบฐานข้อมูลให้สมบูรณ์
- ไฮไลท์เซลล์ A1 ถึง E1 ในเวิร์กชีต
- เลือก Home.
- เลือก ผสานและจัดกึ่งกลาง เพื่อจัดหัวเรื่องให้อยู่ตรงกลาง
- เลือก เติมสี เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์สีเติม
- เลือก สีน้ำเงิน เน้น 1 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังในเซลล์ A1 เป็น E1 เป็นสีน้ำเงินเข้ม
- เลือกสีแบบอักษรเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์สีแบบอักษร
- เลือก White จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีข้อความในเซลล์ A1 เป็น E1 เป็นสีขาว
- ไฮไลท์เซลล์ A2 ถึง E2 ในเวิร์กชีต
- เลือก เติมสี เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์สีเติม
- เลือก สีน้ำเงิน สำเนียง 1 ไฟแช็ก 80 จากรายการเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลังในเซลล์ A2 เป็น E2 เป็นสีน้ำเงินอ่อน
- ไฮไลท์เซลล์ A4 ถึง E14 ในเวิร์กชีต
- Select Center เพื่อจัดแนวข้อความในเซลล์ A14 ถึง E14 ให้อยู่ตรงกลาง
ฟังก์ชั่นฐานข้อมูล
Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
โดยที่ฟังก์ชัน D เป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
ประเภท: ฐานข้อมูล
ฟังก์ชันฐานข้อมูลสะดวกเมื่อใช้ Google ชีตเพื่อรักษาข้อมูลที่มีโครงสร้าง เช่น ฐานข้อมูล ฟังก์ชันฐานข้อมูลแต่ละฟังก์ชัน Dfunction จะคำนวณฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องในชุดย่อยของช่วงเซลล์ที่ถือเป็นตารางฐานข้อมูล ฟังก์ชันฐานข้อมูลรับอาร์กิวเมนต์สามตัว:
- Database_arr คือช่วง อาร์เรย์แบบฝัง หรืออาร์เรย์ที่สร้างโดยนิพจน์อาร์เรย์ มีโครงสร้างเพื่อให้แต่ละแถวหลังแถวที่ 1 เป็นระเบียนฐานข้อมูล และแต่ละคอลัมน์เป็นเขตข้อมูลฐานข้อมูล แถวที่ 1 มีป้ายกำกับสำหรับแต่ละช่อง
- Field_str|num ระบุว่าคอลัมน์ใด (ฟิลด์) ที่มีค่าที่จะหาค่าเฉลี่ย สามารถแสดงเป็นชื่อฟิลด์ (สตริงข้อความ) หรือหมายเลขคอลัมน์ โดยที่คอลัมน์ซ้ายสุดจะแสดงเป็น 1.
- Criteria_arr คือช่วง อาร์เรย์แบบฝัง หรืออาร์เรย์ที่สร้างโดยนิพจน์อาร์เรย์ มีโครงสร้างเพื่อให้แถวแรกมีชื่อฟิลด์ที่จะใช้เกณฑ์ (เกณฑ์) และแถวถัดไปมีการทดสอบตามเงื่อนไข
แถวแรกในเกณฑ์ระบุชื่อช่อง แถวอื่นๆ ในเกณฑ์แสดงถึงตัวกรอง ซึ่งเป็นชุดข้อจำกัดในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง มีการอธิบายข้อจำกัดโดยใช้สัญกรณ์ Query-by-Example และรวมค่าที่จะจับคู่หรือตัวดำเนินการเปรียบเทียบตามด้วยค่าเปรียบเทียบ ตัวอย่างของข้อจำกัดคือ: "ช็อกโกแลต", "42", ">=42" และ " 42" เซลล์ว่างหมายถึงไม่มีข้อจำกัดในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง
A ตัวกรองตรงกับแถวฐานข้อมูลหากตรงตามข้อจำกัดตัวกรองทั้งหมด (ข้อจำกัดในแถวของตัวกรอง) แถวฐานข้อมูล (เร็กคอร์ด) เป็นไปตามเกณฑ์หากมีตัวกรองอย่างน้อยหนึ่งตัวกรองที่ตรงกัน ชื่อฟิลด์อาจปรากฏขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้งในช่วงเกณฑ์เพื่ออนุญาตให้มีการจำกัดหลายรายการพร้อมกัน (เช่น อุณหภูมิ >=65 และอุณหภูมิ <=82)
DGET เป็นฟังก์ชันฐานข้อมูลเดียวที่ไม่รวมค่า DGET ส่งคืนค่าของฟิลด์ที่ระบุในอาร์กิวเมนต์ที่สอง (คล้ายกับ VLOOKUP) เฉพาะเมื่อหนึ่งเร็กคอร์ดตรงกับเกณฑ์เท่านั้น มิฉะนั้น จะส่งคืนข้อผิดพลาดที่ระบุว่าไม่มีรายการที่ตรงกันหรือตรงกันหลายรายการ
