มีหลายวิธีในการจัดเรียงข้อมูลใน Microsoft Excel เรียนรู้วิธีใช้การเรียงลำดับตามเงื่อนไขใน Excel เพื่อจัดเรียงตามสีฟอนต์ สีพื้นหลังของเซลล์ หรือสีไอคอน
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel สำหรับ Microsoft Office 365, Excel 2019, Excel 2016 และ Excel 2013 สำหรับ Windows และ Mac
เลือกช่วงที่จะจัดเรียงใน Excel
ก่อนที่จะจัดเรียงข้อมูล Excel จำเป็นต้องทราบช่วงที่แน่นอนในการจัดเรียง Excel สามารถรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องในช่วงโดยอัตโนมัติตราบใดที่ไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่างภายในพื้นที่ที่เลือก แถวและคอลัมน์ว่างระหว่างพื้นที่ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องนั้นใช้ได้จากนั้น Excel จะกำหนดว่าพื้นที่ข้อมูลมีชื่อเขตข้อมูลหรือไม่ และไม่รวมแถวเหล่านั้นจากระเบียนที่จะจัดเรียง
การอนุญาตให้ Excel เลือกช่วงที่จะจัดเรียงนั้นใช้ได้สำหรับข้อมูลจำนวนเล็กน้อย อย่างไรก็ตาม สำหรับพื้นที่ข้อมูลขนาดใหญ่ วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่วงที่ถูกต้องคือการไฮไลต์ก่อนจัดเรียง
หากต้องจัดเรียงช่วงเดียวกันซ้ำๆ วิธีที่ดีที่สุดคือการตั้งชื่อช่วง หากมีการกำหนดชื่อสำหรับช่วงที่จะเรียงลำดับ ให้พิมพ์ชื่อในกล่องชื่อ หรือเลือกจากรายการดรอปดาวน์ที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ Excel จะเน้นช่วงข้อมูลที่ถูกต้องในเวิร์กชีตโดยอัตโนมัติ
การเรียงลำดับใด ๆ ต้องใช้การเรียงลำดับ เมื่อเรียงลำดับตามค่า มีลำดับการจัดเรียงที่เป็นไปได้สองแบบ: จากน้อยไปมาก และมากไปหาน้อย อย่างไรก็ตาม เมื่อจัดเรียงตามสี จะไม่มีลำดับดังกล่าว ดังนั้น คุณต้องกำหนดลำดับการจัดเรียงสีด้วยตนเอง
วิธีจัดเรียงตามสีพื้นหลังของเซลล์ใน Excel
ในตัวอย่างด้านล่าง บันทึกของนักเรียนที่อายุไม่เกิน 20 ปีจะถูกเน้นด้วยสีแดง วิธีจัดเรียงข้อมูลตามสีพื้นหลังของเซลล์เพื่อให้รายการสีแดงปรากฏด้านบน:
-
เน้นช่วงของเซลล์ที่จะจัดเรียง (เซลล์ A2 ถึง D11 ในตัวอย่าง)
Image -
ไปที่แท็บ Home จากนั้นเลือก Sort & Filter > Custom Sort
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง จัดเรียงบน และเลือก สีเซลล์.
ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เพื่อไม่ให้แถวแรกถูกตัดออก
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง สั่งซื้อ และเลือก สีแดง.
เมื่อ Excel พบสีพื้นหลังของเซลล์ที่แตกต่างกันในข้อมูลที่เลือก จะเพิ่มสีเหล่านั้นลงในรายการดรอปดาวน์ Order ในกล่องโต้ตอบ
Image -
เลือก On Top จากรายการดรอปดาวน์ถัดจากกล่องลำดับการจัดเรียง เพื่อให้เซลล์สีแดงอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ จากนั้นเลือก ตกลง.
Image -
ทั้งสี่ระเบียนที่มีพื้นหลังสีแดงจัดกลุ่มไว้ด้วยกันที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูล
เมื่อทำงานกับการคำนวณ คุณสามารถทำให้ตัวเลขติดลบใน Excel ปรากฏเป็นสีแดงโดยค่าเริ่มต้น เพื่อช่วยให้ตัวเลขเหล่านั้นโดดเด่นยิ่งขึ้น
Image
วิธีจัดเรียงตามสีแบบอักษรใน Excel
ในตัวอย่างด้านล่าง บันทึกของนักเรียนที่ลงทะเบียนในโปรแกรมการพยาบาลจะปรากฏเป็นสีแดง และผู้ที่ลงทะเบียนในโปรแกรมวิทยาศาสตร์จะเป็นสีน้ำเงิน วิธีจัดเรียงข้อมูลตามสีแบบอักษร:
-
เน้นช่วงของเซลล์ที่จะจัดเรียง (เซลล์ A2 ถึง D11 ในตัวอย่าง)
Image - ไปที่แท็บ Home จากนั้นเลือก Sort & Filter > Custom Sort
-
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง จัดเรียงบน แล้วเลือก สีแบบอักษร.
ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เพื่อไม่ให้แถวแรกถูกตัดออก
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง สั่งซื้อ จากนั้นเลือก สีแดง.
เมื่อ Excel พบสีแบบอักษรต่างๆ ในข้อมูลที่เลือก จะเพิ่มสีเหล่านั้นลงในรายการดรอปดาวน์ Order ในกล่องโต้ตอบ
Image -
เลือก On Top จากรายการดรอปดาวน์ถัดจากช่องการเรียงลำดับเพื่อให้รายการสีแดงจะอยู่ด้านบนสุดของรายการ
Image -
เลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
Image -
ใช้การตั้งค่าเดียวกันกับระดับการจัดเรียงแรก แต่คราวนี้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง Order และเลือก Blue.
Image -
Select OK เพื่อจัดเรียงข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
Image -
ระเบียนทั้งสองที่มีสีแบบอักษรสีแดงจัดกลุ่มไว้ด้วยกันที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูล ตามด้วยระเบียนสีน้ำเงินสองระเบียน
Image
วิธีจัดเรียงตามไอคอนใน Excel
ชุดไอคอนเสนอทางเลือกให้กับตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขปกติที่เน้นที่ฟอนต์และการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเซลล์ตัวอย่างด้านล่างประกอบด้วยวันที่และอุณหภูมิที่ได้รับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยชุดไอคอนสต็อปไลท์ตามอุณหภูมิสูงสุดรายวัน
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดเรียงข้อมูลเพื่อจัดกลุ่มระเบียนที่แสดงไอคอนสีเขียวก่อน ตามด้วยไอคอนสีเหลือง และไอคอนสีแดง:
-
เน้นช่วงของเซลล์ที่จะจัดเรียง (เซลล์ A2 ถึง B31 ในตัวอย่าง)
Image - ไปที่แท็บ Home และเลือก จัดเรียง & กรอง > การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง.
-
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง คอลัมน์ จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่มีไอคอนตามเงื่อนไข (อุณหภูมิในตัวอย่าง).
เนื่องจากวิธีการทำงานของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยไอคอน คุณสามารถปล่อยให้ช่องทำเครื่องหมาย ข้อมูลของฉันมีส่วนหัว เลือกช่องทำเครื่องหมาย
Image -
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ จัดเรียงใน จากนั้นเลือก ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
Image -
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง สั่งซื้อ จากนั้นเลือก สีเขียว.
Image -
เลือก On Top จากรายการดรอปดาวน์ถัดจากช่องการเรียงลำดับ เพื่อให้รายการไอคอนสีเขียวอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
Image -
เลือก เพิ่ม เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สอง
Image -
ใช้การตั้งค่าเดียวกันกับระดับการจัดเรียงแรก แต่คราวนี้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง Order และเลือก Yellow.
Image -
Select Add เพื่อเพิ่มระดับการจัดเรียงที่สาม จากนั้นใช้การตั้งค่าเดียวกันกับสองระดับแรก แต่คราวนี้เลือก Order ลูกศรแบบเลื่อนลงแล้วเลือก แดง.
Image -
Select OK เพื่อจัดเรียงข้อมูลและปิดกล่องโต้ตอบ
Image -
ระเบียนที่มีไอคอนสีเขียวจะถูกจัดกลุ่มรวมกันที่ด้านบนสุดของช่วงข้อมูล ตามด้วยระเบียนที่มีไอคอนสีเหลือง ตามด้วยกลุ่มที่มีไอคอนสีแดง
Image
