ซื้อกลับบ้านที่สำคัญ
- คนทำงานมักจะทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุม และโอกาสที่จะเพิ่มขึ้นเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อ
- การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ได้แย่ แต่ "การทำงานหลายอย่างพร้อมกันในเชิงบวก" สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้
- แพลตฟอร์มการทำงานระยะไกลสามารถเพิ่มคุณสมบัติใหม่ที่กระตุ้นให้พนักงานทำงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
ถ้าคุณทำงานทางไกล มีโอกาสดีที่คุณจะทำงานหลายอย่างพร้อมกันในระหว่างการประชุมในสัปดาห์ที่ผ่านมา และคุณแทบจะไม่ต้องอยู่คนเดียว
กระดาษใหม่ที่ออกโดย Microsoft ทำให้ตัวเลขเป็นปัญหา ในขณะที่การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นหาได้ยากในการประชุมสั้นๆ ขนาดเล็ก แต่กลับเพิ่มขึ้นเป็นระดับเกือบสากลในการประชุมที่ใช้เวลานานกว่าหนึ่งชั่วโมง อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ข่าวร้ายทั้งหมด: บทความนี้ซึ่งเน้นที่การใช้ Microsoft Teams ได้เสนอแนะแนวทางต่างๆ ที่พนักงานอาจปรับปรุงการมุ่งเน้นของพวกเขา
"FocusAssist for Windows ได้จัดส่งไปแล้วและอาจช่วยได้มากที่นี่" Dr. Mary Czerwinski นักวิจัยพันธมิตรและผู้จัดการฝ่ายวิจัยของ Microsoft กล่าวผ่านอีเมล "การตั้งเวลาโฟกัสผ่าน Cortana เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งใน Outlook"
คนทำงานระยะไกลต้องทำอะไร
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุมมักถูกมองว่าหยาบคายหรือต่อต้าน และกระดาษพบว่าสิ่งนี้บางครั้งได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นความจริง อย่างไรก็ตาม นักวิจัยโต้แย้งประเด็นที่ซับซ้อนกว่านั้น ไม่ใช่ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันทั้งหมดจะเป็นลบ และสามารถใช้เครื่องมือเพื่อแนะนำผู้ปฏิบัติงานระยะไกลให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีได้
ผู้เข้าร่วมให้รายละเอียดเกี่ยวกับประโยชน์ของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในเชิงบวกในไดอารี่ที่ไม่ระบุชื่อ "ฉันรู้สึกหงุดหงิดน้อยลงกับการประชุมที่ไม่เป็นประโยชน์กับฉัน" คนหนึ่งกล่าว
คนอื่นบอกว่าพวกเขาชื่นชมที่เลือกให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดเมื่อจำเป็น แล้วไปโฟกัสที่อื่นเมื่อไม่จำเป็น ผู้เข้าร่วมกล่าวว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูล เช่น ไฟล์ที่เกี่ยวข้องหรือการแลกเปลี่ยนอีเมล ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
… การวิ่งมาราธอน 80 นาทีที่ส่งเสียงคร่ำครวญมีแนวโน้มที่จะส่งเสริมการทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากกว่าหกเท่า
ดร. Czerwinski กล่าวว่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่ใช้ Microsoft Teams หรือ Windows สามารถหันไปใช้ Focus Assist และ Focus Time เพื่อขจัดสิ่งรบกวนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมและจัดสรรเวลาเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานเฉพาะ กระดาษนี้สนับสนุนเครื่องมือใดๆ ก็ตามที่กีดกันเรียกร้องความสนใจจากภายนอกระหว่างการประชุม
คุณสมบัติใหม่ที่ดีกว่าในแพลตฟอร์มการทำงานระยะไกลสามารถไปได้ไกลยิ่งขึ้นเพื่อสนับสนุนการทำงานหลายอย่างพร้อมกันในเชิงบวกบทความนี้เสนอ "โหมดโฟกัส" เฉพาะการประชุมเพื่อช่วยให้พนักงานทำงานหลายอย่างพร้อมกันในลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการประชุม เช่น การเปิดอีเมลหรือไฟล์ในอินเทอร์เฟซของการประชุม แทนที่จะเป็นหน้าต่างหรือโปรแกรมอื่น สิ่งนี้จะส่งเสริมการทำงานหลายอย่างในเชิงบวกในขณะที่ขจัดสิ่งรบกวนที่พบในโปรแกรมอื่น
นักวิจัยยังแนะนำเครื่องมือกำหนดวาระที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งให้คนงานออกจากการประชุมก่อนเวลาหรือเข้าร่วมการประชุมกลางคัน หากการประชุมบางส่วนมีความเกี่ยวข้องเท่านั้น สิ่งนี้สามารถต่อสู้กับศัตรูตัวฉกาจของทุกช่วงความสนใจ: การประชุมที่ยาวนานและน่าเบื่อ
คนทำงานระยะไกลแตะต้องในการประชุมที่ยาวนาน
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นไม่ธรรมดาเมื่อรวมการประชุมทั้งหมด: ประมาณ 30% ของการประชุมเกี่ยวข้องกับการทำงานหลายอย่างทางอีเมล และประมาณ 24% เห็นว่าไฟล์ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
แต่มันเปลี่ยนไปตามระยะเวลา ไม่น่าแปลกใจเลย การประชุมที่สั้นกว่า 20 นาทีแสดงให้เห็นอินสแตนซ์ของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเพียงไม่กี่ครั้ง แต่เพิ่มความเร็วขึ้นอย่างน่าตกใจเมื่อเป็นยาสำหรับการประชุม
การประชุมที่มีความยาว 20 ถึง 40 นาทีเกือบสองเท่าที่จะส่งผู้เข้าร่วมประชุมไปแย่งงานอื่น และการวิ่งมาราธอน 80 นาทีที่ส่งเสียงคร่ำครวญนั้นมีแนวโน้มที่จะเห็นคนงานฟุ้งซ่านมากกว่าหกเท่า
ขนาดการประชุม - จำนวนผู้เข้าร่วม - ก็มีความสำคัญเช่นกัน การประชุมแบบตัวต่อตัวสนับสนุนการทำงานหลายอย่างพร้อมกันน้อยที่สุด และบุคคลที่สามแทบไม่เปลี่ยนแปลงผลลัพธ์เลย แต่การหมกมุ่นอยู่กับงานอื่นๆ มีแนวโน้มว่าจะมีใบหน้าปรากฏในแฮงเอาท์วิดีโอมากขึ้น การทำงานหลายอย่างพร้อมกันมีโอกาสมากกว่าสองเท่าในการประชุมที่มีคนตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป
ผู้เข้าร่วมรายหนึ่งให้รายละเอียดแรงจูงใจที่เกี่ยวข้อง “ในการประชุมใหญ่ เช่น ศาลากลาง ฉันมักจะหยุดและตั้งใจฟังจริงๆ เมื่อมีการพูดถึงเรื่องที่น่าสนใจ” ผู้เข้าร่วมกล่าว "เวลาที่เหลือ ดูเหมือนฉันจะไม่โฟกัสเรื่องงานเลย"
ข้อมูลยังมีผลลัพธ์ที่อ่อนแอกว่าแต่น่าประหลาดใจกว่า: การประชุมตามกำหนดการเป็นข่าวร้ายการประชุมตามกำหนดการมีแนวโน้มที่จะสนับสนุนการทำงานหลายอย่างพร้อมกันมากกว่าการประชุมเฉพาะกิจประมาณครึ่งเท่า จากการประชุมตามกำหนดการ การประชุมที่เกิดซ้ำเป็นสาเหตุให้เกิดความฟุ้งซ่านมากที่สุด
"การจัดกำหนดการและการจัดโครงสร้างการประชุมทางไกลมีความเกี่ยวข้องอย่างมากกับเวลาและขอบเขตที่ผู้คนแบ่งแยกความสนใจ" เอกสารสรุป ดังนั้น ก่อนที่คุณจะกดส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมที่มีระยะเวลาหนึ่งชั่วโมง โปรดพิจารณาใหม่ เว้นแต่คุณต้องการให้เวลาเพื่อนร่วมงานเพื่อล้างกล่องจดหมายของพวกเขา