ต้องรู้
- ขั้นตอนการอ้างข้อความอีเมลต้นฉบับในการตอบกลับและส่งต่อจะแตกต่างกันอย่างมากระหว่างบริการอีเมลต่างๆ
- บริการบางอย่าง เช่น iOS Mail ให้ผู้ใช้ไฮไลต์ข้อความและคลิก ตอบกลับ หรือ ส่งต่อ เพื่ออ้างอิงการเลือกนั้น
- บริการบางอย่างเช่น Gmail จะอ้างอิงทั้งอีเมลโดยอัตโนมัติ คุณจะต้องแก้ไขด้วยตนเองเพื่ออ้างอิงบรรทัดเฉพาะจากข้อความ
ชุดข้อความอีเมลยาวซึ่งแต่ละคำตอบจะอ้างอิงถึงความครบถ้วนของข้อความก่อนหน้าหรือข้อความต้นฉบับที่ติดตามได้ยาก ในทางกลับกัน อีเมลที่อ้างถึงข้อความก่อนหน้าโดยไม่มีเงื่อนงำว่าเกี่ยวข้องกับอะไรทำให้เสียเวลาในขณะที่คุณพยายามจำจุดเดิมของผู้ส่งเมื่อคุณตอบกลับข้อความอีเมล คุณควรอ้างอิงจากข้อความที่คุณได้รับ แต่เท่าที่จำเป็นเพื่อสร้างบริบทเท่านั้น
วิธีอ้างอีเมลในการตอบกลับของคุณ
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการอีเมลหรือแอปของคุณ คุณอาจสามารถไฮไลต์ส่วนของอีเมลที่คุณต้องการอ้างก่อนที่จะคลิกหรือแตะ ตอบกลับ หรือ ไปข้างหน้า ปุ่ม ฟิลด์อีเมลตอบกลับจะเปิดขึ้นพร้อมกับใบเสนอราคาที่ไฮไลต์อยู่ในเนื้อหาของอีเมลแล้ว เพียงเพิ่มคำตอบของคุณแล้วส่งไปตามทาง MacOS และ iOS Mail ทำงานในลักษณะนี้
ไม่มีโปรแกรมอีเมลสองโปรแกรมที่ใช้ขั้นตอนการตอบกลับเหมือนกันทุกประการ
โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม ซึ่งรวมถึง Yahoo Mail และ Gmail ไม่อนุญาตให้คุณเน้นเฉพาะส่วนที่จะอ้างอิงในการตอบกลับของคุณ คุณต้องอ้างอิงความยาวทั้งหมดของข้อความจากอีเมล จากนั้นจึงลบส่วนที่คุณไม่ต้องการจากการตอบกลับด้วยตนเอง
ในบางกรณี คุณสามารถคัดลอกส่วนของอีเมลที่คุณต้องการอ้างอิงแล้วเลือก วางเป็นใบเสนอราคา หรือคล้ายกัน หากโปรแกรมอีเมลของคุณรองรับคุณสมบัตินี้ (บางโปรแกรมรองรับ บางอย่างไม่ได้) ในเกือบทุกกรณี ข้อมูลที่ยกมาจะเว้นไว้เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำ ในโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม เนื้อหาที่เสนอราคาจะปรากฏเป็นสีอื่น
วิธีดำเนินการใบเสนอราคาในอีเมลของคุณ
มารยาทในการใช้อีเมลโดยทั่วไปจะเรียงลำดับตามส่วนของข้อความ เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและความคิดเห็นเบื้องต้น ถัดมาเป็นวัสดุที่ยกมา คำตอบของคุณสำหรับใบเสนอราคาจะปรากฏด้านล่าง
หากคุณตอบกลับมากกว่าหนึ่งจุด ให้วางส่วนหนึ่งของใบเสนอราคาในบรรทัดแล้วตอบกลับส่วนนั้นในบรรทัดต่อไปนี้เท่านั้น ถัดไป วางส่วนอื่นของอีเมลที่เสนอราคา และตอบกลับส่วนนั้นในบรรทัดต่อไปนี้ ทำซ้ำรูปแบบนี้ถ้าคุณมีคำพูดและความคิดเห็นเพิ่มเติมในการตอบกลับหรือข้อความที่ส่งต่อของคุณเป็นการเลียนแบบการสนทนาที่เป็นธรรมชาติและทำให้ผู้รับอีเมลติดตามชุดข้อความได้ง่ายขึ้น