เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนาในเซลล์ของเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก Excel มีเครื่องมือสำหรับการล็อกองค์ประกอบเวิร์กชีตบางอย่างโดยมีหรือไม่มีรหัสผ่าน
การปกป้องข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีต Excel เป็นกระบวนการสองขั้นตอน
- การล็อกหรือปลดล็อกเซลล์หรือวัตถุเฉพาะ เช่น แผนภูมิหรือกราฟิก ในเวิร์กชีต
- ใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน องค์ประกอบและข้อมูลเวิร์กชีตทั้งหมดมีความเสี่ยงที่จะเปลี่ยนแปลงจนกว่าคุณจะทำเช่นนี้
ไม่ควรสับสนในการปกป้ององค์ประกอบเวิร์กชีตกับการรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านระดับเวิร์กบุ๊ก ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดไฟล์ได้เลย
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010 และ 2007
การล็อคและปลดล็อคเซลล์
โดยค่าเริ่มต้น เซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต Excel จะถูกล็อก ซึ่งทำให้ง่ายต่อการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการจัดรูปแบบทั้งหมดในแผ่นงานเดียวโดยใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
หากต้องการปกป้องข้อมูลในทุกแผ่นงานในสมุดงาน คุณต้องใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกันทีละรายการ การปลดล็อกเซลล์เฉพาะจะอนุญาตให้ทำการเปลี่ยนแปลงเฉพาะเซลล์เหล่านี้หลังจากที่คุณใช้ตัวเลือกแผ่นงาน/สมุดงานป้องกันแล้ว
เซลล์แต่ละเซลล์สามารถล็อคหรือปลดล็อคได้โดยใช้ปุ่มสลับ ล็อคเซลล์ ตัวเลือกนี้ทำงานเหมือนกับสวิตช์ ไม่ว่าจะล็อกหรือปลดล็อกเซลล์ เนื่องจากเซลล์ทั้งหมดถูกล็อกในเวิร์กชีตในขั้นต้น การคลิก ล็อกเซลล์ จะปลดล็อกเซลล์ที่เลือกทั้งหมด
เซลล์แต่ละเซลล์ในเวิร์กชีตอาจถูกปล่อยทิ้งไว้เพื่อให้ผู้ใช้เพิ่มเนื้อหาใหม่หรือแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ได้ เซลล์ที่มีสูตรหรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ จะถูกล็อกไว้ ดังนั้นเมื่อคุณใช้ตัวเลือกแผ่นงาน/สมุดงานป้องกันแล้ว จะไม่มีใครเปลี่ยนเซลล์เหล่านี้ได้
- ตัวอย่างในเวิร์กชีต Excel เลือกเซลล์ I6 ถึง J10
- คลิกแท็บ Home
- คลิก Format ในกลุ่ม Cells เพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์
- คลิก ล็อคเซลล์ ที่ด้านล่างสุดของรายการ
- เซลล์ที่ไฮไลต์ I6 ถึง J10 ปลดล็อคแล้ว
ปลดล็อคชาร์ต กล่องข้อความ และกราฟิก
โดยค่าเริ่มต้น แผนภูมิ กล่องข้อความ และวัตถุกราฟิกทั้งหมด เช่น รูปภาพ คลิปอาร์ต รูปร่าง และ Smart Art ในเวิร์กชีตจะถูกล็อกและดังนั้นจึงมีการป้องกัน เมื่อใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
ในการปลดล็อกวัตถุเหล่านี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขได้เมื่อคุณปกป้องแผ่นงานแล้ว:
- เลือกวัตถุที่คุณต้องการปลดล็อค
-
คลิกแท็บ Format
Image คำบรรยายภาพ: ลูกศรเล็กๆ ที่ด้านขวาล่างของกล่องความสูง/ความกว้าง
-
ในกลุ่ม Size ที่ด้านขวามือของริบบอน ให้คลิกปุ่มตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ (ขนาดเล็ก ลูกศรลง บน ที่ด้านล่างขวา) ถัดจากคำว่า Size เพื่อเปิดบานหน้าต่างงานการจัดรูปแบบ (รูปแบบรูปภาพ ใน Excel 2010 และ 2007)
Image รูปภาพประกอบ: ช่องทำเครื่องหมายที่ล็อคอยู่ด้านล่างขวา
- ในหัวข้อ Properties ของบานหน้าต่างงาน ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย Locked และหากใช้งานอยู่ ให้ยกเลิกการเลือก ล็อคข้อความ กล่องกาเครื่องหมาย
ใช้ตัวเลือกแผ่นป้องกัน
ขั้นตอนที่สองในกระบวนการปกป้องทั้งเวิร์กชีต ใช้กล่องโต้ตอบป้องกันชีต ซึ่งมีชุดตัวเลือกที่กำหนดว่าองค์ประกอบใดบ้างที่ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ในสเปรดชีต
องค์ประกอบเหล่านี้ได้แก่:
- การเพิ่มรหัสผ่านเพื่อควบคุมว่าใครสามารถปิดการป้องกันเวิร์กชีตได้
- เลือกเซลล์ที่ล็อคและปลดล็อค
- กำลังแก้ไข ย้ายหรือลบข้อมูล
- กำลังเพิ่ม/ลบแถวและคอลัมน์
- ซ่อนหรือเลิกซ่อนคอลัมน์และแถว
- การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข เช่น สัญลักษณ์สกุลเงิน เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ จำนวนตำแหน่งทศนิยม ฯลฯ
- การเปลี่ยนการจัดรูปแบบเซลล์ เช่น การเปลี่ยนสีของเซลล์หรือฟอนต์ การแก้ไขการตัดข้อความ การเพิ่มและการลบเส้นขอบ และอื่นๆ
การเพิ่มรหัสผ่านที่นี่ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการเปิดเวิร์กชีตและดูเนื้อหา
หากปิดตัวเลือกที่อนุญาตให้ผู้ใช้ไฮไลต์เซลล์ที่ล็อกและปลดล็อก ผู้ใช้จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเวิร์กชีตได้ แม้ว่าจะมีเซลล์ที่ปลดล็อกแล้วก็ตาม
ตัวเลือกที่เหลือ เช่น การจัดรูปแบบเซลล์และการเรียงลำดับข้อมูล จะไม่ทำงานเหมือนกันทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หากตัวเลือก รูปแบบเซลล์ ถูกทำเครื่องหมายเมื่อคุณป้องกันแผ่นงาน เซลล์ทั้งหมดสามารถจัดรูปแบบได้
ตัวเลือก sort ในทางกลับกัน อนุญาตให้จัดเรียงเซลล์ที่ปลดล็อคก่อนที่คุณจะป้องกันแผ่นงาน
- ปลดล็อคหรือล็อคเซลล์ที่ต้องการในแผ่นงาน
- คลิกที่แท็บ Home
- คลิก Format บนริบบอนเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์
-
คลิก แผ่นป้องกัน ที่ด้านล่างของรายการเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบแผ่นป้องกัน
Image - เลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่ต้องการ
- คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและป้องกันเวิร์กชีต
การปิดการป้องกันแผ่นงาน
ง่ายต่อการยกเลิกการป้องกันเวิร์กชีต คุณจึงสามารถแก้ไขเซลล์ทั้งหมดได้
- คลิกแท็บ Home
-
คลิก Format บนริบบอนเพื่อเปิดรายการดรอปดาวน์
Image - คลิก Unprotect Sheet ที่ด้านล่างของรายการเพื่อยกเลิกการป้องกันแผ่นงาน
การไม่ปกป้องเวิร์กชีตไม่ได้เปลี่ยนสถานะของเซลล์ที่ถูกล็อกหรือปลดล็อก
