การแชร์ไฟล์เพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลเมตาของเอกสารบางประเภท (สิ่งที่ฝังอยู่ในไฟล์ซึ่งมักจะโดยที่คุณไม่ทราบ) อาจรั่วไหลทางออนไลน์ เช่น ใครทำงานในเอกสารหรือใครแสดงความคิดเห็นในเอกสาร Word มีเครื่องมือในตัวที่จะช่วยคุณค้นหาและลบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่อื่นๆ
ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Word สำหรับ Microsoft 365, Word 2019, Word 2016 และ Word สำหรับ Mac
วิธีลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากไฟล์ Word
Microsoft Word มีเครื่องมือที่เรียกว่า Document Inspector ซึ่งจะลบข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแบ่งปันกับผู้อื่น
เมื่อคุณพิมพ์เอกสารและต้องการหลีกเลี่ยงการพิมพ์ความคิดเห็น ให้ไปที่ ไฟล์ > พิมพ์ เลือก พิมพ์ หน้าทั้งหมด และล้างกล่องกาเครื่องหมาย พิมพ์มาร์กอัป
-
เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการนำข้อมูลส่วนบุคคลออก
รอจนกว่าเอกสารจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่คุณจะลบข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับผู้ใช้รายอื่น เนื่องจากชื่อที่เกี่ยวข้องกับความคิดเห็นและเวอร์ชันของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น "ผู้แต่ง" ทำให้ยากต่อการตรวจสอบว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงเอกสาร
-
เลือกแท็บ ไฟล์ และเลือก Info.
Image -
ในหัวข้อ ตรวจสอบเอกสาร เลือก ตรวจสอบปัญหา.
Image -
ในเมนูแบบเลื่อนลงที่เปิดขึ้น ให้เลือก ตรวจสอบเอกสาร หน้าต่างตัวตรวจสอบเอกสารจะเปิดขึ้น
ตัวตรวจสอบเอกสารทำงานในไฟล์ที่บันทึกไว้เท่านั้น เตือนให้คุณบันทึกงานระหว่างทำ หากคุณไม่ได้บันทึกไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง
Image -
เลือกช่องทำเครื่องหมาย คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงรายการอื่นๆ ที่คุณต้องการให้เครื่องมือตรวจสอบ เลื่อนลงเพื่อดูตัวเลือกที่มีทั้งหมด
หากสงสัย ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายทั้งหมด
Image -
เลือก ตรวจสอบ.
Image -
รอในขณะที่ตัวตรวจสอบเอกสารตรวจสอบเอกสาร
Image -
ในส่วน คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล ให้เลือก Remove All เพื่อลบเอกสารและคุณสมบัติของผู้เขียนที่เชื่อมโยงกับไฟล์นั้น เลือก Remove All ข้างผลลัพธ์อื่นๆ หากคุณต้องการลบข้อมูลอื่นๆ ที่ Document Inspector ค้นพบ
การเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถยกเลิกได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าคุณต้องการลบออกก่อนที่จะดำเนินการต่อ
Image - เมื่อคุณบันทึกเอกสารครั้งถัดไป ข้อมูลนี้จะถูกลบออก
ไม่ต้องกังวลว่า Microsoft จะสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารบนคอมพิวเตอร์ของคุณ เว้นแต่คุณจะส่งเอกสารไปยัง Microsoft พวกเขาจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลใด ๆ จากเอกสารของคุณได้
