เมื่อคุณต้องรวมเอกสารหลายฉบับแต่ไม่ต้องการจัดการกับความยุ่งยากในการรวมเอกสารด้วยตนเองและรวมการจัดรูปแบบ ทำไมไม่สร้างเอกสารหลักเพียงฉบับเดียว คุณสมบัติเอกสารหลักจัดการหมายเลขหน้า ดัชนี และสารบัญ
ขั้นตอนนี้ใช้กับ Word 2019, 2016 และ Word สำหรับ Microsoft 365
บรรทัดล่าง
ไฟล์หลักแสดงลิงก์สำหรับไฟล์ Word แต่ละไฟล์ เนื้อหาของเอกสารย่อยเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในเอกสารหลัก มีเพียงลิงก์ไปยังเอกสารย่อยเหล่านี้เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าการแก้ไขเอกสารย่อยทำได้ง่ายเพราะคุณสามารถแก้ไขได้เป็นรายบุคคลโดยไม่รบกวนเอกสารอื่นๆนอกจากนี้ การแก้ไขที่ทำในเอกสารแยกกันจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติในเอกสารหลัก แม้ว่าจะมีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนในเอกสาร คุณก็สามารถส่งส่วนต่างๆ ของเอกสารนั้นไปให้หลายๆ คนผ่านเอกสารหลักได้
วิธีสร้างเอกสารหลัก
ทำตามขั้นตอนนี้เพื่อสร้างเอกสารหลักใหม่:
- สร้างเอกสารใหม่ แล้วบันทึก - แม้ว่าจะยังว่างอยู่
- เปิดมุมมองเค้าร่างโดยเลือกเมนู ดู จากนั้น จากกลุ่มมุมมอง ให้เลือก เค้าร่าง
- เลือกตัวเลือก แสดงเอกสาร จากกลุ่มเอกสารหลัก ตัวเลือกนี้จะเพิ่มปุ่มเพิ่มเติมหลายปุ่มในกลุ่มนี้
-
เลือก Insert จากนั้นเลือกเอกสารย่อย ระบุคำเตือนแต่ละรายการที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ชื่อลักษณะที่เหมือนกันระหว่างเอกสารหลักและเอกสารย่อยจะแสดงตัวเลือกให้เปลี่ยนชื่อลักษณะในเอกสารย่อย
Image - เพิ่มเอกสารย่อยเพิ่มเติม คำสั่งมีความสำคัญ; เอกสารหลักจะแสดงเอกสารย่อยตามลำดับที่คุณเพิ่ม
เคล็ดลับสำหรับเอกสารหลัก
ใช้เอกสารหลักเพื่อจัดเตรียมกรอบโครงสร้างบางอย่างสำหรับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย - ส่วนหัวทั่วไปและสารบัญ เป็นต้น เอกสารย่อยโดยทั่วไปจะคงรูปแบบเดิมไว้ เว้นแต่คุณจะลบล้างในเอกสารหลัก
กรณีใช้งานที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารหลักน่าจะเป็นการตีพิมพ์หนังสือ แทนที่จะเป็นไฟล์ขนาดใหญ่ 1, 000 หน้าที่มีโอเปร่าอวกาศขนาดใหญ่ของคุณ ให้เขียนแต่ละบทหรือบางส่วนในไฟล์แยกกัน และย่อให้เป็นไฟล์เดียวโดยใช้เอกสารหลัก
