Microsoft Word ไม่มีตัวเลือกในการบันทึกข้อมูลแบบฟอร์มเป็นเวิร์กชีต Excel โดยตรง อย่างไรก็ตาม เมื่อทำตามขั้นตอนเพิ่มเติมเพียงไม่กี่ขั้นตอน การส่งออกข้อมูลจากแบบฟอร์ม Word ไปยัง Excel ทำได้ง่ายมาก
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel สำหรับ Mac และ Excel Online
บรรทัดล่าง
แบบฟอร์ม Word มีช่องว่างให้กรอกข้อมูลเพื่อให้กรอกข้อมูลสำคัญได้ง่าย โดยปกติแบบฟอร์มเหล่านี้จะแจกจ่ายเพื่อให้หลายคนสามารถกรอกและส่งคืนได้ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดจากแบบฟอร์มเหล่านั้นและถ่ายโอนไปยังสเปรดชีต Excel เป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองที่น่าเบื่อโชคดีที่การส่งออกข้อมูลแบบฟอร์ม Word ไปยัง Excel ทำได้ง่ายมากโดยใช้ไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
ใช้ตัวเลือกเพื่อเลือกรูปแบบที่คั่นด้วยจุลภาค
ใช้เวลาปรับเปลี่ยนเพียงเล็กน้อยในเอกสารแบบฟอร์ม Word ของคุณเพื่อบันทึกข้อมูลในแบบฟอร์มเป็นไฟล์ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (CSV) รูปแบบไฟล์นี้แยกแต่ละระเบียนของแบบฟอร์มด้วยเครื่องหมายจุลภาค ใช้ไฟล์ CSV เพื่อนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel
Microsoft Word ฉลาดพอที่จะบันทึกข้อมูลจากแบบฟอร์มลงในไฟล์ CSV เท่านั้น ไม่มีการเพิ่มข้อความพิเศษในเอกสารลงในไฟล์ CSV
เมื่อเปิดเอกสารแบบฟอร์มและกรอกข้อมูล ให้เลือก ไฟล์ > Options
- เลือก ขั้นสูง ในแผงทางด้านซ้ายของกล่องโต้ตอบตัวเลือก
- ในส่วนรักษาความถูกต้องเมื่อแชร์เอกสารนี้ ให้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก บันทึกข้อมูลแบบฟอร์มเป็นไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่น.
- กด OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Word
ณ จุดนี้ มีสองวิธีในการส่งออกข้อมูลไปยัง Excel บันทึกเอกสารหรือส่งออกข้อมูล
ใช้บันทึกเป็นเพื่อส่งออกเป็น CSV
ในการบันทึกเอกสารในรูปแบบ CSV:
- จากเมนูไฟล์ เลือก บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบบันทึกเป็นจะเปิดขึ้นพร้อมกับรูปแบบไฟล์ TXT ที่เลือกไว้แล้ว
- ตั้งชื่อไฟล์ แล้วเลือก ตกลง.
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวอย่างข้อมูลที่คุณกำลังส่งออกจากแบบฟอร์มเป็นรูปแบบ CSV
- กด OK เพื่อส่งออกข้อมูล
Word แยกข้อมูลแบบฟอร์มที่พิมพ์ลงในแบบฟอร์มเป็นไฟล์ .csv ซึ่งสามารถเปิดได้ด้วย Excel Word แทรกจุลภาคระหว่างฟิลด์ Excel ใช้เครื่องหมายจุลภาคเพื่อแยกข้อมูลออกเป็นเซลล์เฉพาะ
ใช้ส่งออกเพื่อบันทึกเป็น CSV
ในการส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV:
- เลือก ไฟล์ > ส่งออก.
- เลือก เปลี่ยนประเภทไฟล์.
- ภายใต้ประเภทไฟล์เอกสาร ให้เลือก ข้อความธรรมดา (.txt).
- เลือก บันทึกเป็น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบบันทึกเป็น
- เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ ป้อนชื่อไฟล์ แล้วเลือก บันทึก เพื่อส่งออกข้อมูล
นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงใน Excel
หลังจากส่งออกข้อมูลแบบฟอร์ม Word เป็นรูปแบบ CSV แล้ว ข้อมูลก็พร้อมที่จะนำเข้าไปยัง Microsoft Excel
หากคุณเปิดไฟล์โดยใช้ Excel คุณจะไม่เห็นไฟล์ในโฟลเดอร์ที่คุณบันทึกไว้เนื่องจากค่าเริ่มต้นของ Excel จะแสดงเฉพาะไฟล์ Excel ให้คุณเห็น
เปิดไฟล์ CSV โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสาร Excel เปล่า
-
เลือก ไฟล์ > เปิด.
- เลือก เรียกดู.
- ในรายการดรอปดาวน์ประเภทไฟล์ ให้เลือก ไฟล์ทั้งหมด (.).
- เรียกดูโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลแบบฟอร์ม Word ที่ส่งออก และเลือกไฟล์ข้อความ CSV
- เลือก เปิด.
- Excel เปิดวิซาร์ดการนำเข้าข้อความ เลือก คั่น และเลือก ถัดไป.
- ยกเลิกการเลือกกล่องกาเครื่องหมาย Tab และเลือกช่องกาเครื่องหมาย จุลภาค จากนั้นเลือก ถัดไป.
- เลือก เสร็จสิ้น.
ข้อมูลจากแบบฟอร์ม Word ของคุณปรากฏในแผ่นงาน Excel
นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงในสเปรดชีตที่มีอยู่ด้วย Excel 2019 และ 2016
หากคุณต้องการนำข้อมูลจากฟอร์มใหม่ของ Microsoft มาไว้ในสเปรดชีตเดียวกัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไฟล์ Excel ที่คุณบันทึกไว้
- สร้างแผ่นงานใหม่โดยกดสัญลักษณ์ + ที่ด้านล่างของแผ่นงานที่มีอยู่
- เลือกเซลล์ A1.
- ในเมนูข้อมูล เลือก รับข้อมูล > จากไฟล์, > จากข้อความ/CSV(ใน Microsoft 2010 หรือ 2013 ให้เลือก จากข้อความ )
- เลือกไฟล์ข้อความใหม่ที่มีข้อมูลในแบบฟอร์ม แล้วเลือก นำเข้า.
- ในตัวช่วยสร้าง ให้เลือก โหลด > โหลดไปที่.
- ใต้ คุณต้องการใส่ข้อมูลไว้ที่ใด ให้เลือก เวิร์กชีตที่มีอยู่ และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้เลือก A1 แล้ว
- กด ตกลง.
เมื่อนำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มแล้ว ให้เพิ่มข้อมูลแบบฟอร์ม Word ใหม่ลงในเวิร์กชีตหลักของคุณ:
- ใน Word ให้ไฮไลต์ทั้งแถวด้วยข้อมูลเท่านั้น
- คลิกขวาแล้วเลือก คัดลอก.
- ใน Excel เลือกแผ่นงานหลักของคุณ
- เน้นเซลล์ด้านล่างระเบียนสุดท้ายในแผ่นงาน
- คลิกขวาแล้วเลือก วาง.
นำเข้าข้อมูลแบบฟอร์มลงในสเปรดชีตที่มีอยู่ด้วย Excel 2013 และ 2010
ในการนำข้อมูลจากแบบฟอร์มใหม่ของ Microsoft มาไว้ใน Excel 2013 หรือ 2010 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดไฟล์ Excel ที่คุณบันทึกไว้
- เลือกเซลล์ในคอลัมน์แรกด้านล่างข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ
- เลือก Data > จากข้อความ.
- เลือกไฟล์ข้อความใหม่ที่มีข้อมูลในแบบฟอร์ม แล้วเลือก นำเข้า.
- ในตัวช่วยสร้าง เลือก คั่น แล้วกด ถัดไป.
- ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย Tab เลือกช่องทำเครื่องหมาย เครื่องหมายจุลภาค แล้วเลือก ถัดไป
- กด เสร็จสิ้น.
- ใต้ คุณต้องการใส่ข้อมูลที่ไหน เลือก แผ่นงานที่มีอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้แถวใหม่ไป
- กด ตกลง.
สิ่งนี้จะเพิ่มข้อมูลแบบฟอร์ม Word ใหม่ในแถวถัดไปในเวิร์กชีตหลักของคุณ
