SharePoint เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมหรือกลุ่ม ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับการสร้างไซต์ที่ใช้งานได้และทำงานร่วมกันสำหรับเพื่อนร่วมงานและเพื่อน การอัปโหลดและแชร์เอกสาร และเพิ่มวิดเจ็ตในหน้าไซต์ SharePoint
วิธีสร้างไซต์ SharePoint
คุณต้องมีบางสิ่งก่อนจึงจะสามารถสร้างไซต์ของคุณได้:
- การเข้าถึงบัญชีธุรกิจ Microsoft 365 เนื่องจาก SharePoint ไม่รวมอยู่ในบัญชีผู้ใช้ทั่วไป
- ผู้ดูแลระบบเพื่อสร้างเว็บไซต์ของคุณ หากคุณไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ ให้ขอให้ผู้ดูแลระบบสร้างเว็บไซต์ให้คุณ
ในการสร้างไซต์ SharePoint:
-
เข้าสู่ระบบ Microsoft 365 ในฐานะผู้ดูแลระบบ จากนั้นเลือก SharePoint จากเมนูแอป
Image - เลือก หน้า ในบานหน้าต่างแนวตั้งด้านซ้าย จากนั้นเลือก สร้างเว็บไซต์
-
เลือก Team Site ในกล่องโต้ตอบ
ไซต์สื่อสาร ใช้สำหรับเผยแพร่ประกาศและเนื้อหาอื่นๆ เป็นหลัก
- เลือกการออกแบบเริ่มต้นสำหรับไซต์ของคุณที่ตรงกับเนื้อหาอื่นๆ ของคุณ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถปรับเนื้อหาเริ่มต้นได้ในภายหลัง
- ป้อนรายละเอียดของเว็บไซต์ของคุณ รวมทั้งชื่อและคำอธิบาย
-
เลือก Finish เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า SharePoint ทำงานในเบื้องหลังเพื่อสร้างไซต์ และคุณจะเห็นความคืบหน้าตลอด
หลังจากตั้งค่าพื้นที่ของคุณ คุณจะมีฟังก์ชันที่พร้อมใช้งานทันทีที่แกะกล่อง ซึ่งรวมถึง:
- Conversations: กระดานข้อความส่วนตัวสำหรับกลุ่มของคุณ
- Documents: นี่คือที่ที่คุณแชร์ไฟล์ และตรวจสอบไฟล์เข้าและออก
- OneNote Notebook: เพื่อนร่วมทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกับ OneNote Notebook นี้ได้โดยการสร้างและเพิ่มเนื้อหาลงในเพจ
- Site Pages: หน้าเว็บที่กำหนดเองสำหรับทีมหรือกลุ่มของคุณ
วิธีใช้ไลบรารีเอกสาร SharePoint
การแชร์ไฟล์โดยใช้ไลบรารีเอกสารเป็นเรื่องปกติบนไซต์ SharePoint ไลบรารีเอกสารประกอบด้วยโฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณสามารถดูและแก้ไขได้ การใช้ไลบรารีเอกสาร:
-
เลือก เอกสาร ในบานหน้าต่างแนวตั้งด้านซ้าย
Image -
เลือก ใหม่ เพื่อเพิ่มรายการใหม่ เช่น โฟลเดอร์หรือไฟล์ Microsoft Office อีกวิธีหนึ่งคือ ลากและวางไฟล์อื่นๆ ลงในโฟลเดอร์ไลบรารีปัจจุบัน ไม่จำเป็นต้องเป็นไฟล์ Office
Image -
เลือกไฟล์ Microsoft Office เพื่อเปิดในแอปที่เหมาะสม การเลือกไฟล์ที่ไม่ใช่ Office จะทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งจากสามสิ่งต่อไปนี้:
- เปิดดูตัวอย่างหากอยู่ในรูปแบบที่เหมาะกับเว็บ (เช่น รูปภาพหรือ PDF)
- เปิดในแอปที่เกี่ยวข้องหากคุณใช้ Windows (Windows รู้วิธีพูดคุยกับ SharePoint)
- ดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์เพื่อให้คุณสามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง
Image -
ในขณะที่เว็บแอปสมัยใหม่อนุญาตให้คุณแก้ไขไฟล์กับเพื่อนร่วมงานไปพร้อม ๆ กัน คุณยังคงสามารถ "เช็คเอาท์" ไฟล์ใน SharePoint เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานในไฟล์ได้ในขณะที่คุณกำลังทำงานอยู่
เลือกไฟล์ที่จะเช็คเอาท์ จากนั้นเลือก เช็คเอาท์ ในรายการดรอปดาวน์ การเช็คเอาต์ไฟล์จะป้องกันไม่ให้ใครบันทึกไฟล์เวอร์ชันใหม่ในขณะที่คุณกำลังทำงานกับไฟล์นั้น ผู้ใช้รายอื่นยังสามารถดาวน์โหลดสำเนาและดำเนินการได้ แต่จะไม่สามารถสร้างเวอร์ชันใหม่ได้จนกว่าคุณจะบันทึกและกลับมาตรวจสอบใหม่อีกครั้ง
Image
วิธีสร้างหน้าไซต์ SharePoint
หน้าเว็บไซต์ของ SharePoint ให้คุณสร้างหน้าเว็บที่มีข้อความและข้อมูลกราฟิก ความแตกต่างระหว่างหน้าไซต์ SharePoint และหน้าเว็บไซต์ปกติคือ เฉพาะสมาชิกของทีม SharePoint ที่เข้าสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถดูได้ หน้าเว็บไซต์คืออินเทอร์เน็ตส่วนตัวของคุณ
ในการสร้างหน้าใหม่บนไซต์ SharePoint ของคุณ:
-
เลือก Pages ในบานหน้าต่างแนวตั้งด้านซ้าย
Image -
Select ใหม่ จากนั้นเลือกจากประเภทเพจ:
- หน้า Wiki: เพจที่มีแนวคิดของทีม นโยบาย แนวทางปฏิบัติ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และอื่นๆ ทีม SharePoint สามารถใช้หน้า Wiki เพื่อเข้าถึงลิงก์ไปยังข้อมูลบริษัททุกประเภท
- Web Part Page: เลย์เอาต์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าออกแบบมาเพื่อให้คุณแทรกแกดเจ็ตทุกประเภท รูปแบบแดชบอร์ดบนหน้าเว็บไซต์ของคุณ
- หน้าเว็บไซต์: หน้าว่างที่คุณสร้าง เริ่มต้นด้วยชื่อ
- Link: เพิ่มลิงก์ไปยังเว็บไซต์
Image -
เมื่อสร้างแล้ว หน้าจะเปิดให้คุณแก้ไข เริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อ เนื้อหาเพิ่มเติมมาในรูปแบบของ Web Part ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป
Image -
เลือก เผยแพร่ ที่ส่วนบนขวาของหน้าจอเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงของคุณปรากฏแก่เพื่อนร่วมงาน
Image - Select Pages ในบานหน้าต่างแนวตั้งด้านซ้ายเพื่อดูหน้าของคุณ
-
ในการแก้ไขหน้าที่มีอยู่ ให้เปิดหน้าและเลือก แก้ไข ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
Image
วิธีเพิ่ม Web Part ไปยังหน้า SharePoint
หนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดของ SharePoint คือฟีเจอร์ "Web Part" หรือวิดเจ็ต แม้ว่าคุณจะต้องการเพิ่มข้อความและกราฟิกเท่านั้น ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่ม web part เพื่อเก็บเนื้อหา Web part สามารถรวมสิ่งต่างๆ เช่น Newsfeeds ไดเร็กทอรีของสมาชิกในทีม หรือรายการกิจกรรมล่าสุดบนไซต์
หากคุณสร้างเพจ ต่อไปนี้คือวิธีการเพิ่ม web part ลงในเพจ:
- เลือก Pages ในบานหน้าต่างแนวตั้งด้านซ้าย จากนั้นเลือกหน้าที่จะแก้ไข แล้วเลือก Edit.
-
เลือกเครื่องหมาย plus (+) เพื่อเพิ่ม web part ลงในเพจ
Image -
เมนูป๊อปอัปแสดงรายการ web part ที่พร้อมใช้งาน เรียกดูรายการทั้งหมดหรือค้นหาด้วยคำสำคัญ เมื่อคุณเลือก web part แล้ว มันจะถูกเพิ่มลงในเพจ
Image -
กำหนดค่าเว็บพาร์ท ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่ม web part แกลเลอรีรูปภาพ ให้เลือก เพิ่มรูปภาพ เพื่อเลือกรูปภาพที่จะแสดง
Image - เลือก เผยแพร่ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงของคุณปรากฏแก่เพื่อนร่วมงาน
ในขณะที่โฮมเพจถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ มันยังคงเป็นเพจที่คุณสามารถเติมด้วย web part
การติดตั้งและใช้งานแอพงาน
สิ่งที่น่าสนใจเมื่อคุณเพิ่มแอปลงในไซต์ของคุณ แอปเป็นมากกว่าฟังก์ชันของ web part และรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น บล็อกหรือรายการที่กำหนดเอง ซึ่งสามารถเป็นฐานข้อมูลขนาดเล็กได้
เราจะมาดูที่แอป Tasks ซึ่งช่วยให้คุณตั้งค่าสิ่งที่ต้องทำสำหรับสมาชิกในทีม มอบหมายสิ่งที่ต้องทำ แล้วติดตามความสมบูรณ์ของงาน
ในการเพิ่มแอปงานไปยังไซต์ SharePoint ของคุณ:
- บนโฮมเพจของไซต์ SharePoint เลือก ใหม่ จากนั้นเลือก App.
-
เลือก Tasks.
Image -
ในเมนูด้านซ้าย เลือก เนื้อหาไซต์ เพื่อดูแอป Tasks และเริ่มการมอบหมาย
Image
ใครควรใช้ SharePoint
โดยส่วนใหญ่ ทีมองค์กรใช้ SharePoint แต่มีสถานการณ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจมากมายที่ SharePoint มีประโยชน์ เช่น:
- ทีมกีฬาสามารถใช้ปฏิทินเพื่อโพสต์ตารางการแข่งขัน และใช้ไลบรารีเอกสารเพื่อจัดเก็บวิดีโอเกมได้
- ชมรมหนังสือสามารถโพสต์ลิงก์ไปยังหนังสือของสัปดาห์หน้า ขณะที่กลุ่มเขียนสามารถวิจารณ์ ส่ง และแสดงความคิดเห็นได้
- กลุ่มอาสาสมัครที่วางแผนโครงการฟื้นฟูสามารถสร้างแผนงานและไทม์ไลน์ได้
- พื้นที่ใกล้เคียงที่ทำการลดราคาสนามสามารถโพสต์ประกาศเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมใหม่ หรือแสดงรายการและราคาในไฟล์ Excel ที่แชร์ในไลบรารีเอกสาร
สถานการณ์ข้างต้นเป็นไปได้ด้วยแอปและบริการอื่นๆ แต่ SharePoint นำทุกอย่างมารวมกันในที่เดียวด้วยอินเทอร์เฟซที่ได้รับการสนับสนุนใน Windows, macOS และ Linux
ดาวน์โหลด SharePoint ได้ที่ไหน
ดาวน์โหลดแอป SharePoint สำหรับ Android จาก Google Play หรือดาวน์โหลดแอป SharePoint สำหรับ iOS จาก App Store นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้แอป Microsoft Office เช่น Word, Excel และ PowerPoint เพื่อเปิดไฟล์ได้โดยตรงจาก SharePoint ทำให้การดาวน์โหลดและอัปโหลดทำได้รวดเร็ว
