ต้องรู้
- ลงชื่อสมัครใช้ OneDrive หากคุณยังไม่มีบัญชีที่ใช้งานอยู่
- เปิดสมุดงานแล้วเลือก แบ่งปัน > ลงชื่อเข้าใช้ ป้อนชื่อและเลือกโฟลเดอร์ OneDrive จากนั้นเลือก บันทึก เลือก แชร์ อีกครั้ง
- ใต้ ตัวเลือกการแบ่งปัน เลือก เชิญผู้คน และป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ ทำเครื่องหมาย สามารถแก้ไข เพื่อให้สิทธิ์ในการแก้ไข
ด้วยเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel ที่แชร์ คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้โดยการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล สูตร และการจัดรูปแบบจากสถานที่และอุปกรณ์ต่างๆ ต่อไปนี้คือวิธีแชร์ไฟล์ Excel ใน Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 และ Excel Online
สมัคร OneDrive
หากคุณใช้ Microsoft Office คุณอาจมีบัญชี OneDrive ที่ใช้งานอยู่ ถ้าไม่เช่นนั้น หรือหากคุณไม่แน่ใจ ให้ลงชื่อสมัครใช้ OneDrive ก่อนดำเนินการต่อ ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือ ถ้าคุณต้องการแชร์ไฟล์ Excel ที่โฮสต์บนไลบรารี SharePoint Online หรือเครือข่ายภายใน ซึ่งในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีบัญชี OneDrive
ก่อนที่คุณจะสามารถแชร์สเปรดชีตเพื่อวัตถุประสงค์ในการเขียนร่วม คุณต้องบันทึกสเปรดชีตในรูปแบบ XLSX, XLSM หรือ XLSB
วิธีแชร์ไฟล์ Excel ใน Microsoft 365 หรือ Excel 2019
การแชร์สมุดงาน Excel:
Excel เวอร์ชันที่ใหม่กว่าแทนที่ฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์ด้วยบริการที่เรียกว่าการเขียนร่วม อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันที่คล้ายกันและมีเครื่องมือขั้นสูงที่ไม่มีใน Excel เวอร์ชันเก่า
- เปิดสมุดงาน Excel ที่คุณต้องการแชร์
-
Select Share ที่มุมขวาบนของหน้าจอและใต้แถบแผ่นค้นหา
Image -
ในกล่องโต้ตอบ Share ให้เลือก ลงชื่อเข้าใช้.
Image หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณ ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 6
-
เมื่อได้รับแจ้งสำหรับข้อมูลประจำตัวบัญชี Microsoft ของคุณ ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อดำเนินการตรวจสอบสิทธิ์ให้เสร็จสิ้น
Image - เมื่อลงชื่อเข้าใช้แล้ว ให้กลับไปที่หน้าต่างหลักของ Excel แล้วเลือก แชร์ อีกครั้ง
-
ในฟิลด์ ชื่อ ป้อนชื่อสำหรับเวิร์กบุ๊กที่แชร์
Image -
เลือกเมนูดรอปดาวน์ Place เพื่อเลือกตำแหน่งที่จะแชร์ไฟล์ เช่น OneDrive ในกรณีส่วนใหญ่ นี่คือตำแหน่งที่ต้องการเว้นแต่คุณจะใช้ไลบรารี SharePoint หรือตำแหน่งเครือข่ายภายใน
Image -
เลือก บันทึก.
Image - ไฟล์ที่อัปโหลดไปยังที่เก็บที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 7 เลือก แชร์.
-
ใน ตัวเลือกการแบ่งปัน รายการป๊อปอัป ให้เลือก เชิญผู้คน.
คุณไม่จำเป็นต้องแชร์เวิร์กบุ๊กเพื่อการทำงานร่วมกัน หากคุณต้องการแชร์เวอร์ชันอ่านอย่างเดียว ให้เลือก ส่งสำเนา.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เชิญผู้คน ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กด้วย คั่นแต่ละที่อยู่อีเมลด้วยเครื่องหมายจุลภาค
Image คุณสามารถพิมพ์ชื่อจากผู้ติดต่อของคุณแทนที่อยู่อีเมล ในกรณีนี้ คุณจะได้รับแจ้งให้อนุญาตให้ Excel เข้าถึงแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้อง
- ป้อนข้อความถึงผู้รับหากต้องการ
-
ตัวเลือก Can Edit พร้อมด้วยกล่องกาเครื่องหมาย ถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นเพื่อจุดประสงค์ในการป้องกันไว้ก่อนและกำหนดว่าผู้รับไม่สามารถแก้ไขไฟล์ Excel ได้ หากต้องการลบข้อจำกัดแบบอ่านอย่างเดียวนี้ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อให้เครื่องหมายถูกปรากฏขึ้น
Image - เลือก แชร์ ผู้รับของคุณจะได้รับแจ้งว่ามีการแชร์เวิร์กบุ๊กกับพวกเขาแล้ว
วิธีแชร์ไฟล์ใน Excel Online
เช่นเดียวกับ Excel สำหรับ Microsoft 365 และ Excel 2019 Excel เวอร์ชันบนเว็บใช้ฟีเจอร์การเขียนร่วมแทนสิ่งที่เคยเรียกว่าสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน
- ไปที่ Excel Online ในเว็บเบราว์เซอร์และเปิดสมุดงานที่คุณต้องการแชร์
-
Select Share ที่มุมขวาบนของหน้าต่างเบราว์เซอร์เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบเชิญผู้คน
Image -
ในฟิลด์ To ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการแชร์เวิร์กบุ๊กด้วย โดยคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค
Image -
ในช่อง เพิ่มบันทึกย่อ ป้อนข้อความที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้รับของคุณ
Image -
เลือก ผู้รับสามารถแก้ไข.
Image -
เมนูดรอปดาวน์สองเมนูปรากฏขึ้น ตัวเลือกแรกประกอบด้วยตัวเลือกต่อไปนี้: ผู้รับสามารถแก้ไข (ค่าเริ่มต้น) และ ผู้รับสามารถดูได้เท่านั้น หากคุณเลือกอย่างหลัง ผู้รับของคุณจะได้รับเวิร์กบุ๊กที่มีข้อจำกัดแบบอ่านอย่างเดียว
Image - เมนูแบบเลื่อนลงที่สองกำหนดว่าผู้รับของคุณจำเป็นต้องมีบัญชี Microsoft เพื่อเข้าถึงเอกสารหรือไม่ เลือกตัวเลือกที่ตรงกับความต้องการของคุณ
- เลือก แชร์ ผู้รับของคุณจะได้รับแจ้งว่ามีการแชร์เวิร์กบุ๊กกับพวกเขาแล้ว
วิธีแชร์ไฟล์ใน Excel 2016
ปฏิบัติตามคำแนะนำของ Microsoft 365 เนื่องจากคุณลักษณะการเขียนร่วมและขั้นตอนจะคล้ายคลึงกัน ความแตกต่างหลักคือปุ่ม Share ซึ่งปรากฏที่มุมขวาบนและแสดงด้วยหัวและลำตัวข้างคำว่า Share.
หากต้องการ คุณสามารถใช้คุณลักษณะสมุดงานที่ใช้ร่วมกันได้ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เพิ่มตัวเลือกที่เหมาะสมลงในแถบเครื่องมือด่วนโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง
เว้นแต่คุณจำเป็นต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันเวิร์กบุ๊กที่แชร์แบบเดิม เช่น การแชร์บนเครือข่ายที่ถูกจำกัดด้วยข้อกำหนดเฉพาะ ให้ใช้การเขียนร่วมแทน
เพิ่มปุ่มเวิร์กบุ๊กที่แชร์ใน macOS
ในการเพิ่มฟังก์ชันเวิร์กบุ๊กที่แชร์ใน macOS:
- เลือก Excel > Preferences.
- ในกล่องโต้ตอบ Excel Preferences ให้เลือก Ribbon & Toolbar ซึ่งอยู่ใน Authoring ส่วน
- เลือก แถบเครื่องมือด่วน.
- ในการตั้งค่า เลือกคำสั่งจาก เลือก แท็บรีวิว.
- ในรายการตัวเลือกที่มี ให้เลือก แชร์เวิร์กบุ๊ก (ดั้งเดิม) เพื่อไฮไลต์
- เลือกวงเล็บด้านขวา (>) ข้าง แบ่งปันสมุดงาน (เดิม) ตัวเลือกเพื่อย้ายไปยังรายการที่มีป้ายกำกับ ปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วน.
- เลือก Save เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ ตอนนี้คุณสามารถเริ่มกระบวนการแชร์จากแถบเครื่องมือ Excel
เพิ่มปุ่มสมุดงานที่ใช้ร่วมกันใน Windows
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันเวิร์กบุ๊กที่แชร์ไปยัง Excel 2016 สำหรับ Windows:
- เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน.
- เลือก เลือกคำสั่งจาก เพื่อขยาย จากนั้นเลือก คำสั่งทั้งหมด.
- เลื่อนลงและเลือก แบ่งปันสมุดงาน (ดั้งเดิม) เพื่อไฮไลต์
- เลือก เพิ่ม.
- เพิ่มแต่ละคำสั่งต่อไปนี้ทีละคำสั่ง: ติดตามการเปลี่ยนแปลง (ดั้งเดิม), ปกป้องการแบ่งปัน (ดั้งเดิม),เปรียบเทียบและผสานสมุดงาน.
- หลังจากเพิ่มรายการเหล่านี้แล้ว ให้เลือก OK เพื่อกลับไปยังหน้าต่างหลักของ Excel ตอนนี้คุณสามารถเริ่มกระบวนการแชร์จากแถบเครื่องมือ Excel
