คุณมีสเปรดชีต Excel ขนาดใหญ่ที่ไม่สามารถทำหัวหรือก้อยได้
ถึงเวลาจัดระเบียบรายชื่อผู้ติดต่อของคุณลงในฐานข้อมูล Microsoft Access แล้ว ง่ายกว่าที่คุณจะจินตนาการได้มากและคุณจะพอใจกับผลลัพธ์อย่างแน่นอน บทแนะนำนี้จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการทีละขั้นตอนหากคุณไม่มีสเปรดชีตของคุณเองและต้องการทำตามบทช่วยสอน คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ Excel ตัวอย่างที่ใช้สร้างบทช่วยสอน.
สร้างฐานข้อมูล Access 2013 ใหม่
หากคุณไม่มีฐานข้อมูลที่คุณใช้เก็บข้อมูลการติดต่อ คุณอาจต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่ตั้งแต่ต้นในการดำเนินการนี้ ให้เลือก ไอคอนฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า บนหน้าจอเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Office Access คุณจะเห็นหน้าจอด้านบน ระบุชื่อฐานข้อมูลของคุณ เลือกปุ่ม สร้าง แล้วคุณจะอยู่ในธุรกิจ
เริ่มกระบวนการนำเข้า Excel
เลือก แท็บข้อมูลภายนอก ที่ด้านบนสุดของหน้าจอการเข้าถึง และดับเบิลคลิกที่ ปุ่ม Excel เพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้า Excel.
เลือกต้นทางและปลายทาง
ถัดไป คุณจะพบกับหน้าจอที่แสดงด้านบน เลือก ปุ่มเรียกดู และไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า เมื่อคุณพบไฟล์ที่ถูกต้องแล้ว ให้เลือก ปุ่มเปิด.
ที่ครึ่งล่างของหน้าจอ คุณจะเห็นตัวเลือกปลายทางการนำเข้า ในบทช่วยสอนนี้ เราสนใจที่จะแปลงสเปรดชีต Excel ที่มีอยู่เป็นฐานข้อมูล Access ใหม่ ดังนั้นเราจะเลือก นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน ตัวเลือกอื่นๆ บนหน้าจอนี้ให้คุณ:
- เชื่อมโยงฐานข้อมูลของคุณกับแผ่นงาน Excel เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานต้นทางปรากฏในฐานข้อมูล
- นำเข้าข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูลที่มีอยู่
เมื่อคุณเลือกไฟล์และตัวเลือกที่ถูกต้องแล้ว ให้เลือก OK เพื่อดำเนินการต่อ
เลือกหัวคอลัมน์
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่อง แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ถ้าแถวแรกของสเปรดชีตมีชื่อคอลัมน์สำหรับข้อมูล เช่น นามสกุล ชื่อ และที่อยู่. ซึ่งจะสั่งให้ Access ปฏิบัติต่อแถวแรกเป็นชื่อ แทนที่จะเก็บข้อมูลจริงไว้ในรายชื่อผู้ติดต่อ
เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
สร้างดัชนีที่ต้องการ
ดัชนีฐานข้อมูลเป็นกลไกภายในที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มความเร็วที่ Access สามารถค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณได้คุณสามารถใช้ดัชนีกับคอลัมน์ฐานข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ในขั้นตอนนี้ เพียงเลือกเมนูแบบเลื่อนลง จัดทำดัชนี แล้วเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม
โปรดจำไว้ว่าดัชนีจะสร้างโอเวอร์เฮดสำหรับฐานข้อมูลของคุณเป็นจำนวนมาก และจะเพิ่มปริมาณพื้นที่ดิสก์ที่ใช้ ด้วยเหตุผลนี้ คุณต้องการให้มีคอลัมน์ที่จัดทำดัชนีให้น้อยที่สุด ในฐานข้อมูลของเรา เรามักจะค้นหาด้วยนามสกุลของผู้ติดต่อของเรา ดังนั้นมาสร้างดัชนีในฟิลด์นี้กันเถอะ เราอาจมีเพื่อนที่มีนามสกุลเดียวกัน ดังนั้นเราจึงต้องการอนุญาตให้ซ้ำกันที่นี่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกคอลัมน์นามสกุลที่ส่วนล่างของหน้าต่าง แล้วเลือก ใช่ (ทำซ้ำได้) จากเมนูแบบเลื่อนลงที่จัดทำดัชนี
เลือก ถัดไป เพื่อดำเนินการต่อ
เลือกคีย์หลัก
คีย์หลักใช้เพื่อระบุระเบียนในฐานข้อมูลโดยไม่ซ้ำกัน วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการให้ Access สร้างคีย์หลักให้กับคุณเลือกตัวเลือก ให้การเข้าถึงเพิ่มคีย์หลัก แล้วกด Next เพื่อดำเนินการต่อ หากคุณสนใจที่จะเลือกคีย์หลักของคุณเอง คุณอาจต้องการอ่านบทความเกี่ยวกับคีย์ฐานข้อมูลของเรา
ตั้งชื่อโต๊ะของคุณ
คุณต้องระบุชื่อ Access เพื่ออ้างอิงตารางของคุณ ป้อนข้อมูลในช่องที่เหมาะสมและเลือกปุ่ม Finish
ดูข้อมูลของคุณ
คุณจะเห็นหน้าจอกลางที่ถามว่าคุณต้องการบันทึกขั้นตอนที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูลของคุณหรือไม่ ถ้าไม่ ให้เลือก ปิด.
จากนั้นคุณจะกลับไปที่หน้าจอฐานข้อมูลหลักที่คุณสามารถดูข้อมูลของคุณได้โดยเพียงแค่ดับเบิลคลิกที่ชื่อตารางในแผงด้านซ้าย
ยินดีด้วย คุณนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access สำเร็จแล้ว!
