ต้องรู้
- ใน Outlook ให้เลือก ไฟล์ > Info > การตั้งค่าบัญชี > การตั้งค่าบัญชี.
- ไปที่แท็บ ไฟล์ข้อมูล แล้วเลือก เพิ่ม ในกล่องโต้ตอบ ไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ ให้เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook จากนั้นเลือก OK
- ตั้งชื่อไฟล์เก็บถาวร เลือกสถานที่ และเลือก ตกลง ลากและวางทั้งโฟลเดอร์ลงในโฟลเดอร์เก็บถาวรใหม่
บทความนี้จะอธิบายวิธีทำให้ไฟล์ PST มีขนาดเล็กลงโดยเก็บถาวรอีเมลเก่าของคุณ คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010
วิธีเก็บถาวรจดหมายเก่าใน Outlook เพื่อให้ไฟล์ PST มีขนาดเล็ก
ในขณะที่เมลจำนวนมากที่คุณเก็บไว้ใน Outlook เติบโตขึ้น โดยปกติแล้ว Outlook จะใช้เวลาทำสิ่งที่คุณต้องการทำ ขีดจำกัดขนาดไฟล์ PST ปรากฏขึ้น (ไฟล์ PST หรือ "โฟลเดอร์ส่วนบุคคล" คือที่ที่ Outlook เก็บข้อมูลทั้งหมดของคุณ รวมทั้งปฏิทิน รายชื่อติดต่อ และอีเมล)
ในการสร้างที่เก็บถาวรของข้อความเก่าใน Outlook แยกจากไฟล์ PST ที่คุณใช้ทุกวัน:
- เลือก ไฟล์ และเลือก Info.
-
เลือก การตั้งค่าบัญชี และเลือก การตั้งค่าบัญชี จากเมนู หน้าต่างการตั้งค่าบัญชีจะเปิดขึ้น
Image -
เลือกแท็บ ไฟล์ข้อมูล
Image -
เลือก เพิ่ม กล่องโต้ตอบ ไฟล์ข้อมูล Outlook ใหม่ จะเปิดขึ้น
Image -
เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook แล้วเลือก ตกลง.
Image -
ป้อนชื่อสำหรับไฟล์เก็บถาวรภายใต้ ชื่อไฟล์ และเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์
Image - เลือก ตกลง แล้วปิดหน้าต่าง
ย้ายจดหมายไปยังที่เก็บถาวร
ในการเติมข้อมูล PST ที่เก็บถาวรที่สร้างขึ้นใหม่ ให้ลากและวางทั้งโฟลเดอร์ไปยังโฟลเดอร์รูทที่เพิ่งปรากฏขึ้นภายใต้ โฟลเดอร์เมล สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณมี Archive โฟลเดอร์ที่มีจดหมายทั้งหมดของปีที่แล้ว เพียงวางลงในไฟล์เก็บถาวร PST
หรือเก็บถาวรทีละรายการ:
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์รากที่ตั้งชื่อตามไฟล์ PST ที่เก็บถาวรของคุณภายใต้ โฟลเดอร์เมล.
-
เลือก โฟลเดอร์ใหม่ จากเมนู
Image -
พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก รายการจดหมายและโพสต์ ภายใต้ โฟลเดอร์มี หากคุณต้องการเก็บถาวรอีเมล สำหรับการเก็บถาวรรายการอื่นๆ เลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสม
Image - ลากและวางอีเมลแต่ละฉบับหรือกลุ่มลงในโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่
- ในการย้ายจดหมายทั้งหมดที่อยู่ก่อนหน้าวันที่กำหนดในโฟลเดอร์ (หรือโฟลเดอร์ที่ซ้อนกัน) ให้เลือก ไฟล์ > Info.
-
เลือก เครื่องมือ และเลือก ล้างกล่องจดหมาย.
Image -
เลือก เก็บถาวรอัตโนมัติ จากเมนูที่ปรากฏ
Image
ปิดไฟล์ PST ที่เก็บถาวร
หลังจากที่คุณเก็บถาวรทุกรายการแล้ว คุณสามารถปิดไฟล์ PST ใน Outlook:
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์รากของไฟล์ PST ที่เก็บถาวรของคุณภายใต้ โฟลเดอร์เมล.
-
เลือก ปิด "_" จากเมนู
Image
เข้าถึงจดหมายจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรแบบปิด
ในการดึงข้อความจากไฟล์ PST ที่เก็บถาวรที่คุณปิด:
- เลือกแท็บ ไฟล์ และเลือก เปิดและส่งออก.
-
เลือก เปิดไฟล์ข้อมูล Outlook.
Image - ไฟล์ PST และโฟลเดอร์จะปรากฏภายใต้ โฟลเดอร์เมล พร้อมสำหรับการดำเนินการ
ไฟล์ PST ขนาดเล็กเป็นไฟล์ PST ที่รวดเร็ว
มันจ่ายเพื่อให้ขนาดไฟล์ PST หลักของคุณมีขนาดเล็กและสามารถจัดการได้ คุณสามารถให้ Outlook ทำบางอย่างได้โดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติหรือแบ่งข้อความของคุณระหว่างไฟล์ PST หลายๆ ไฟล์ ซึ่งไม่ยุ่งยากและรวดเร็ว
