ต้องรู้
- Select Home > จัดเรียง & กรอง > Filter เลือกเมนูดรอปดาวน์ของส่วนหัวแล้วเลือก ตัวกรองตัวเลข หรือ ตัวกรองข้อความ เพื่อดูตัวเลือกตัวกรอง
- ลบตัวกรอง: เลือกลูกศรตัวกรองของส่วนหัวเดียวกันและเลือก ล้างตัวกรอง.
- ตัวกรองทำงานกับระเบียนหรือแถวของข้อมูลในเวิร์กชีต เงื่อนไขที่คุณกำหนดจะถูกเปรียบเทียบกับฟิลด์อย่างน้อยหนึ่งฟิลด์ในบันทึก
การกรองข้อมูลในสเปรดชีตอนุญาตให้แสดงเฉพาะข้อมูลบางอย่างเท่านั้น ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการเน้นข้อมูลเฉพาะในชุดข้อมูลหรือตารางขนาดใหญ่ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีกรองข้อมูลใน Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 และ Excel for Microsoft 365 ให้คุณเห็นวิธีการกรองข้อมูลและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
วิธีการกรองข้อมูลใน Excel
หากคุณต้องการกรองข้อมูลในสเปรดชีต Excel ให้ทำดังนี้
-
เปิดสเปรดชีตที่มีข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
Image -
ถ้าไม่แสดงแท็บหน้าแรก บนริบบิ้น ให้เลือก Home ในกลุ่ม Editing เลือก จัดเรียง & กรอง > Filter.
Image -
ตอนนี้แต่ละส่วนหัวในสเปรดชีตของคุณจะแสดงลูกศรแบบเลื่อนลงขนาดเล็ก เลือก arrow เพื่อกรองตามข้อมูลในคอลัมน์นั้น กล่องโต้ตอบการกรองจะปรากฏขึ้น
Image -
เลือก ตัวกรองตัวเลข หรือ ตัวกรองข้อความ เพื่อดูตัวเลือกสำหรับการกรองข้อมูลของคุณ
Image -
ต่อจากตัวอย่างด้านบน ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขายที่คุณต้องการเลือกพนักงานขายที่มีรายได้ประจำไตรมาสที่ 4 มากกว่า $19, 500 จากเมนูตัวเลือก ให้เลือก Greater Than
Image -
ในกล่องโต้ตอบ ตัวกรองอัตโนมัติแบบกำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบ Greater Than พิมพ์ 19, 500. เลือก ตกลง.
Image -
Excel แสดงเฉพาะระเบียนที่มีค่า Q4 มากกว่า $19, 500
หมายเหตุในคอลัมน์ตัวเลขทางด้านซ้ายสุดจะมีเส้นคู่ระหว่างหมายเลขบรรทัด ถ้าแถวของข้อมูลไม่แสดงระหว่างแถวเหล่านั้น นอกจากนี้ โปรดสังเกตว่าลูกศรลงในส่วนหัวของ Q4 จะแสดงไอคอนตัวกรองเพื่อแสดงข้อมูลกำลังถูกกรองตามข้อมูลในคอลัมน์นั้น
Image - หากคุณต้องการกรองข้อมูลด้วยวิธีอื่น ให้กลับไปที่ขั้นตอนที่ 5 แล้วเลือกตัวเลือกอื่นจากเมนู จากนั้น ปฏิบัติตามหน้าจอเพื่อกรองข้อมูลของคุณในแบบที่คุณต้องการ
-
ในการลบตัวกรอง ให้เลือกลูกศรตัวกรองเดียวกันแล้วเลือก ล้างตัวกรอง.
Image
การกรองทำงานอย่างไร
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการกรอง
ช่วยตัวเองให้ยุ่งยากด้วยการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่กรองแล้ว:
- เว้นแต่จะมีเหตุผลที่ดี อย่าบันทึกสเปรดชีตที่แชร์โดยเปิดใช้ตัวกรอง ผู้ใช้รายอื่นอาจไม่สังเกตเห็นว่าไฟล์ถูกกรอง
- ถึงแม้คุณสามารถกรองหลายคอลัมน์พร้อมกันได้ แต่ตัวกรองเหล่านี้เป็นสารเติมแต่ง ไม่ใช่เฉพาะกล่าวอีกนัยหนึ่ง การกรองรายชื่อผู้ติดต่อเพื่อแสดงให้ทุกคนในรัฐแคลิฟอร์เนียซึ่งมีอายุมากกว่า 60 ปี เป็นผู้ที่อายุเกิน 60 ปีในแคลิฟอร์เนีย ตัวกรองดังกล่าวจะไม่แสดงให้คุณเห็นคนอายุ 60 ปีหรือชาวแคลิฟอร์เนียทุกคนในสเปรดชีตของคุณ
- ตัวกรองข้อความใช้งานได้เช่นเดียวกับข้อมูลพื้นฐานที่อนุญาต ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เข้าใจผิดหรือกรองไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การกรองหาผู้ที่อาศัยอยู่ในอิลลินอยส์จะไม่จับบันทึกสำหรับผู้ที่อาศัยอยู่ใน "IL" หรือใน "Ilinois" ที่สะกดผิด
ใช้ความระมัดระวังเมื่อจัดเรียงข้อมูลที่กรอง การเรียงลำดับข้อมูลที่กรองบางส่วนอาจทำให้เกิดการปรับโครงสร้างไฟล์ข้อมูล ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาเพิ่มเติม ถ้าคุณต้องจัดเรียงชุดข้อมูลที่กรองแล้ว ให้คัดลอกข้อมูลที่กรองแล้วไปยังแผ่นงานใหม่แล้วจัดเรียง
