สิ่งที่ควรทราบ
- สร้างเอกสารที่มีข้อความที่จะลิงก์และบันทึก คัดลอกข้อความที่คุณต้องการลิงก์ไป
- วางเคอร์เซอร์ในเอกสารใหม่ ไปที่ Home > วางแบบพิเศษ > วางลิงก์ > ข้อความที่จัดรูปแบบ (RTF) . กด ตกลง.
บทความนี้อธิบายวิธีเชื่อมโยงข้อความจากเอกสาร Microsoft Word หนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่ง คำแนะนำในบทความนี้ใช้ได้กับ Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 และ Word 2010
วิธีแทรกลิงก์ข้อความใน Word
ใช้ลิงก์ข้อความเพื่อแทนที่ข้อความในเอกสาร Word หลายฉบับพร้อมกัน ลิงก์ข้อความมีประโยชน์เมื่อคุณแทรกบล็อกข้อความเดียวกันในเอกสารหลายฉบับ และข้อความนี้จะต้องได้รับการอัปเดตในบางจุด
- ในเอกสาร Microsoft Word ใหม่ ให้ป้อนข้อความที่คุณจะลิงก์ไปจากเอกสารอื่นๆ จัดรูปแบบตามที่คุณต้องการให้ปรากฏในเอกสาร ตัวอย่างเช่น เอกสารนี้อาจมีที่อยู่ 20 แห่งหรือข้อมูลติดต่อของพนักงานจ้างใหม่
-
บันทึกไฟล์เพื่อสร้างลิงก์ บันทึกไฟล์ไปยังตำแหน่งใดก็ได้และจดบันทึกตำแหน่งนี้
หากคุณย้ายไฟล์ที่มีข้อความ ให้แทรกลิงก์ที่อัปเดตไปยังข้อความในเอกสารที่เชื่อมโยงทั้งหมด
- เน้นข้อความที่คุณต้องการเชื่อมโยง
-
คลิกขวาหรือแตะข้อความที่เลือกค้างไว้ จากนั้นเลือก คัดลอก.
หากต้องการใช้แป้นพิมพ์ ให้กด Ctrl+C บนพีซีหรือ Command+C บน Mac
Image -
ในเอกสารที่จะมีข้อความที่เชื่อมโยง วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อความที่เชื่อมโยงไป
ตำแหน่งของข้อความที่เชื่อมโยงสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง เช่นเดียวกับการย้ายข้อความใดๆ
-
ไปที่แท็บ Home เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง วาง และเลือก วางแบบพิเศษ.
Image - ในกล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ ให้เลือก วางลิงก์.
-
หากต้องการวางข้อความที่เชื่อมโยงตามที่ปรากฏในเอกสารต้นฉบับ ให้เลือก ข้อความที่จัดรูปแบบ (RTF).
Image - เลือก ตกลง.
- ทำซ้ำขั้นตอนนี้กี่ครั้งก็ได้ตามที่คุณต้องการสำหรับเอกสารแต่ละฉบับที่คุณต้องการลิงก์ไปยังข้อความต้นฉบับ
ทำความเข้าใจการเชื่อมโยง
การเชื่อมโยงจะมีประโยชน์หากข้อความเหมือนกันในเอกสารทั้งหมด และเมื่อจำเป็นต้องอัปเดตข้อความ นี่เป็นสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงมาก แต่สามารถประหยัดเวลาได้มาก
ตัวอย่างเช่น เอกสาร Microsoft Word 20 ฉบับที่ตั้งค่าให้พิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่ 20 แผ่น และแต่ละหน้ามีป้ายชื่อหลายสิบป้าย หากจำเป็นต้องอัปเดตที่อยู่ในเอกสาร Word ทั้ง 20 ฉบับในอนาคต อย่าอัปเดตแต่ละเอกสารด้วยตนเอง ให้สร้างเอกสารแยกต่างหากที่แสดงที่อยู่แทน จากนั้น เชื่อมโยงเอกสาร 20 ฉบับกับที่อยู่หน้าเดียว เพื่อที่ว่าเมื่อคุณอัปเดตที่อยู่ เอกสารใดๆ ที่เชื่อมโยงไปจะถูกอัปเดตด้วย
การลิงก์ข้อความประเภทนี้ไม่เหมือนกับไฮเปอร์ลิงก์ที่เปิดหน้าเว็บหรือไฟล์อื่นๆ เมื่อคลิก
อีกตัวอย่างหนึ่งคือเมื่อเอกสาร Word หลายฉบับมีชื่อและข้อมูลติดต่อของพนักงานที่เพิ่งได้รับการว่าจ้าง และเอกสารเหล่านี้จะถูกมอบให้แก่พนักงานใหม่แต่ละคนแทนที่จะพิมพ์ข้อมูลนี้ในแต่ละเอกสาร ให้แทรกลิงก์ไปยังเอกสารที่มีข้อมูลของพนักงาน วิธีนี้จะทำให้ข้อมูลติดต่อของพวกเขาถูกต้องและจัดรูปแบบเหมือนกันในแต่ละเอกสาร
