ต้องรู้
- เลือกผู้ติดต่อเพื่อเพิ่มในรายการและไปที่ Home > จัดหมวดหมู่ > ทุกหมวดหมู่> ใหม่ > ตั้งชื่อรายการ
- หากต้องการเพิ่มผู้ติดต่อในรายการ เลือกผู้ติดต่อและเลือก Home > จัดหมวดหมู่ > หมวดหมู่รายการ > ตกลง.
บทความนี้อธิบายวิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายที่มีหมวดหมู่และส่งอีเมลถึงพวกเขาใน Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 และ 2007
ใช้หมวดหมู่ผู้ติดต่อเป็นรายการแจกจ่ายใน Outlook
ในการสร้างการแจกจ่ายหรือรายชื่อส่งเมลที่มีหมวดหมู่ใน Outlook สำหรับ Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 และ 2010:
-
ใน Outlook ให้เลือก คน หรือ กด Ctrl+3.
Image -
เน้นผู้ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มไปยังรายชื่อการแจกจ่าย หากต้องการไฮไลต์รายการที่ต่อเนื่องกันหลายรายการ ให้กด Ctrl และเลือกผู้ติดต่อ หากต้องการเลือกช่วง ให้กด Shift จากนั้นเลือกผู้ติดต่อรายแรกและรายสุดท้ายในช่วงนั้น
ในการเพิ่มบุคคลที่ไม่อยู่ในรายชื่อติดต่อ Outlook ของคุณ ให้กด Ctrl+N เพื่อสร้างที่ติดต่อใหม่
-
ไปที่แท็บ Home
Image -
ในกลุ่ม Tags เลือก จัดหมวดหมู่.
Image -
เลือก ทุกหมวด.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ หมวดหมู่สี ให้เลือก ใหม่.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มหมวดหมู่ใหม่ ให้ป้อนชื่อสำหรับรายชื่อการแจกจ่าย
Image - เลือกลูกศรดรอปดาวน์ สี และเลือก ไม่มี หรือกำหนดสี
-
เลือก ตกลง.
Image - ในกล่องโต้ตอบ หมวดหมู่สี ให้ตรวจสอบว่าได้เลือกหมวดหมู่ใหม่แล้ว
- เลือก ตกลง.
เพิ่มสมาชิกในรายการแจกจ่าย
หากต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่ในรายการแจกจ่ายเมื่อใดก็ได้:
- ไปที่ คน.
-
เน้นผู้ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มในรายการ
Image - ไปที่แท็บ Home
- ในกลุ่ม Tags เลือก จัดหมวดหมู่.
-
เลือกหมวดหมู่ของรายการ
Image - หากหมวดหมู่ไม่ปรากฏในเมนู ให้เลือก หมวดหมู่ทั้งหมด เลือกช่องทำเครื่องหมายหมวดหมู่ของรายการ จากนั้นเลือก ตกลง
ส่งข้อความไปยังรายการจัดจำหน่ายตามหมวดหมู่ของคุณ
เขียนข้อความใหม่หรือเรียกประชุมสมาชิกทุกคนในรายการแจกจ่ายหมวดหมู่:
-
ไปที่ คน.
Image -
เลือก ค้นหาผู้ติดต่อ หรือกด Ctrl+E.
Image - ไปที่แท็บ ค้นหา
-
ในกลุ่ม ปรับแต่ง เลือก จัดหมวดหมู่.
Image -
เลือกหมวดหมู่ที่ต้องการ
Image - ไปที่แท็บ Home
-
ในกลุ่ม Actions เลือก Mail Merge.
Image - ในกล่องโต้ตอบ Mail Merge Contacts ให้เลือก ผู้ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน
- เลือก ประเภทเอกสาร ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก แบบฟอร์มจดหมาย.
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ รวมเป็น แล้วเลือก อีเมล.
-
ในกล่องข้อความ หัวเรื่องข้อความ ป้อนหัวเรื่องของอีเมล
Image - เลือก ตกลง.
-
เขียนข้อความอีเมลใน Word ไปที่แท็บ Mailing เพื่อใช้เครื่องมือในกลุ่ม เขียน & แทรกช่อง เพื่อปรับแต่งคำทักทายสำหรับผู้รับแต่ละคนและแทรกฟิลด์สมุดที่อยู่อื่น เลือก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดูฟิลด์และกฎของคุณในอีเมลสำหรับผู้รับแต่ละคน
Image -
เลือก เสร็จสิ้น & รวม > ส่งข้อความอีเมล.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ ผสานไปยังอีเมล ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ To และเลือก อีเมล.
Image - เลือกลูกศรดรอปดาวน์ รูปแบบเมล และเลือก ข้อความธรรมดา หรือ HTML.
- ใน ส่งบันทึก เลือก ทั้งหมด.
- เลือก ตกลง.
- หากได้รับแจ้ง ให้เลือก Allow.
ใช้หมวดหมู่ผู้ติดต่อเป็นรายการแจกจ่ายใน Outlook 2007
ในการสร้างการแจกจ่ายหรือรายชื่อผู้รับจดหมายพร้อมหมวดหมู่ใน Outlook 2007:
- ไปที่ ติดต่อ.
-
เน้นผู้ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มไปยังรายชื่อการแจกจ่ายใหม่ของคุณ
หากต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่ในภายหลัง ให้กำหนดหมวดหมู่ที่เหมาะสมเป็นรายบุคคล
- เลือกปุ่มแถบเครื่องมือ จัดหมวดหมู่ หรือเลือก Actions > Categorize จากเมนู
- เลือก ทุกหมวด.
- เลือก ใหม่.
- ป้อนชื่อรายการแจกจ่าย
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ สี และเลือก ไม่มี.
- เลือก ตกลง.
- ตรวจสอบว่าหมวดหมู่ใหม่ถูกตรวจสอบและเลือก ตกลง.
ส่งข้อความไปยังรายการแจกจ่ายหมวดหมู่ของคุณใน Outlook 2007
ในการเขียนข้อความใหม่หรือการเรียกประชุมถึงสมาชิกทั้งหมดในรายชื่อการแจกจ่ายแบบแบ่งประเภท:
- ไปที่ ติดต่อ.
- เลือก ดู > มุมมองปัจจุบัน > ตามประเภท.
- เลือกหัวข้อของหมวดหมู่รายการที่ต้องการ
- เลือก Actions > Create > ข้อความใหม่ในการติดต่อ หรือ การดำเนินการ > Create > คำขอการประชุมใหม่ในการติดต่อ.
- Select OK หาก Outlook แจ้งให้คุณทราบว่าการดำเนินการของคุณจะมีผลกับรายการทั้งหมดในกลุ่ม
-
เลือกช่อง To หรือช่อง Bcc สำหรับข้อความรายการ ให้พิจารณาเพิ่มที่อยู่ในช่องสำเนาลับเพื่อหลีกเลี่ยงการเปิดเผยที่อยู่ของผู้ติดต่อทุกคน
หากผู้ติดต่อมีที่อยู่อีเมลหลายที่อยู่ Outlook จะเพิ่มแต่ละที่อยู่ ลบที่อยู่ที่ไม่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลซ้ำไปยังผู้ติดต่อของคุณ
- ในช่อง To ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของคุณ
- เขียนข้อความหรือเรียกประชุม
- ส่งข้อความ
