ต้องรู้
- Select เริ่มการรวมเมล และเลือกประเภทของเอกสารที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นเลือก เลือกผู้รับ เพื่อเลือกผู้ที่จะได้รับ
- Select แทรกฟิลด์ผสาน และเพิ่มฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ เลือก Finish & Merge เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
- หรือใช้ ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการสร้างเอกสารที่ผสาน
การใช้ Mail Merge ใน Microsoft Word ทุกรุ่นจะผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลกับเอกสารของคุณ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับจดหมาย แค็ตตาล็อก ฉลาก และอื่นๆ ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้นใช้งานฟีเจอร์การประหยัดเวลา
วิธีการรวมจดหมายใน Word
ใน Word เวอร์ชันปัจจุบันทั้งหมด ตัวเลือก Mail Merge บนแท็บ Mailings ของ ribbon จะช่วยคุณในการสร้างจดหมายเวียน
สร้างจดหมายตั้งแต่เริ่มต้นหรือเปิดจดหมายที่มีอยู่ก่อนเริ่ม
-
Select เริ่ม Mail Merge บน Ribbon ของ Mailings แล้วเลือกประเภทของเอกสารที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกตัวอักษร ซองจดหมาย หรือป้ายชื่อ หรือเลือก ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน สำหรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการสร้างเอกสารของคุณ
Image -
เลือก เลือกผู้รับ บนริบบิ้นการส่งจดหมายเพื่อเพิ่มผู้รับไปยังการส่งจดหมายคุณสามารถเลือกที่จะสร้างฐานข้อมูลใหม่ของผู้รับได้ คุณยังสามารถเลือกใช้รายการที่มีอยู่หรือที่ติดต่อ Outlook
Image -
ในกล่องผู้รับจดหมายเวียน ใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายเวียน เลือก ตกลง เมื่อรายการของคุณพร้อม
Image -
เลือก แทรกฟิลด์ผสาน บนริบบิ้นการส่งจดหมาย เลือกฟิลด์แรกที่คุณต้องการเพิ่ม ชื่อฟิลด์จะปรากฏในตำแหน่งที่คุณมีเคอร์เซอร์อยู่ในเอกสารของคุณ ทำซ้ำ โดยแทรกแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องการรวม หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือก เช่น Address Block หรือ Greeting Line
คุณสามารถแก้ไขและจัดรูปแบบข้อความรอบฟิลด์ได้ รูปแบบที่ใช้กับฟิลด์จะถูกโอนไปยังเอกสารที่เสร็จแล้วของคุณ คุณสามารถเพิ่มช่องในจดหมายของคุณต่อไปได้
Image -
ก่อนที่คุณจะพิมพ์จดหมาย คุณควรตรวจทานจดหมายเพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้ใส่ใจกับการเว้นวรรคและเครื่องหมายวรรคตอนรอบฟิลด์ คุณจะต้องแน่ใจว่าได้แทรกฟิลด์ที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้อง
ในการดูตัวอย่างตัวอักษร ให้เลือก ดูตัวอย่างผลลัพธ์ บนริบบิ้นการส่งจดหมาย ใช้ลูกศรเพื่อเลื่อนดูเอกสาร
Image -
คุณอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดในข้อมูลของหนึ่งในเอกสารของคุณ คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลนี้ในเอกสารผสาน คุณจะต้องแก้ไขในแหล่งข้อมูลแทน
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับ บนริบบิ้นการส่งจดหมาย ในกล่องที่เปิดขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลสำหรับผู้รับคนใดก็ได้ คุณยังสามารถจำกัดผู้รับ ยกเลิกการเลือกช่องข้างชื่อผู้รับเพื่อละเว้นจากการดำเนินการผสานและเลือกตกลง
Image -
หลังจากที่คุณตรวจทานเอกสารของคุณแล้ว คุณก็พร้อมที่จะสรุปเอกสารด้วยการผสานให้เสร็จสิ้นเลือกปุ่ม Finish & Merge บนริบบอนการส่งจดหมาย คุณสามารถเลือกแก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ พิมพ์จดหมาย หรือส่งอีเมลได้ หากคุณเลือกที่จะพิมพ์หรือส่งอีเมลจดหมายของคุณ ข้อความแจ้งจะขอให้คุณป้อนช่วง คุณสามารถเลือกพิมพ์ทั้งหมด หนึ่งหรือชุดของตัวอักษรที่อยู่ติดกัน Word จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนของแต่ละรายการ
Image
