แบบฟอร์มข้อมูล Excel เป็นวิธีที่สะดวกในการป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูล Excel และดูแถวข้อมูลในเวิร์กชีตโดยไม่ต้องเลื่อนผ่านแผ่นงาน แบบฟอร์มข้อมูลแสดงรายการส่วนหัวของคอลัมน์ในสเปรดชีตเพื่อให้สามารถดูข้อมูลทั้งแถวได้ในคราวเดียว แบบฟอร์มข้อมูลยังใช้เพื่อค้นหาเรกคอร์ดและแก้ไขเรกคอร์ดที่มีอยู่
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010; และ Excel สำหรับ Microsoft 365
เพิ่มไอคอนแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลลงในแถบเครื่องมือด่วน
ขั้นตอนแรกในการใช้แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลคือการเพิ่มไอคอนแบบฟอร์มลงในแถบเครื่องมือด่วน นี่เป็นการดำเนินการครั้งเดียว เมื่อเพิ่มแล้ว ไอคอนแบบฟอร์มจะยังคงอยู่ในแถบเครื่องมือด่วน
แถบเครื่องมือด่วนใช้สำหรับจัดเก็บทางลัดไปยังฟีเจอร์ที่ใช้บ่อยใน Excel นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถเพิ่มทางลัดไปยังฟีเจอร์ของ Excel ที่ไม่มีอยู่บน Ribbon
ในการเพิ่มไอคอนแบบฟอร์มไปยังแถบเครื่องมือด่วน:
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วน ลูกศรแบบเลื่อนลง
-
เลือก คำสั่งเพิ่มเติม.
Image - ในกล่องโต้ตอบ Excel Options ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกแท็บ Quick Access Toolbar
- เลือก เลือกคำสั่งจาก ลูกศรแบบเลื่อนลงและเลือก คำสั่งทั้งหมด.
-
เลื่อนดูรายการคำสั่งตามลำดับตัวอักษรและเลือก แบบฟอร์ม.
Image - เลือก เพิ่ม.
-
เลือก OK เพื่อเพิ่ม แบบฟอร์ม ปุ่มใน แถบเครื่องมือการเข้าถึงด่วน.
Image - คุณจะพบปุ่ม Form ที่ด้านขวาสุดของ Quick Access Toolbar.
เพิ่มชื่อช่องฐานข้อมูล
แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลเป็นหนึ่งในเครื่องมือข้อมูลในตัวของ Excel ในการใช้แบบฟอร์ม ให้ระบุส่วนหัวของคอลัมน์ที่จะใช้ในฐานข้อมูลของคุณ คลิกไอคอนแบบฟอร์ม แล้ว Excel จะจัดการส่วนที่เหลือเอง
วิธีที่ง่ายที่สุดในการเพิ่มชื่อฟิลด์ลงในแบบฟอร์มคือการพิมพ์ลงในเซลล์ของเวิร์กชีต แบบฟอร์มสามารถมีส่วนหัวคอลัมน์ได้ถึง 32 คอลัมน์
หากต้องการทำตามบทช่วยสอนนี้ ให้เปิดเวิร์กชีต Excel เปล่าและป้อนข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ลงในเซลล์ A1 ถึง E1 ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง:
เปิดแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล
หลังจากที่แผ่นงานของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์แล้ว ก็ถึงเวลาเปิดแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล
- เลือกเซลล์ A2 เพื่อให้เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่
-
ไปที่ แถบเครื่องมือด่วน แล้วเลือก แบบฟอร์ม.
Image -
ในกล่องโต้ตอบคำเตือน ให้เลือก ตกลง.
Image -
แบบฟอร์มที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ทั้งหมดปรากฏบนหน้าจอ
Image - ตอนนี้คุณก็พร้อมใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลแล้ว
เพิ่มบันทึกข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม
การเพิ่มบันทึกลงในเวิร์กชีตเป็นเพียงเรื่องของการพิมพ์ข้อมูลในช่องแบบฟอร์มที่ถูกต้อง
เพิ่มระเบียนแรกลงในเวิร์กชีตโดยป้อนข้อมูลลงในช่องแบบฟอร์มถัดจากหัวข้อที่ถูกต้อง:
- StudentID: SA267-567
- นามสกุล: โจนส์
- Initial: B.
- อายุ: 21
- โปรแกรม: ภาษา
กด tab เพื่อย้ายจากช่องหนึ่งไปอีกช่องหนึ่ง เลือก New เพื่อเพิ่มเรกคอร์ดในเวิร์กชีตและล้างฟิลด์สำหรับเรกคอร์ดที่สอง
เพิ่มระเบียนที่สองในแผ่นงาน:
- StudentID: SA267-211
- นามสกุล: วิลเลียมส์
- Initial: J.
- อายุ: 19
- โปรแกรม: วิทยาศาสตร์
เลือก ใหม่ เมื่อคุณเพิ่มบันทึกเสร็จแล้ว
เมื่อป้อนข้อมูลที่คล้ายกัน เช่น หมายเลขประจำตัวนักเรียน (เฉพาะตัวเลขหลังเครื่องหมายขีด) ให้ใช้การคัดลอกและวางเพื่อเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูล
หากต้องการเพิ่มระเบียนที่เหลือในฐานข้อมูลบทช่วยสอน ให้ใช้แบบฟอร์มเพื่อป้อนข้อมูลที่แสดงในภาพด้านล่างลงในเซลล์ A4 ถึง E11.
ใช้เครื่องมือข้อมูลของแบบฟอร์ม
เมื่อมีการเพิ่มระเบียนลงในเวิร์กชีต การรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญ ให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและเกี่ยวข้องอยู่เสมอโดยแก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูล อัปเดตระเบียน ลบระเบียนที่ล้าสมัย และลบระเบียนที่ซ้ำกัน
แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลประกอบด้วยเครื่องมือหลายอย่างที่ช่วยให้ค้นหา แก้ไข และลบบันทึกจากฐานข้อมูลได้ง่าย เครื่องมือเหล่านี้อยู่ทางด้านขวาของแบบฟอร์มและรวมถึง:
- Find Prev and Find Next: เลื่อนไปข้างหน้าและย้อนกลับผ่านแผ่นงานทีละระเบียน
- Delete: ลบบันทึกออกจากเวิร์กชีต
- Restore: เลิกทำการเปลี่ยนแปลงในบันทึก การคืนค่าทำงานเมื่อมีการแสดงเรกคอร์ดในแบบฟอร์ม เมื่อมีการเข้าถึงเรกคอร์ดอื่นหรือปิดฟอร์ม การคืนค่าจะไม่ทำงาน
- Criteria: ค้นหาแผ่นงานสำหรับเรกคอร์ดตามเกณฑ์เฉพาะ เช่น ชื่อ อายุ หรือโปรแกรม
ค้นหาระเบียนโดยใช้ชื่อช่องเดียว
ต่อไปนี้คือวิธีใช้แบบฟอร์มป้อนข้อมูลเพื่อค้นหาระเบียนในฐานข้อมูลโดยใช้ส่วนหัวของคอลัมน์เดียว เช่น นามสกุล อายุ หรือโปรแกรม
-
ในแบบฟอร์มการป้อนข้อมูล เลือก เกณฑ์.
Image เมื่อคุณเลือก Criteria ฟิลด์แบบฟอร์มจะถูกล้างออกจากแบบฟอร์ม ไม่มีการลบระเบียนออกจากเวิร์กชีต
- วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ Program แล้วพิมพ์ Arts เพื่อค้นหานักเรียนทุกคนที่ลงทะเบียนในโปรแกรมศิลปะ
-
เลือก ค้นหาถัดไป
Image -
ข้อมูลสำหรับบันทึกแรกที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาปรากฏในแบบฟอร์ม
Image ในการเปลี่ยนแปลงบันทึก ให้ลบข้อความที่มีอยู่แล้วป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง
- Select Find Next เพื่อแสดงบันทึกเพิ่มเติมที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา
ค้นหาบันทึกโดยใช้ชื่อฟิลด์หลายชื่อ
แบบฟอร์มนี้ยังสามารถใช้ในการค้นหาบันทึกโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ เช่น ค้นหานักเรียนที่อายุ 18 ปี และลงทะเบียนเรียนในโปรแกรมศิลปะ เฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์ทั้งสองที่แสดงในแบบฟอร์ม
- เลือก เกณฑ์.
- วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ Age แล้วพิมพ์ 18.
-
วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ Program แล้วพิมพ์ Arts.
Image - เลือก ค้นหาถัดไป.
- ข้อมูลสำหรับบันทึกแรกที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาปรากฏในแบบฟอร์ม
- Select Find Next เพื่อแสดงบันทึกเพิ่มเติมที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหา
