การเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ทำให้คุณสามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ กับเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะที่คุณตั้งค่าไว้ การตั้งค่าเงื่อนไขดังกล่าวสามารถช่วยจัดระเบียบสเปรดชีตของคุณและทำให้สแกนง่ายขึ้น ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่ การเปลี่ยนสีฟอนต์และพื้นหลัง สไตล์ฟอนต์ เส้นขอบของเซลล์ และการเพิ่มการจัดรูปแบบตัวเลขลงในข้อมูล
Excel มีตัวเลือกในตัวสำหรับเงื่อนไขที่ใช้กันทั่วไป เช่น การค้นหาตัวเลขที่มากกว่าหรือน้อยกว่าค่าใดค่าหนึ่ง หรือการค้นหาตัวเลขที่สูงกว่าหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย นอกจากตัวเลือกที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเหล่านี้แล้ว คุณยังสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขแบบกำหนดเองได้โดยใช้สูตรของ Excel
คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010 และ Excel สำหรับ Microsoft 365
การใช้หลายเงื่อนไขใน Excel
คุณสามารถใช้กฎมากกว่าหนึ่งข้อกับข้อมูลเดียวกันเพื่อทดสอบเงื่อนไขที่ต่างกัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลงบประมาณอาจมีการตั้งค่าเงื่อนไขที่ใช้การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเมื่อการใช้จ่ายถึงระดับที่กำหนด เช่น 50%, 75% และ 100% ของงบประมาณทั้งหมด
ในสถานการณ์เช่นนี้ ขั้นแรก Excel จะกำหนดว่ากฎต่างๆ ขัดแย้งกันหรือไม่ และหากเป็นเช่นนั้น โปรแกรมจะปฏิบัติตามลำดับความสำคัญที่กำหนดไว้เพื่อกำหนดกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่จะใช้กับข้อมูล
การค้นหาข้อมูลที่เกิน 25% และเพิ่มขึ้น 50%
ในตัวอย่างต่อไปนี้ กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดเองสองกฎจะถูกนำไปใช้กับช่วงของ เซลล์ B2 ถึง B5.
- กฎข้อแรกจะตรวจสอบว่าข้อมูลใน cells A2:A5 มากกว่าค่าที่สอดคล้องกันใน B2:B5 โดย มากกว่า 25%
- กฎข้อที่สองตรวจสอบว่าข้อมูลเดียวกันใน A2:A5 เกินค่าที่สอดคล้องกันใน B2:B5 มากกว่า 50%.
ดังที่เห็นในภาพด้านบน หากเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งข้างต้นเป็นจริง สีพื้นหลังของเซลล์หรือเซลล์ในช่วง B1:B4 จะเปลี่ยนไป
- สำหรับข้อมูลที่มีความแตกต่างมากกว่า 25% สีพื้นหลังของเซลล์จะเปลี่ยนเป็นสีเขียว
- ถ้าความแตกต่างมากกว่า 50% สีพื้นหลังของเซลล์จะเปลี่ยนเป็นสีแดง
กฎที่ใช้ในการทำงานนี้ให้สำเร็จจะถูกป้อนโดยใช้กล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ เริ่มต้นด้วยการป้อนข้อมูลตัวอย่างลงใน เซลล์ A1 ถึง C5 ตามที่เห็นในภาพด้านบน
ในส่วนสุดท้ายของบทช่วยสอน เราจะเพิ่มสูตรลงในเซลล์ C2:C4 ที่แสดงเปอร์เซ็นต์ความแตกต่างที่แน่นอนระหว่างค่าในเซลล์ A2:A5 และ B2:B5; ซึ่งจะทำให้เราสามารถตรวจสอบความถูกต้องของกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้
การตั้งค่ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ขั้นแรก เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาการเพิ่มขึ้นอย่างน้อย 25 เปอร์เซ็นต์
ฟังก์ชันจะมีลักษณะดังนี้:
=(A2-B2)/A2>25%
- ไฮไลท์ เซลล์ B2 ถึง B5 ในแผ่นงาน
- คลิกที่ แท็บหน้าแรก ของ ribbon.
- คลิกที่ไอคอน Conditional Formatting ใน ribbon เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง
- เลือก กฎใหม่ เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ กฎการจัดรูปแบบใหม่ กล่องโต้ตอบ
- ใต้ เลือกประเภทกฎ คลิกตัวเลือกสุดท้าย: ใช้สูตรเพื่อกำหนดว่าจะจัดรูปแบบเซลล์ใด
- พิมพ์ formula ที่ระบุไว้ด้านบนลงในช่องว่างด้านล่าง รูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง:
-
คลิกปุ่ม Format เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ คลิก แท็บเติม แล้วเลือกสี
- คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่เวิร์กชีต
- สีพื้นหลังของ เซลล์ B3 และ B5 ควรเปลี่ยนเป็นสีที่คุณเลือก
ตอนนี้ เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อค้นหาการเพิ่มขึ้น 50 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไป สูตรจะมีลักษณะดังนี้:
- ทำซ้ำห้าขั้นตอนแรกด้านบน
- พิมพ์ formula ที่ให้ไว้ด้านบนในช่องว่างด้านล่าง รูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง:
- คลิกปุ่ม Format เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ คลิก แท็บเติม แล้วเลือกสีที่แตกต่างจากที่คุณทำในขั้นตอนชุดก่อนหน้า
- คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบและกลับไปที่เวิร์กชีต
สีพื้นหลังของ เซลล์ B3 ควรเหมือนเดิมเพื่อระบุว่าเปอร์เซ็นต์ความแตกต่างระหว่างตัวเลขใน เซลล์ A3 และB3 มากกว่าร้อยละ 25 แต่น้อยกว่าหรือเท่ากับร้อยละ 50 สีพื้นหลังของ เซลล์ B5 ควรเปลี่ยนเป็นสีใหม่ที่คุณเลือก ซึ่งบ่งชี้ว่าเปอร์เซ็นต์ความแตกต่างระหว่างตัวเลขใน เซลล์ A5 และ B5 มากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์
กำลังตรวจสอบกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เพื่อตรวจสอบว่ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่ป้อนนั้นถูกต้อง เราสามารถป้อนสูตรลงในเซลล์ C2:C5 ซึ่งจะคำนวณความแตกต่างเป็นเปอร์เซ็นต์ที่แน่นอนระหว่างตัวเลขในช่วงA2:A5 และ B2:B5.
สูตรในเซลล์ C2 มีลักษณะดังนี้:
=(A2-B2)/A2
- คลิกที่ เซลล์ C2 เพื่อให้เป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่
- พิมพ์สูตรด้านบนแล้วกด Enter บนแป้นพิมพ์
- คำตอบ 10% ควรปรากฏใน เซลล์ C2 ซึ่งระบุว่าตัวเลขใน เซลล์ A2 มากกว่าตัวเลขใน 10% เซลล์ B2.
- อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนการจัดรูปแบบใน เซลล์ C2 เพื่อแสดงคำตอบเป็นเปอร์เซ็นต์
- ใช้ เติมที่จับ เพื่อคัดลอกสูตรจาก เซลล์ C2 ถึง เซลล์ C3 ถึง C5.
- คำตอบของ เซลล์ C3 ถึง C5 ควรเป็น 30%, 25% และ 60%
คำตอบในเซลล์เหล่านี้แสดงว่ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนั้นถูกต้องเนื่องจากความแตกต่างระหว่าง เซลล์ A3 และ B3 มากกว่า 25 เปอร์เซ็นต์ และความแตกต่างระหว่าง เซลล์ A5 และ B5 มากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์
เซลล์ B4 ไม่เปลี่ยนสีเพราะความแตกต่างระหว่าง เซลล์ A4 และ B4 เท่ากับ 25 เปอร์เซ็นต์ และกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของเราระบุว่าต้องใช้เปอร์เซ็นต์ที่มากกว่า 25 เปอร์เซ็นต์เพื่อให้สีพื้นหลังเปลี่ยนแปลง
ลำดับความสำคัญของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
เมื่อคุณใช้กฎหลายข้อกับช่วงข้อมูลเดียวกัน ก่อนอื่น Excel จะกำหนดว่ากฎขัดแย้งกันหรือไม่ กฎที่ขัดแย้งกันคือกฎที่ไม่สามารถใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบกับข้อมูลเดียวกันได้
ในตัวอย่างของเรา กฎขัดแย้งกันเนื่องจากทั้งคู่ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบเดียวกัน - เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์
ในสถานการณ์ที่กฎข้อที่สองเป็นจริง (ความแตกต่างของค่ามากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ระหว่างสองเซลล์) กฎข้อแรก (ความแตกต่างของค่าที่มากกว่า 25 เปอร์เซ็นต์) ก็เป็นจริงเช่นกัน
เนื่องจากเซลล์ไม่สามารถมีพื้นหลังสีที่ต่างกันทั้งสองแบบพร้อมกันได้ Excel จำเป็นต้องรู้ว่าควรใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขข้อใด
ลำดับความสำคัญของ Excel ระบุว่ากฎที่สูงกว่าในรายการในกล่องโต้ตอบตัวจัดการกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกนำไปใช้ก่อน
ดังที่แสดงในภาพด้านบน กฎข้อที่สองที่ใช้ในบทช่วยสอนนี้จะสูงกว่าในรายการ ดังนั้นจึงมีความสำคัญเหนือกฎข้อแรก เป็นผลให้สีพื้นหลังของ เซลล์ B5 เป็นสีเขียว
โดยค่าเริ่มต้น กฎใหม่จะไปที่ด้านบนสุดของรายการ หากต้องการเปลี่ยนลำดับ ให้ใช้ปุ่มลูกศร ขึ้นและลง ในกล่องโต้ตอบ
ใช้กฎที่ไม่ขัดแย้ง
หากกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตั้งแต่สองกฎขึ้นไปไม่ขัดแย้งกัน กฎทั้งสองข้อจะถูกนำไปใช้เมื่อเงื่อนไขที่การทดสอบแต่ละกฎกลายเป็นจริง
หากกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขข้อแรกในตัวอย่างของเราจัดรูปแบบช่วงของเซลล์ B2:B5 โดยมีเส้นขอบสีส้มแทนที่จะเป็นสีพื้นหลังสีส้ม กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งสองจะไม่ ขัดแย้งกันเนื่องจากทั้งสองรูปแบบสามารถใช้ได้โดยไม่รบกวนรูปแบบอื่น
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับการจัดรูปแบบปกติ
ในกรณีที่เกิดข้อขัดแย้งระหว่างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ใช้ด้วยตนเอง กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะมีความสำคัญเหนือกว่าเสมอและจะถูกนำไปใช้แทนตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เพิ่มด้วยตนเอง
