มีหลายวิธีในการแชร์โฟลเดอร์ใน Outlook กับผู้อื่น สามารถทำให้การทำงานกับทีมหรือในโครงการง่ายขึ้นมากเมื่อการสื่อสารทั้งหมดรวมอยู่ในที่เดียว และเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกิจกรรมในครัวเรือน การเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย เรียนรู้วิธีทำให้ Outlook แชร์โฟลเดอร์และจัดระเบียบงานของคุณ
คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึง Exchange Server นี่เป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถจัดการหรือแชร์โฟลเดอร์ Outlook ของคุณได้
วิธีแชร์โฟลเดอร์ใน Outlook 2016
สิ่งที่คุณต้องการตรวจสอบก่อนพยายามแชร์โฟลเดอร์คือถ้าผู้ดูแลระบบอนุญาตให้คุณทำเช่นนั้น ถ้าใช่ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- เปิด Outlook ตามปกติ
- ค้นหาโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์กับใครบางคน
-
เมื่อพบแล้ว ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์ จากนั้นเลือก Properties
Image -
ในหน้าต่างคุณสมบัติ เลือกแท็บ สิทธิ์
Image - เลือก เพิ่ม.
-
จากรายการที่อยู่อีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ ให้เลือกที่อยู่ที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วยใน Outlook
Image
วิธีเปิดโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Outlook
หากมีคนอื่นแชร์โฟลเดอร์กับคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาให้สิทธิ์ที่ถูกต้องแก่คุณ คุณมักจะได้รับคำเชิญให้แชร์ผ่านอีเมล และสิ่งที่คุณต้องทำคือเลือก เปิดบันทึกย่อ/งาน/วารสาร/รายชื่อติดต่อ/ปฏิทิน ที่มุมซ้ายบน
ลองเก็บอีเมลเชิญสำหรับโฟลเดอร์ที่แชร์
หากคุณลบอีเมลเชิญ คุณยังเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ได้ มีขั้นตอนเพิ่มเติมเพียงบางส่วน เพียงเลือกแท็บ โฟลเดอร์ จากนั้นเลือก เปิดปฏิทินที่แชร์/ผู้ติดต่อ/วารสาร/Notes/Tasks
ใช้ได้กับ Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 และ Outlook 2019
วิธีลบโฟลเดอร์ที่แชร์
ไม่ว่าคุณจะแชร์โฟลเดอร์หรือลบโฟลเดอร์ที่แชร์ กระบวนการนี้ก็เหมือนกัน หากมีการแชร์โฟลเดอร์กับคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดในการกำจัดคือการขอให้บุคคลที่อนุญาตให้คุณเพิกถอนการอนุญาตทั้งหมด
หากคุณต้องการลบบางคนออกจากการดูโฟลเดอร์ที่คุณแชร์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่แชร์ใน Outlook จากนั้นเลือก Properties.
- เลือกแท็บ การแชร์โฟลเดอร์
- เลือกผู้ใช้ที่คุณไม่ต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วยอีกต่อไป จากนั้นเลือก Remove.
ระดับการอนุญาตในโฟลเดอร์ที่แชร์ใน Outlook
มีวิธีจำกัดสิ่งที่ผู้คนสามารถทำได้ภายในโฟลเดอร์ที่แชร์โดยใช้แนวทางการอนุญาตทั้งหมด
เปิด Outlook คลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ จากนั้นเลือก Properties > Permissions จากที่นั่น เลือกเมนูแบบเลื่อนลง ระดับสิทธิ์ และเลือกระดับที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบุคคลที่คุณอาจแชร์โฟลเดอร์ด้วย
ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก Owner บุคคลนั้นสามารถทำทุกอย่างได้ แต่ถ้าคุณเลือก ผู้วิจารณ์ สิ่งเดียวเท่านั้น พวกเขาสามารถทำได้คืออ่านรายการและไม่มีอะไรอื่น
