หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดการอีเมลในแต่ละวัน มีวิธีมากมายในการใช้ Outlook อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เปลี่ยนค่าเริ่มต้นให้ตรงกับวิธีการทำงานของคุณ ใช้แป้นพิมพ์ลัดหนึ่งหรือสองอัน ตั้งค่าตัวกรองเพื่อทำงานอัตโนมัติ และตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook ทำงานด้วยความเร็วสูงสุด ดูเคล็ดลับและความลับต่อไปนี้ แล้วคุณจะทวงเวลากลับคืนมา
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 และ Outlook สำหรับ Microsoft 365
ไฟล์ข้อความได้ด้วยคลิกเดียว
ทำสิ่งที่คุณทำบ่อยๆให้เร็วขึ้น ตั้งค่าการดำเนินการในคลิกเดียวเพื่อจัดการอีเมลอย่างง่ายดาย
ปรับปรุงการสนทนา
อย่าทิ้งโฟลเดอร์อีเมลของคุณด้วยข้อความที่อ้างถึงในที่อื่น ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อล้างอีเมลโดยอัตโนมัติ Outlook จะย้ายหรือลบอีเมลที่ซ้ำซ้อนเหล่านั้นให้คุณ
ส่งอีเมลอีกครั้ง
ส่งอีเมลใน Outlook อีกครั้งเพื่อนำเนื้อหา หัวเรื่อง หรือผู้รับกลับมาใช้ใหม่ แทนที่จะเริ่มต้นด้วยข้อความเปล่า
ทำให้ไฟล์ Outlook เล็กและเร็ว
ถ้าคุณต้องการให้ Outlook ทำงานเร็ว ให้ลดขนาดไฟล์ PST หลักของคุณให้เล็กลง ไฟล์ PST คือที่ที่ Outlook จัดเก็บอีเมล รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน และอื่นๆ วิธีหนึ่งในการทำให้ไฟล์ PST มีขนาดเล็กคือการย้ายเมลเก่าไปยังไฟล์เก็บถาวรแยกต่างหาก เช่น
ตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือวันหยุด
ให้ Outlook ตอบกลับแทนคุณเมื่อคุณไม่อยู่และจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลของคุณได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาไม่เฉพาะเมื่อคุณตามหลังวันหยุดแต่ทำงานทุกวันเช่นกัน
ย้ายอีเมลอย่างรวดเร็วไปยังโฟลเดอร์ใดก็ได้
หากคุณไม่ได้ตั้งค่าการยื่นแบบคลิกเดียวสำหรับโฟลเดอร์ Outlook มีวิธีอื่นในการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์อย่างรวดเร็ว คุณสามารถถ่ายโอนข้อความโดยใช้แป้นพิมพ์ ตัวอย่างเช่น หรือปุ่มที่สะดวกบน Ribbon
สร้างและใช้เทมเพลตอีเมล
เมื่อคุณเขียนข้อความที่คล้ายกันไปยังผู้รับที่แตกต่างกัน ให้บันทึกหนึ่งในอีเมลเหล่านี้เป็นเทมเพลตใน Outlook เพื่อใช้ในอนาคต คุณจะส่งอีเมลเดิมหรืออีเมลที่คล้ายกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าด้วยความเร็วที่น่าอิจฉา
เปลี่ยนหน้าฟอนต์และขนาดเริ่มต้นของ Outlook
ถ้าคุณคิดว่าแบบอักษรที่ Outlook ใช้เมื่อคุณเขียนข้อความหรืออ่านอีเมลกว้าง สูง เล็ก เล็ก ใหญ่ หรือน้ำเงิน ให้เปลี่ยน ดูวิธีตั้งค่าแบบอักษรที่แม่นยำ ลักษณะแบบอักษร และสีเพื่อใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับอีเมลใน Outlook
ลบและปิดเสียงการสนทนา
เมื่อคุณพบว่าตัวเองกำลังท่องอีเมลและการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องโดยสิ้นเชิง Outlook ช่วยคุณได้ ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อลบการสนทนาทั้งหมด และให้ Outlook ลบอีเมลในอนาคตในชุดข้อความเดียวกันโดยอัตโนมัติ
กรองเมลของผู้ส่งหนึ่งคนไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ
เริ่มด้วยอีเมลใดก็ได้เพื่อตั้งค่าตัวกรอง Outlook ที่จะย้ายข้อความทั้งหมดในอนาคตจากผู้ส่งรายเดียวกันไปยังโฟลเดอร์เฉพาะโดยอัตโนมัติ
ค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้อง
ใน Outlook การค้นหาข้อความที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นเรื่องง่าย เพียงค้นหาชื่อผู้ติดต่อหรือคำในหัวเรื่อง Outlook แสดงรายการทุกข้อความที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ
ตั้งบัญชีเริ่มต้นสำหรับอีเมลใหม่
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความใหม่ที่คุณเขียนเริ่มต้นด้วยที่อยู่อีเมลที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่เลือกไว้ใน Outlook
ค้นหาในข้อความ
ต้องการหาอะไรในอีเมลยาวๆ ไหม? ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อค้นหาข้อความในข้อความอีเมล
กำหนดเวลาส่งอีเมล์ในภายหลัง
คุณสามารถสั่งให้ Outlook ส่งข้อความในหรือหลังวันที่กำหนดเท่านั้น ซึ่งสะดวกสำหรับกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น ประกาศการประชุมประจำสัปดาห์
ยกเลิกการลบข้อความอย่างรวดเร็ว
คุณเพิ่งลบอีเมลใน Outlook ที่ยังไม่พร้อมที่จะไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบใช่หรือไม่ นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการรับอีเมลนั้นกลับคืนมาในทันที
ตั้งค่ารายการจัดจำหน่าย
สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณเองใน Outlook และส่งข้อความไปยังกลุ่มคนได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องพิมพ์ที่อยู่อีเมลทั้งหมด
ลบไฟล์แนบจากข้อความ
เก็บข้อความไว้ สูญเสียขนาดที่ใหญ่ ดูวิธีใช้ Outlook เพื่อลบไฟล์ที่แนบมา (หลังจากที่คุณบันทึกไว้ที่อื่น) ออกจากข้อความอีเมล คุณสามารถตัดขนาดกล่องจดหมายได้มาก
ค้นหาจดหมายทั้งหมดจากผู้ส่งอย่างรวดเร็ว
Outlook ค้นหาข้อความทั้งหมดจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งและแสดงให้คุณเห็นอย่างรวดเร็วด้วยเคล็ดลับนี้
ตั้งค่าโฟลเดอร์ 'จดหมายทั้งหมด'
ดูอีเมลที่ส่ง รับ เก็บถาวร และยื่นทั้งหมดสำหรับบัญชีในที่เดียวใน Outlook
ส่งเมลไฮไลท์ของ Outlook ถึงคุณเท่านั้น
เมื่อคุณเป็นผู้รับอีเมลเพียงคนเดียว โดยทั่วไปข้อความจะมีความสำคัญมากกว่าถ้าคุณเป็นหนึ่งในสิบคน ค้นหาว่า Outlook สามารถเน้นข้อความที่มีเพียงคุณคนเดียวในบรรทัด To ได้อย่างไร
แก้ไขข้อความอีเมลที่ได้รับ
แทนที่จะส่งต่ออีเมลถึงตัวคุณเองหรือจดบันทึกที่อื่นใน Outlook หรืออาจอยู่ภายนอก คุณสามารถแก้ไขอีเมลที่ได้รับและเพิ่มข้อความของคุณเองได้
สำเนาอัตโนมัติ: จดหมายทั้งหมดที่คุณส่ง
Outlook สามารถส่งสำเนาของทุกข้อความที่คุณเขียนไปยังที่อยู่อีเมลอื่น
ขยาย Outlook ด้วยโปรแกรมเสริมที่ช่วยประหยัดเวลา
ส่วนเสริม เช่น ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen และ Auto-Mate สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ Outlook ของคุณโดยใส่ข้อมูลที่ถูกต้องไว้ใกล้ปลายนิ้วของคุณ กรองอย่างชาญฉลาด และทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ
