การสร้างแดชบอร์ด Microsoft Excel เกี่ยวข้องกับการดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง เพื่อให้คุณสามารถดูข้อมูลนั้นได้ในที่เดียว Excel มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ ซึ่งทำให้เป็นหนึ่งในเครื่องมือการรายงานแดชบอร์ดที่ทรงพลังที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้
ข้อมูลในบทช่วยสอนนี้ใช้กับ Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 และ Excel สำหรับ Mac
แดชบอร์ด Excel คืออะไร
แดชบอร์ดข้อมูลเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณตรวจสอบและวิเคราะห์เมตริกที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณด้วยสายตา คุณอาจใช้แดชบอร์ดเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ ประสิทธิภาพของกระบวนการผลิต หรือประสิทธิภาพของพนักงานในแผนกขายของคุณ
ไม่ว่าคุณจะใช้แดชบอร์ดอย่างไร แนวคิดก็ยังเหมือนเดิม: สเปรดชีตพื้นหลังดึงข้อมูลจากไฟล์ บริการ หรือการเชื่อมต่อ API ไปยังฐานข้อมูลและแหล่งข้อมูลอื่นๆ แผ่นงานหลักจะแสดงข้อมูลจากแผ่นงานหลายแผ่นในที่เดียว ซึ่งคุณสามารถดูข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
องค์ประกอบทั่วไปของแดชบอร์ดข้อมูลใน Excel ได้แก่:
- ชาร์ต
- กราฟ
- เกจ
- แผนที่
คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดได้สองประเภท สำหรับการรายงานแดชบอร์ด คุณสามารถสร้าง static dashboard จากข้อมูลในชีตอื่นๆ ที่คุณสามารถส่งให้ผู้อื่นในรายงาน Word หรือ PowerPoint แดชบอร์ดแบบไดนามิก คือคนที่สามารถดูภายใน Excel และจะอัปเดตทุกครั้งที่มีการอัปเดตข้อมูลในชีตอื่น
การนำข้อมูลเข้าสู่แดชบอร์ด Excel
ขั้นตอนแรกของการสร้างแดชบอร์ด Excel คือการนำเข้าข้อมูลไปยังสเปรดชีตจากแหล่งต่างๆ
แหล่งที่เป็นไปได้ในการนำเข้าข้อมูลไปยัง Excel ได้แก่:
- ไฟล์สมุดงาน Excel อื่นๆ
- ข้อความ, CSV, XML หรือ JSON
- ฐานข้อมูล SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook และหน้าเว็บอื่นๆ
- ฐานข้อมูลอื่นใดที่รองรับ ODBC หรือ OLEDB
- แหล่งที่มาของเว็บ (เว็บไซต์ใดๆ ที่มีตารางข้อมูล)
ด้วยแหล่งข้อมูลที่มีศักยภาพมากมาย ความเป็นไปได้ของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้าไปยัง Excel เพื่อสร้างแดชบอร์ดที่มีประโยชน์ได้ไม่จำกัด
ในการดึงแหล่งข้อมูล:
-
เปิดแผ่นงาน Excel เปล่า เลือกเมนู Data และในเมนูดรอปดาวน์ Get Data เลือกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วเลือกแหล่งข้อมูล
Image -
เรียกดูไฟล์หรือแหล่งข้อมูลอื่นที่คุณต้องการนำเข้าแล้วเลือก เลือก นำเข้า.
Image -
ขึ้นอยู่กับประเภทของแหล่งข้อมูลที่คุณเลือก คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบต่างๆ เพื่อแปลงข้อมูลให้เป็นรูปแบบสเปรดชีต Excel
Image -
แผ่นงานจะเติมข้อมูลทั้งหมดจากไฟล์หรือฐานข้อมูลภายนอก
Image -
ในการรีเฟรชข้อมูลเพื่อให้อัปโหลดการเปลี่ยนแปลงที่ทำในแหล่งข้อมูลภายนอกเป็นประจำ ให้เลือกไอคอน Refresh ที่ด้านขวาของ ข้อความค้นหา & การเชื่อมต่อ บานหน้าต่าง
Image -
เลือกจุดสามจุดถัดจากลิงก์ EDIT ที่ด้านล่างของหน้าต่างรีเฟรช แล้วเลือก Properties.
Image -
กำหนดค่าข้อมูลให้รีเฟรชจากแหล่งข้อมูลในช่วงเวลาปกติโดยการตั้งค่า รีเฟรชทุก ๆ xx นาที เป็นช่วงเวลาใดก็ได้ที่คุณต้องการอัปเดตข้อมูล
การรีเฟรชข้อมูลจากแหล่งภายนอกนั้นมีประโยชน์ แต่อาจใช้เวลา CPU หากคุณทำให้อัตราการรีเฟรชบ่อยเกินไป เลือกอัตราการรีเฟรชที่คอยอัปเดตข้อมูลให้บ่อยเท่าที่มีการเปลี่ยนแปลงที่แหล่งที่มา แต่ไม่บ่อยจนคุณคัดลอกเฉพาะข้อมูลเดิมในแต่ละครั้ง
Image - ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นในเวิร์กชีตใหม่ที่แยกจากกัน จนกว่าคุณจะนำเข้าข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ในแดชบอร์ดใหม่ของคุณ
- สุดท้าย สร้างแผ่นงานใหม่ วางเป็นแผ่นงานแรกในสมุดงาน แล้วเปลี่ยนชื่อเป็น แดชบอร์ด.
วิธีสร้างแดชบอร์ด Excel
ตอนนี้คุณมีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในเวิร์กบุ๊ก Excel แล้ว และข้อมูลทั้งหมดจะถูกรีเฟรชโดยอัตโนมัติ ก็ถึงเวลาสร้างแดชบอร์ด Excel แบบเรียลไทม์ของคุณ
ตัวอย่างแดชบอร์ดด้านล่างจะใช้ข้อมูลสภาพอากาศจากเว็บไซต์จากทั่วอินเทอร์เน็ต
บางครั้ง เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลจากแหล่งภายนอก คุณไม่สามารถสร้างแผนภูมิข้อมูลที่นำเข้า วิธีแก้ไขคือสร้างสเปรดชีตใหม่และในแต่ละเซลล์ ให้พิมพ์ =convert(แล้วเลือกข้อมูลจากสเปรดชีตที่นำเข้า สำหรับพารามิเตอร์หน่วย ให้เลือกพารามิเตอร์เดิมก่อน และหลังจากนั้น กรอกทั้งแผ่นด้วยฟังก์ชันเดียวกันเพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดได้รับการคัดลอกไปยังแผ่นงานใหม่และแปลงเป็นตัวเลขที่คุณสามารถใช้ในแผนภูมิต่างๆ ที่คุณจะสร้างสำหรับแดชบอร์ดของคุณ
-
สร้าง แผนภูมิแท่ง เพื่อแสดงข้อมูลจุดเดียวตัวอย่างเช่น ในการแสดงความชื้นสัมพัทธ์ปัจจุบัน (ตั้งแต่ 0 ถึง 100 เปอร์เซ็นต์) คุณจะต้องสร้างแผนภูมิแท่งที่มี 0 เปอร์เซ็นต์เป็นจุดต่ำสุดและ 100 เปอร์เซ็นต์เป็นจุดสูงสุด ขั้นแรก เลือกเมนู Insert จากนั้นเลือก 2D Clustered Column bar chart.
Image -
ในเมนู การออกแบบแผนภูมิ จากกลุ่ม Data เลือก เลือกข้อมูล
Image -
ในหน้าต่าง เลือกแหล่งข้อมูล ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกช่อง แผนภูมิช่วงข้อมูล จากนั้นเลือกเซลล์ในข้อมูล สเปรดชีตที่คุณต้องการแสดงด้วยกราฟแท่งนี้
Image -
เปลี่ยนชื่อแผนภูมิให้ตรงกับข้อมูลที่คุณกำลังแสดง อัปเดตขอบเขตแกนเป็น 0 ถึง 100 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นย้ายแผนภูมิไปยังพื้นที่ของเส้นประที่คุณต้องการแสดง
Image -
ทำซ้ำขั้นตอนเดิมด้านบนเพื่อสร้างแผนภูมิแท่งสำหรับจุดข้อมูลเดี่ยวอื่นๆ ที่คุณต้องการสร้างแผนภูมิ ทำให้ช่วงของแกนมีค่าต่ำสุดและสูงสุดสำหรับการวัดเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ช่วงความกดอากาศที่ดีคือ 28 ถึง 32
การเลือกช่วงข้อมูลที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ เพราะหากคุณใช้เฉพาะค่าเริ่มต้น มาตราส่วนอาจใหญ่เกินไปสำหรับข้อมูล โดยปล่อยให้แผนภูมิแท่งว่างเป็นส่วนใหญ่ ให้รักษาจุดสิ้นสุดขั้นต่ำและสูงสุดของมาตราส่วนแกนให้ต่ำกว่าและสูงกว่าค่าที่เป็นไปได้สูงสุดของข้อมูลของคุณเพียงเล็กน้อยเท่านั้น
Image -
สร้าง แผนภูมิเส้น เพื่อแสดงแนวโน้มของข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากต้องการแสดงประวัติอุณหภูมิท้องถิ่นสำหรับพื้นที่ในพื้นที่ของคุณ คุณจะต้องสร้างแผนภูมิเส้นที่ครอบคลุมจำนวนวันล่าสุดของข้อมูลที่คุณสามารถนำเข้าจากตารางเว็บไซต์สภาพอากาศขั้นแรก เลือกเมนูแทรก เลือกแผนภูมิ พื้นที่ 2D
Image -
ในเมนู การออกแบบแผนภูมิ จากกลุ่ม Data เลือก เลือกข้อมูล
Image -
ในหน้าต่าง เลือกแหล่งข้อมูล ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกช่อง แผนภูมิข้อมูลช่วง จากนั้นเลือกเซลล์ในข้อมูล สเปรดชีตที่คุณต้องการแสดงด้วยแผนภูมิเส้นนี้
Image -
เปลี่ยนชื่อของแผนภูมิให้ตรงกับข้อมูลที่คุณกำลังแสดง และย้ายแผนภูมิไปยังพื้นที่ของเส้นประที่คุณต้องการแสดง
แผนภูมิมีความยืดหยุ่นมากเมื่อวางไว้ในแดชบอร์ด คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่ง ตลอดจนขนาดและรูปร่างของวิดเจ็ตแผนภูมิได้ ใช้ความยืดหยุ่นนี้เพื่อออกแบบแดชบอร์ดที่มีการจัดระเบียบซึ่งให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ได้มากเท่าในพื้นที่ที่เล็กที่สุด
Image -
สร้าง กล่องข้อความ เพื่อแสดงข้อมูลสตริงจากแผ่นงานที่คุณนำเข้า ตัวอย่างเช่น หากต้องการดูการอัปเดตคำเตือนสภาพอากาศบนแดชบอร์ด ให้เชื่อมโยงเนื้อหาในกล่องข้อความกับเซลล์ในแผ่นข้อมูลที่นำเข้า ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกเมนู Insert เลือก Text จากนั้นเลือก กล่องข้อความ
Image -
วางเคอร์เซอร์ของเมาส์ในช่องสูตร พิมพ์ =จากนั้นเลือกเซลล์ในตารางข้อมูลที่นำเข้าซึ่งมีข้อมูลสตริงที่คุณต้องการแสดง
Image -
เลือกกล่องข้อความและใช้หน้าต่าง รูปแบบรูปร่าง ทางด้านขวาเพื่อจัดรูปแบบพื้นที่แสดงข้อความในแดชบอร์ดของคุณ
Image -
คุณยังสามารถเปรียบเทียบจุดข้อมูลสองจุดในแผ่นข้อมูลที่นำเข้าของคุณโดยใช้ แผนภูมิวงกลม ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแสดงความชื้นสัมพัทธ์ในรูปแบบของแผนภูมิวงกลม ขั้นแรก เลือกข้อมูลที่คุณต้องการแสดง และในเมนู Insert เลือกแผนภูมิ 2D Pie
แผนภูมิวงกลมเปรียบเทียบค่าตั้งแต่สองค่าขึ้นไป หากคุณกำลังแสดงเปอร์เซ็นต์เช่นความชื้นสัมพัทธ์ คุณอาจต้องสร้างเซลล์อื่นด้วยตนเองเพื่อลบค่านั้นออกจาก 100% สำหรับค่าที่สองเพื่อเปรียบเทียบ ซึ่งจะส่งผลให้แผนภูมิวงกลมแสดงค่าเปอร์เซ็นต์เป็นส่วนหนึ่งของจำนวนที่เป็นไปได้ทั้งหมด 100 เปอร์เซ็นต์
-
เปลี่ยนชื่อแผนภูมิให้ตรงกับข้อมูลที่คุณกำลังแสดง จากนั้นย้ายแผนภูมิไปยังพื้นที่ของเส้นประที่คุณต้องการแสดง
Image - การเพิ่มประเภทการสร้างแผนภูมิข้อมูลที่หลากหลาย คุณสามารถสร้างแดชบอร์ดที่มีประโยชน์ซึ่งแสดงข้อมูลทุกประเภทในแดชบอร์ดเดียวที่สะดวกสบาย
เพิ่มความดึงดูดสายตาและบริบทด้วยสี
อีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มความชัดเจนให้กับแดชบอร์ดของคุณคือการเติมสีไล่ระดับให้กับแผนภูมิแท่งที่แสดงสีเตือน เช่น สีแดงสำหรับพื้นที่ของข้อมูลที่อาจไม่ดี
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแสดงว่าความชื้นสัมพัทธ์มากกว่า 75% นั้นไม่สะดวก คุณสามารถเปลี่ยนการเติมไล่ระดับของแผนภูมิแท่งเดียวได้ นี่คือวิธีการ
-
คลิกขวาที่เส้นขอบด้านนอกของแผนภูมิแท่งและเลือก รูปแบบพื้นที่แผนภูมิ.
Image -
เลือกไอคอน Fill ในแผง Format Chart Area และเปลี่ยนการเลือกเป็น เติมไล่ระดับ.
Image -
เลือกไอคอนแต่ละระดับตามเส้นเติมการไล่ระดับสีและเปลี่ยนสีและความมืดเพื่อให้เหมาะกับระดับที่ 'ดี' หรือ 'แย่' ในตัวอย่างนี้ ความชื้นสัมพัทธ์สูงจะจางลงเป็นสีแดงเข้ม
Image - ทำซ้ำขั้นตอนนี้สำหรับแต่ละแผนภูมิที่การเพิ่มบริบทสีลงในแผนภูมิเหมาะสมสำหรับจุดข้อมูลนั้น
แดชบอร์ดของ Excel อัปเดตโดยอัตโนมัติอย่างไร
เมื่อคุณสร้างแดชบอร์ด คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพื่ออัปเดตกราฟิก ข้อมูลทั้งหมดในแผนภูมิและวิดเจ็ตเหล่านั้นอัปเดตดังนี้:
- ชีตที่มีการรีเฟรชข้อมูลที่นำเข้า ณ วันที่ที่คุณตั้งค่าเมื่อคุณสร้างการนำเข้าข้อมูลครั้งแรก
- ชีตเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นเพื่อแก้ไขหรือฟอร์แมตข้อมูลจากชีตที่นำเข้าใหม่จะอัปเดตด้วยข้อมูลใหม่ในชีตเหล่านั้น
- วิดเจ็ตแต่ละรายการในแดชบอร์ดของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงข้อมูลใหม่ภายในชีตที่อัปเดตเหล่านั้นสำหรับช่วงที่คุณเลือกเมื่อคุณสร้างแผนภูมิเหล่านั้น
การอัปเดตเหล่านี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติตราบใดที่ Excel เปิดอยู่
วิธีใช้แดชบอร์ด Excel
การสร้างแดชบอร์ดใน Excel มีประโยชน์หลายประการ อย่างไรก็ตาม การสร้างตามความต้องการเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญ แทนที่จะพยายามสร้างแดชบอร์ดเดียวที่ทำทุกอย่าง
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและสนใจที่จะตรวจสอบประสิทธิภาพของทีมขายของคุณ แดชบอร์ดของผู้จัดการฝ่ายขายควรเน้นที่ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการขาย
แดชบอร์ดประเภทนี้ไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการขาย มิฉะนั้น แดชบอร์ดอาจรกเกินไป แดชบอร์ดที่รกทำให้มองเห็นความสัมพันธ์ของข้อมูลและรูปแบบที่สำคัญได้ยากขึ้น
ข้อควรพิจารณาอื่นๆ เมื่อสร้างแดชบอร์ด:
- ใช้แผนภูมิที่เหมาะสมสำหรับข้อมูลที่ถูกต้อง
- อย่าใช้สีมากเกินไปในแดชบอร์ด
- จัดวางแดชบอร์ดด้วยข้อมูลและประเภทแผนภูมิที่คล้ายกันในบล็อกทั่วไป
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละแผนภูมิแสดงป้ายกำกับง่ายๆ และไม่รกเกินไป
- จัดระเบียบวิดเจ็ตตามลำดับความสำคัญ โดยมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่ด้านซ้ายบนของแดชบอร์ด
- ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขไม่ดีจะเป็นสีแดง และเมื่อดีจะเป็นสีเขียว
ที่สำคัญที่สุด ใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการออกแบบแดชบอร์ดที่มีข้อมูลและน่าใช้
