การจัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ใน Excel ช่วยให้คุณยุบและขยายส่วนต่างๆ ของเวิร์กชีต ซึ่งจะทำให้ชุดข้อมูลขนาดใหญ่และซับซ้อนเข้าใจง่ายขึ้น มุมมองมีขนาดกะทัดรัดและเป็นระเบียบ บทความนี้แสดงวิธีการจัดกลุ่มและดูข้อมูลของคุณทีละขั้นตอน
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel Online และ Excel สำหรับ Mac
การจัดกลุ่มใน Excel
คุณสามารถสร้างกลุ่มโดยเลือกแถวและคอลัมน์ที่จะรวมด้วยตนเอง หรือคุณสามารถให้ Excel ตรวจหากลุ่มข้อมูลโดยอัตโนมัติ กลุ่มยังสามารถซ้อนกันภายในกลุ่มอื่นเพื่อสร้างลำดับชั้นแบบหลายระดับเมื่อข้อมูลของคุณถูกจัดกลุ่มแล้ว คุณสามารถขยายและยุบกลุ่มได้ทีละกลุ่ม หรือคุณสามารถขยายและยุบกลุ่มทั้งหมดในระดับที่กำหนดในลำดับชั้นได้
กลุ่มเป็นวิธีที่มีประโยชน์มากในการนำทางและดูสเปรดชีตขนาดใหญ่และซับซ้อน ช่วยให้โฟกัสกับข้อมูลที่สำคัญได้ง่ายขึ้นมาก หากคุณต้องการทำความเข้าใจข้อมูลที่ซับซ้อน คุณควรใช้ Groups อย่างแน่นอน และอาจได้รับประโยชน์จาก Power Pivot For Excel ด้วยเช่นกัน
วิธีใช้ Excel เพื่อจัดกลุ่มแถวด้วยตนเอง
ในการสร้างแถวกลุ่ม Excel วิธีที่ง่ายที่สุดคือเลือกแถวที่คุณต้องการรวมก่อน จากนั้นจึงรวมเป็นกลุ่ม
-
สำหรับกลุ่มของแถวที่คุณต้องการจัดกลุ่ม ให้เลือกหมายเลขแถวแรกแล้วลากลงไปที่หมายเลขแถวสุดท้ายเพื่อเลือกแถวทั้งหมดในกลุ่ม
Image -
เลือกแท็บ Data > กลุ่ม > แถวกลุ่ม หรือเพียงแค่เลือกGroup ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้
Image -
เส้นบาง ๆ จะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของหมายเลขแถวเพื่อระบุขอบเขตของแถวที่จัดกลุ่ม
Image เลือก ลบ (-) เพื่อยุบกลุ่ม กล่องขนาดเล็กที่มีตัวเลขหนึ่งและสองจะปรากฏที่ด้านบนสุดของภูมิภาคนี้ ซึ่งบ่งชี้ว่าเวิร์กชีตในขณะนี้มีสองระดับในลำดับชั้น: กลุ่มและแต่ละแถวภายในกลุ่ม
- แถวถูกจัดกลุ่มแล้ว และสามารถยุบและขยายได้ตามต้องการ ทำให้โฟกัสไปที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้นมาก
วิธีจัดกลุ่มคอลัมน์ด้วยตนเองใน Excel
ในการสร้างคอลัมน์กลุ่ม Excel ขั้นตอนเกือบจะเหมือนกับการทำสำหรับแถว
-
สำหรับกลุ่มของคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดกลุ่ม ให้เลือกตัวอักษรของคอลัมน์แรกแล้วลากไปทางขวาไปยังตัวอักษรของคอลัมน์สุดท้าย จากนั้นเลือกคอลัมน์ทั้งหมดในกลุ่ม
Image -
เลือกแท็บ Data > กลุ่ม > คอลัมน์กลุ่ม หรือเลือกGroup ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้
Image -
เส้นบาง ๆ จะปรากฏเหนือตัวอักษรของคอลัมน์ บรรทัดนี้ระบุขอบเขตของคอลัมน์ที่จัดกลุ่ม
Image เลือก ลบ (-) เพื่อยุบกลุ่ม กล่องขนาดเล็กที่มีตัวเลขหนึ่งและสองจะปรากฏที่ด้านบนของภูมิภาคนี้ด้วย แสดงว่าเวิร์กชีตในขณะนี้มีสองระดับในลำดับชั้นสำหรับคอลัมน์และสำหรับแถว
- แถวถูกจัดกลุ่มแล้ว และตอนนี้สามารถยุบและขยายได้ตามต้องการ
วิธีสร้างคอลัมน์และแถวกลุ่ม Excel โดยอัตโนมัติ
ในขณะที่คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างแต่ละกลุ่มในเอกสารของคุณ แต่ Excel สามารถตรวจหากลุ่มข้อมูลโดยอัตโนมัติและดำเนินการให้คุณ Excel สร้างกลุ่มที่สูตรอ้างอิงช่วงของเซลล์ที่ต่อเนื่องกัน ถ้าเวิร์กชีตของคุณไม่มีสูตรใดๆ Excel จะไม่สามารถสร้างกลุ่มโดยอัตโนมัติได้
เลือกแท็บ Data > กลุ่ม > เค้าร่างอัตโนมัติ และ Excel จะสร้างกลุ่ม สำหรับคุณ. ในตัวอย่างนี้ Excel ระบุแต่ละกลุ่มของแถวอย่างถูกต้อง เนื่องจากไม่มียอดรวมรายปีสำหรับการใช้จ่ายแต่ละหมวด จึงไม่จัดกลุ่มคอลัมน์โดยอัตโนมัติ
ตัวเลือกนี้ไม่มีใน Excel Online หากคุณใช้ Excel Online คุณจะต้องสร้างกลุ่มด้วยตนเอง
วิธีสร้างลำดับชั้นกลุ่มหลายระดับใน Excel
ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ หมวดหมู่ของรายได้และค่าใช้จ่ายถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน คุณควรจัดกลุ่มข้อมูลทั้งหมดสำหรับแต่ละปีด้วย คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยใช้ขั้นตอนเดียวกับที่คุณใช้สร้างกลุ่มระดับแรก
-
เลือกแถวทั้งหมดที่จะรวม
Image -
เลือกแท็บ Data > กลุ่ม > แถวกลุ่ม หรือเลือกGroup ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้
-
เส้นบาง ๆ อีกเส้นจะปรากฏขึ้นทางด้านซ้ายของบรรทัดที่แสดงถึงกลุ่มที่มีอยู่และระบุขอบเขตของกลุ่มแถวใหม่กลุ่มใหม่ประกอบด้วยกลุ่มที่มีอยู่สองกลุ่ม และขณะนี้มีกล่องตัวเลขขนาดเล็กสามกล่องที่ด้านบนของภูมิภาคนี้ ซึ่งแสดงว่าแผ่นงานขณะนี้มีลำดับชั้นสามระดับ
Image - สเปรดชีตตอนนี้มีกลุ่มสองระดับ โดยแต่ละแถวอยู่ในกลุ่ม
วิธีสร้างลำดับชั้นหลายระดับโดยอัตโนมัติ
Excel ใช้สูตรในการตรวจหากลุ่มหลายระดับ เช่นเดียวกับที่ใช้เพื่อตรวจหาแต่ละกลุ่ม ถ้าสูตรอ้างอิงมากกว่าหนึ่งสูตรที่กำหนดกลุ่ม แสดงว่ากลุ่มเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มหลัก
ตามตัวอย่างกระแสเงินสด หากเราเพิ่มแถวกำไรขั้นต้นในแต่ละปี ซึ่งเป็นเพียงรายได้ลบค่าใช้จ่าย จะทำให้ Excel ตรวจพบว่าในแต่ละปีเป็นกลุ่มและรายได้และค่าใช้จ่ายเป็น กลุ่มย่อยภายในเหล่านี้เลือกแท็บ Data > กลุ่ม > เค้าร่างอัตโนมัติ เพื่อสร้างกลุ่มหลายระดับเหล่านี้โดยอัตโนมัติ
วิธีขยายและยุบกลุ่ม
จุดประสงค์ในการสร้างกลุ่มของแถวและ/หรือคอลัมน์เหล่านี้คือการอนุญาตให้ซ่อนส่วนต่างๆ ของสเปรดชีต โดยให้ภาพรวมที่ชัดเจนของสเปรดชีตทั้งหมด
-
ในการยุบแถวทั้งหมด ให้เลือกกล่อง หมายเลข 1 ที่ด้านบนสุดของภูมิภาคทางด้านซ้ายของหมายเลขแถว
Image -
เลือกช่อง หมายเลขสอง เพื่อขยายกลุ่มระดับแรกและทำให้กลุ่มระดับที่สองมองเห็นได้ แต่ละแถวภายในกลุ่มระดับที่สองยังคงซ่อนอยู่
Image -
เลือกกล่อง หมายเลขสาม เพื่อขยายระดับที่สองของกลุ่มเพื่อให้มองเห็นแต่ละแถวภายในกลุ่มเหล่านี้ด้วย
Image นอกจากนี้ยังขยายและยุบแต่ละกลุ่มได้อีกด้วย โดยเลือก Plus (+) หรือ Minus (-) ที่ปรากฏขึ้นเพื่อทำเครื่องหมายกลุ่มที่ยุบหรือขยาย ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถดูกลุ่มในระดับต่างๆ ในลำดับชั้นได้ตามต้องการ
