ต้องรู้
- คู่มือการเก็บถาวร: ไปที่ ไฟล์ > Info > เครื่องมือ > ล้างของเก่า ในหน้าต่างป๊อปอัปเก็บถาวร ให้เลือก เก็บโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด.
- จากนั้น เลือกโฟลเดอร์สำหรับเก็บถาวร เลือกรายการแบบเลื่อนลง เก็บรายการที่เก่ากว่า แล้วตั้งวันที่
- เก็บถาวรอัตโนมัติ: ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ เลือก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุก ๆ และป้อนช่วงเวลา
หากคุณปล่อยให้อีเมลสะสมในกล่องจดหมายมากเกินไป ประสิทธิภาพของ Outlook อาจลดลงเรียนรู้วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook และจัดการอีเมลเก่าเหล่านั้นด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook สำหรับ Microsoft 365 และ Outlook 2019, 2016, 2013 และ 2010
วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook ด้วยตนเอง
หากคุณต้องการควบคุมเวลาที่จะเก็บอีเมลเก่าและที่เก็บถาวร มีขั้นตอนด้วยตนเองที่คุณสามารถทำตามได้ คุณสามารถเก็บถาวรข้อความอีเมลภายในโฟลเดอร์ใดก็ได้
-
เปิด Outlook แล้วเลือก ไฟล์ > Info > เครื่องมือ > ล้างของเก่า.
Image -
ในหน้าต่างป๊อปอัปเก็บถาวร ให้เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวรรายการ
Image -
เลือกรายการดรอปดาวน์ เก็บรายการที่เก่ากว่า จากนั้นตั้งวันที่ที่คุณต้องการเก็บข้อความ
คุณยังสามารถเลือก เรียกดู เพื่อระบุไฟล์ PST แต่ละไฟล์ที่คุณต้องการใช้สำหรับเก็บถาวรนี้ หรือคุณสามารถเก็บไว้เป็นชื่อไฟล์เริ่มต้นได้
Image -
เลือก ตกลง Outlook จะเก็บข้อความในโฟลเดอร์นั้นตามการตั้งค่าที่คุณกำหนดค่าไว้
Image -
หากคุณต้องการเก็บข้อความในทุกโฟลเดอร์แทนที่จะเก็บทีละข้อความ ให้เลือก เก็บถาวรทุกโฟลเดอร์ตามการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะต้อง กลับไปที่แท็บ หน้าแรก คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งที่คุณต้องการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ จากนั้นเลือก Properties
Image -
ในหน้าต่างคุณสมบัติ เลือกแท็บ เก็บถาวรอัตโนมัติ
Image -
Select เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้ จากนั้นกำหนดการตั้งค่าเป็นจำนวนเดือนของข้อความที่คุณต้องการเก็บไว้ และตำแหน่งที่จะย้ายรายการเก่า
การใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ กำหนดค่าทั้งวิธีการเก็บข้อความเมื่อคุณเปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติ ตลอดจนวิธีเก็บอีเมลเมื่อคุณเก็บถาวรด้วยตนเองโดยใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
Image
วิธีทริกเกอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติด้วยตนเอง
คุณสามารถเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติ หากคุณได้ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณตามที่อธิบายไว้ข้างต้นแล้ว คุณสามารถทริกเกอร์ขั้นตอนการเก็บถาวรได้ทันที
เลือก ไฟล์ > Info > เครื่องมือ > ล้างกล่องจดหมาย จากนั้นเลือก AutoArchive เพื่อทริกเกอร์กระบวนการเก็บถาวร การดำเนินการนี้จะใช้การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติที่คุณได้กำหนดค่าไว้สำหรับแต่ละโฟลเดอร์อีเมล
วิธีเรียกเก็บถาวรอัตโนมัติโดยอัตโนมัติ
นอกจากการทริกเกอร์ขั้นตอนการเก็บถาวรด้วยตนเองแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำงานเป็นประจำได้
-
เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง > การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ.
Image -
ในหน้าต่างการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ และป้อนความถี่ที่คุณต้องการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ
คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเพื่อให้แสดงข้อความเมื่อเก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน และตั้งค่าให้ลบข้อความอีเมลเก่าหรือย้ายไปยังไฟล์ PST ที่เก็บถาวรบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
Image -
Select ตกลงและเก็บถาวรอัตโนมัติจะทำงานตามช่วงเวลาที่คุณกำหนด คุณจึงไม่ต้องกังวลว่ากล่องจดหมายของคุณจะใช้พื้นที่มากเกินไป
Image
ใช้ Outlook Sweep เพื่อเก็บถาวรอัตโนมัติในเว็บ Outlook
ใน Outlook Online การเก็บข้อความถาวรเป็นกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง ฟังก์ชันที่เรียกว่า Outlook Sweep ช่วยให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดอยู่เสมอ
คุณไม่สามารถเปลี่ยนอายุของข้อความที่คุณเก็บถาวรได้ แต่อย่างน้อยคุณสมบัติการกวาดช่วยให้คุณเก็บถาวรข้อความในกล่องจดหมายที่เก่ากว่า 10 วัน วิธีนี้จะช่วยให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดโดยอัตโนมัติ
-
เปิดกล่องจดหมายของบัญชีที่คุณต้องการเก็บข้อความอีเมล เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวร จากนั้นเลือก Sweep จากเมนู
Image -
ในหน้าจอป๊อปอัป ให้เลือก ย้ายข้อความที่เก่ากว่า 10 วันจากโฟลเดอร์ INBOX เสมอ.
Image -
เลือกเมนูแบบเลื่อนลง ย้ายไปที่ แล้วเลือก เก็บถาวร.
Image
