ต้องรู้
- บัญชีที่ไม่แลกเปลี่ยน: สร้างเทมเพลตข้อความอีเมลใหม่ แล้วสร้างกฎเพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
- บัญชีแลกเปลี่ยน: ไฟล์ > Info > ตอบกลับอัตโนมัติ > ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ > เขียนข้อความ > เลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด > OK.
- ใน Outlook.com: Settings > ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด > Mail > ตอบกลับอัตโนมัติ > เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ > เขียน > บันทึก.
บทความนี้อธิบายวิธีสร้างข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับ Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook for Microsoft 365 และ Outlook.com ขึ้นอยู่กับประเภทของบัญชีที่คุณใช้ นอกจากนี้ยังอธิบายวิธีการตรวจสอบว่าคุณมีบัญชี Exchange หรือไม่
วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook
การตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook ช่วยให้แน่ใจว่าในขณะที่คุณไม่อยู่ ผู้คนจะรู้ว่าคุณไม่ว่างเมื่อคุณจะกลับมา และสิ่งที่พวกเขาควรทำหากพวกเขามีปัญหาที่ต้องดำเนินการทันที ความสนใจ
การตั้งค่าสำหรับการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าบัญชีอีเมลของคุณอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Microsoft Exchange หรือเป็นบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP (เช่น บริการอีเมลทั่วไป เช่น Gmail, Yahoo Mail และอื่นๆ).
จะบอกได้อย่างไรว่าคุณมีบัญชีแลกเปลี่ยน
หากคุณไม่แน่ใจว่าคุณกำลังใช้ Outlook กับบัญชี Exchange หรือไม่ ให้ดูในแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่าง Outlook หากคุณกำลังใช้บัญชี Exchange คุณจะเห็น Connected to: Microsoft Exchange ในแถบสถานะ
สร้างเทมเพลตอีเมลตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
ในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP (สำหรับ Exchange โปรดดูเพิ่มเติมด้านล่าง) ให้ใช้ฟีเจอร์กฎของ Outlook เริ่มต้นด้วยการสร้างเทมเพลตอีเมลสำหรับอีเมลตอบกลับอัตโนมัติที่จะส่งถึงผู้รับในขณะที่คุณไม่อยู่
-
เลือก อีเมลใหม่.
Image -
ป้อน Subject สำหรับอีเมลและข้อความที่บอกผู้รับว่าคุณไม่ว่าง
บอกให้ผู้รับรู้ว่าพวกเขาจะได้รับคำตอบส่วนตัวจากคุณเมื่อใด และระวังว่าคุณเปิดเผยข้อมูลมากเพียงใดในการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ เพราะการเปิดเผยข้อมูลมากเกินไปอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงได้
-
เมื่อคุณเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติเสร็จแล้ว ให้เลือก ไฟล์
Image -
เลือก บันทึกเป็น.
Image -
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ บันทึกเป็นประเภท แล้วเลือก แม่แบบ Outlook.
Image - Outlook ใช้หัวเรื่องของเทมเพลตเป็นค่าเริ่มต้นเป็นชื่อในกล่องข้อความ ชื่อไฟล์ เปลี่ยนเป็นอะไรก็ได้ที่คุณชอบเพื่อให้รู้ว่าเป็นไฟล์เทมเพลตอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
-
เลือก บันทึก.
Image - ปิดหน้าต่างข้อความ
สร้างกฎการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ขั้นตอนต่อไปสำหรับบัญชีอีเมล IMAP หรือ POP คือการตั้งค่ากฎ Outlook กฎนี้จะส่งการตอบกลับโดยใช้เทมเพลตที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า
-
เลือก ไฟล์ > Info.
Image -
เลือก จัดการกฎ & การแจ้งเตือน.
Image -
เลือกแท็บ กฎของอีเมล
Image -
ใต้ ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้ เลือกบัญชีอีเมลที่คุณกำลังสร้างการตอบกลับอัตโนมัติ
คุณจะมีตัวเลือกในการใช้กฎใหม่กับทุกบัญชีในขั้นตอนถัดไป
-
เลือก กฎใหม่.
Image -
ในหัวข้อ เริ่มจากกฎว่าง เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ
Image - เลือก ถัดไป.
-
ใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกเงื่อนไข เลือกช่องทำเครื่องหมาย ชื่อของฉันอยู่ในช่อง ถึง ช่องทำเครื่องหมาย
กฎการตอบกลับอัตโนมัติจะตอบกลับอีเมลขาเข้าทั้งหมดหากคุณล้างกล่องกาเครื่องหมายเงื่อนไขทั้งหมด
Image - เลือก ถัดไป.
-
ใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกการดำเนินการ เลือกช่องทำเครื่องหมาย ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ช่องทำเครื่องหมาย
Image -
ใต้ ขั้นตอนที่ 2: แก้ไขคำอธิบายกฎ (คลิกที่ค่าที่ขีดเส้นใต้) เลือกลิงก์ เทมเพลตเฉพาะ
Image -
เลือกลูกศรดรอปดาวน์ ดูใน จากนั้นเลือก แม่แบบผู้ใช้ในระบบไฟล์.
Image -
เน้นเทมเพลตที่คุณสร้าง
Image - เลือก เปิด.
- ในกล่องโต้ตอบ ตัวช่วยสร้างกฎ ให้เลือก ถัดไป.
-
ใต้ ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อยกเว้น เลือกช่องทำเครื่องหมาย ยกเว้นว่าจะเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ ช่องทำเครื่องหมาย
Image - เลือก ถัดไป.
- ภายใต้ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ พิมพ์ชื่อสำหรับกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ
-
ใต้ ขั้นตอนที่ 2: ตัวเลือกกฎการตั้งค่า เลือกช่องทำเครื่องหมาย เปิดกฎนี้ หากคุณต้องการเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ หากคุณไม่ต้องการให้ระบบตอบกลับอัตโนมัติตอนนี้ ให้ล้างช่องทำเครื่องหมาย
หากคุณมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีที่คุณต้องการใช้การตอบกลับอัตโนมัตินี้ ให้เลือกช่องกาเครื่องหมาย สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี
- เลือก เสร็จสิ้น.
- ในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน ให้เลือก ตกลง.
Outlook จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังที่อยู่ของอีเมลแต่ละฉบับที่ได้รับหนึ่งครั้งต่อเซสชัน การตอบกลับอัตโนมัติครั้งที่สองจะถูกส่งหลังจากปิด Outlook และเปิดใหม่อีกครั้ง
วิธีเปิดและปิดการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีอีเมล IMAP และ POP
สำหรับบัญชีอีเมล IMAP และ POP ให้เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณต้องการ ไปที่ File > Manage Rules & Alerts > Email Rules เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากอัตโนมัติของคุณ- กฎการตอบกลับ จากนั้นเลือก OK.
ในการปิดใช้งานการตอบกลับ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย แล้วเลือก ตกลง.
ตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชี Microsoft Exchange
หากบัญชีอีเมลของคุณเป็นบัญชี Microsoft Exchange (คุณสามารถตั้งค่าบัญชี Outlook.com เป็นบัญชี Exchange ใน Outlook) คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานได้โดยตรงบนเซิร์ฟเวอร์ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้สำหรับ Outlook 2019, 2016 และ Outlook สำหรับ Microsoft 365
- เลือก ไฟล์ > Info.
-
เลือก ตอบกลับอัตโนมัติ.
Image -
เลือก ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ เขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณในกล่องข้อความ
ในการปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ไปที่กล่องโต้ตอบ ตอบกลับอัตโนมัติ แล้วเลือก อย่าส่งการตอบกลับอัตโนมัติ ระบบจะไม่ส่งการตอบกลับอัตโนมัติอีกต่อไป
- ทางเลือก กำหนดกรอบเวลาที่คุณต้องการให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงาน เลือกช่องกาเครื่องหมาย ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้ จากนั้นตั้งค่า เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด เฉพาะข้อความที่ได้รับในช่วงนี้จะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
-
ถ้าคุณทำงานในบริษัทหรือองค์กร คุณอาจมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ:
- Inside My Organization: ข้อความนี้ถูกส่งไปยังข้อความที่ได้รับจากผู้อื่นในบริษัทหรือองค์กรเดียวกันกับคุณ
- นอกองค์กรของฉัน: ข้อความจะถูกส่งไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เลือกช่องกาเครื่องหมาย ตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลภายนอกองค์กรของฉัน
การตอบกลับอัตโนมัติมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
- เลือก ตกลง.
เครื่องมือตอบกลับอัตโนมัติของ Outlook และส่วนเสริม
แทนที่จะตั้งกฎใน Outlook ด้วยตนเอง ให้ใช้ Add-in เช่น Mail Responder for Outlook หรือเครื่องมืออย่าง Email Responder (FreeBusy) หรือ Auto Reply Manager เครื่องมือเหล่านี้ฉลาดในการส่งเฉพาะการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
เพื่อให้การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอยู่ในศูนย์กลางมากขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange (รวมถึงเทมเพลตที่มีฟิลด์ที่รวมกับ Active Directory) ให้ลองใช้ Symprex Out-of-Office Manager
วิธีเปิดการตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com
การเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติบน Outlook.com เป็นกระบวนการง่ายๆ ฟีเจอร์นี้ไม่ได้มีตัวเลือกมากมายเท่ากับซอฟต์แวร์ Outlook แต่ใช้งานง่าย
-
ในหน้าเมล Outlook.com เลือก การตั้งค่า > ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด
Image -
เลือก Mail > ตอบกลับอัตโนมัติ.
Image -
เปิด เปิดการตอบกลับอัตโนมัติ toggle.
ในการปิดการตอบกลับอัตโนมัติ ปิด การตอบกลับอัตโนมัติ บน สลับ
Image - ตัวเลือก: เลือกช่องกาเครื่องหมาย ส่งการตอบกลับในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น ระบุ เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้
-
ป้อนข้อความที่คุณต้องการส่งในขณะที่เปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ
Image - หรือ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งการตอบกลับไปยังผู้ติดต่อเท่านั้น เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังบุคคลและที่อยู่อีเมลในรายชื่อติดต่อ Outlook.com ของคุณเท่านั้น
- เลือก บันทึก.
