ต้องรู้
- เปิดเอกสารใน Google Docs เลือก Share และกำหนดค่าการอนุญาตของผู้ใช้แต่ละคนจากที่นี่โดยเลือก Viewer หรือ Editor การเข้าถึง
- ในเอกสาร ให้เลือก กำลังแก้ไข > Suggesting เพื่อแสดงความคิดเห็นเพื่อตรวจทานโดยไม่ต้องแก้ไขเอกสาร
- ในเอกสาร ไปที่ Tools > ตรวจทานการแก้ไขที่แนะนำ เลือกการแก้ไขแต่ละรายการ แล้วเลือก Accept หรือ Reject เพื่อเก็บหรือลบ
Google เอกสารเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกับทีมในโครงการที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อมีคนที่เกี่ยวข้องหลายคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงในเอกสารนั้นง่ายต่อการระบุหรือเปลี่ยนแปลง การรู้ว่าโหมดแก้ไขและโหมดคำแนะนำทำงานอย่างไร ช่วยให้คุณและทีมแก้ไข Google เอกสารและติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย
วิธีแก้ไข Google เอกสารด้วยโหมดแก้ไข
โหมดแก้ไขช่วยให้คุณและทุกคนที่มีสิทธิ์แก้ไขเอกสารได้โดยตรง อย่างไรก็ตาม นี่หมายความว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและอาจตรวจทานได้ยาก เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อมูลสำคัญสูญหายหรือเปลี่ยนแปลง ความสามารถในการล็อคเอกสารทั้งหมดของคุณจึงมีประโยชน์มาก
- เปิดเอกสารที่คุณต้องการแก้ไขใน Google เอกสาร
-
เลือก แชร์ ที่มุมขวาบน
Image -
คลิกเมนูข้างชื่อผู้ทำงานร่วมกัน
Image -
ในการหยุดไม่ให้ผู้ทำงานร่วมกันแก้ไขเอกสาร ให้คลิก Viewer.
Image - คลิก บันทึก.
วิธีแก้ไข Google เอกสารด้วยโหมดคำแนะนำ
เมื่อคุณทำงานกับบุคคลอื่นในเอกสารเดียวกัน การแนะนำโดยไม่แก้ไขข้อความจะเป็นประโยชน์ ด้วยโหมดคำแนะนำ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายและให้ทุกคนที่สร้างเอกสารในลูป คุณยังสามารถแสดงความคิดเห็นที่เป็นรหัสสี เพื่อให้คุณและเพื่อนร่วมงานติดตามสาเหตุของการเปลี่ยนแปลงที่นำไปใช้ได้ หากคุณเป็นเจ้าของเอกสาร คุณจะได้รับอีเมลแจ้งการเปลี่ยนแปลงใดๆ ซึ่งสามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้
- เปิด Google เอกสารที่คุณต้องการแก้ไข
-
เลือกเมนูดรอปดาวน์ Editing ที่มุมขวาบน
Image -
Select Suggesting เพื่อแสดงความคิดเห็นและอนุญาตให้ตรวจสอบคำแนะนำได้
Image
วิธียอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขที่แนะนำ
วิธีตรวจสอบการแก้ไขที่คุณแนะนำมีดังนี้
- เปิดเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการ
-
บนริบบิ้น ให้เลือก เครื่องมือ > ตรวจทานการแก้ไขที่แนะนำ.
Image - ที่มุมบนขวา จะมีช่องแสดงการแก้ไขที่แนะนำ
-
หากต้องการแก้ไขการแก้ไขหรือความคิดเห็นแต่ละรายการ ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง จากนั้นเลือก Accept หรือ Reject
เลือก ยอมรับทั้งหมด หรือ ปฏิเสธทั้งหมด เพื่อแก้ไขการแก้ไขที่แนะนำทั้งหมดในครั้งเดียว
วิธีใช้ความคิดเห็น
วิธีใช้ความคิดเห็นใน Google Doc:
- ภายในเอกสาร Google เลือกเซลล์ ข้อความ บรรทัด หรือบล็อกที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น
-
จากริบบอน เลือก Insert > Comment หรือเลือก Plus (+) ที่ด้านขวาของเอกสาร
Image แป้นพิมพ์ลัดคือ Command/Ctrl+Option+M.
-
พิมพ์ความคิดเห็น แล้วเลือก ความคิดเห็น.
Image -
ความคิดเห็นจะปรากฏทางด้านขวาของเอกสาร พร้อมด้วยชื่อของผู้ทำงานร่วมกันที่ทิ้งมันไว้และเวลาที่สร้างบันทึกนั้น
Image
ประวัติการแก้ไข
หากคุณต้องการย้อนกลับไปที่เวอร์ชันก่อนหน้าของโปรเจ็กต์ ประวัติการแก้ไขช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร จะมีการบันทึกเวอร์ชันอื่น
คุณสามารถดูเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้าและดูว่ามีการใช้การแก้ไขหรือคำแนะนำอย่างไร ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการตรวจสอบโครงการในขณะที่มีการพัฒนา ติดตามการมีส่วนร่วมของผู้ใช้แต่ละคน และใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับกระบวนการคิดของคุณ
- เปิด Google เอกสารของคุณ
-
ใต้เมนู ไฟล์ เลื่อนเมาส์ไปที่หัวข้อ ประวัติเวอร์ชัน และเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน.
Image แป้นพิมพ์ลัดคือ Command/Ctrl+Option+Shift+H.
-
เลือกเวอร์ชันที่คุณต้องการตรวจสอบโดยดูจากไทม์ไลน์ของประวัติเวอร์ชัน
Image -
ในการตั้งชื่อแต่ละเวอร์ชัน เลือก จุดแนวตั้งสามจุด ทางขวา แล้วเลือก ตั้งชื่อเวอร์ชันนี้.
Image
อีกเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยติดตามการแก้ไขเอกสารคือแสดงตัวแก้ไข ในเอกสาร ให้เลือกช่วงของข้อความ คลิกขวา และเลือก แสดงตัวแก้ไข คุณจะเห็นรายการตัวแก้ไขของเอกสารและการเปลี่ยนแปลงล่าสุดพร้อมเวลาประทับ เข้าถึงประวัติเวอร์ชันจากตัวเลือกเหล่านี้ด้วย
