ต้องรู้
- Word 2007: เลือก Review > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ติดตามการเปลี่ยนแปลง เพื่อเปิดการติดตาม.
- Word 2003: เลือก View > Toolbars > Reviewing เพื่อเปิดการเปลี่ยนแปลง Track Changes.
บทความนี้อธิบายวิธีใช้คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Word 2007 และ 2003
เปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็ก
ต่อไปนี้คือวิธีเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2007 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า:
- คลิกตัวเลือกเมนู รีวิว
- คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในริบบิ้น
- คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในเมนูแบบเลื่อนลง
หากคุณมี Word 2003 ต่อไปนี้เป็นวิธีเปิดใช้งาน Track Changes:
- คลิกตัวเลือกเมนู ดู
- คลิก แถบเครื่องมือ.
- คลิก การตรวจทาน ในเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเปิดแถบเครื่องมือการตรวจสอบ
- หากไอคอนติดตามการเปลี่ยนแปลงไม่ถูกเน้น ให้คลิกที่ไอคอน (ที่สองจากขวาในแถบเครื่องมือการตรวจสอบ) ไอคอนถูกเน้นด้วยพื้นหลังสีส้มเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าฟีเจอร์นี้เปิดอยู่
ตอนนี้เมื่อคุณเริ่มติดตาม คุณจะเห็นเส้นการเปลี่ยนแปลงที่ระยะขอบด้านซ้ายของหน้าเว็บทั้งหมดของคุณเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง
ยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง
ใน Word 2007 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า คุณจะเห็นมุมมอง Simple Markup ตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณติดตามการเปลี่ยนแปลง ซึ่งหมายความว่าคุณจะเห็นบรรทัดการเปลี่ยนแปลงที่ระยะขอบด้านซ้ายถัดจากข้อความที่มีการเปลี่ยนแปลง แต่คุณจะไม่เห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อความ
เมื่อคุณตัดสินใจที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่คุณหรือคนอื่นทำ ต่อไปนี้คือวิธีทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงว่ายอมรับหรือปฏิเสธใน Word 2007 และใหม่กว่า:
- คลิกที่ประโยคหรือบล็อกของข้อความที่มีการเปลี่ยนแปลง
- คลิกตัวเลือกเมนู รีวิว หากจำเป็น
- คลิก Accept หรือ Reject ในแถบเครื่องมือ
หากคุณคลิกยอมรับ บรรทัดการเปลี่ยนแปลงจะหายไปและข้อความจะยังคงอยู่ หากคุณคลิก ปฏิเสธ บรรทัดการเปลี่ยนแปลงจะหายไป และข้อความจะถูกลบออก ไม่ว่าในกรณีใด Track Changes จะย้ายไปยังการเปลี่ยนแปลงถัดไปในเอกสาร และคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงครั้งต่อไป
หากคุณใช้ Word 2003 ให้ทำดังนี้
- เลือกข้อความที่แก้ไข
- เปิดแถบเครื่องมือตรวจสอบเหมือนที่คุณทำในบทความก่อนหน้านี้
- ในแถบเครื่องมือ คลิก ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง.
- ในหน้าต่างยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง คลิก Accept เพื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือคลิก Reject เพื่อปฏิเสธ
- คลิกปุ่ม ลูกศรขวา ค้นหา เพื่อไปยังการเปลี่ยนแปลงถัดไป
- ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-5 ตามต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ปิดหน้าต่างโดยคลิก ปิด.
เปิดและปิดการติดตามการล็อก
คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้อื่นปิด Track Changes โดยเปิด Lock Tracking แล้วเพิ่มรหัสผ่านหากต้องการ รหัสผ่านเป็นทางเลือก แต่คุณอาจต้องการเพิ่มหากบุคคลอื่นตรวจทานเอกสารที่ลบหรือแก้ไขการเปลี่ยนแปลงของผู้แสดงความคิดเห็นคนอื่น (หรือไม่) ผิดพลาด
นี่คือวิธีล็อคการติดตามใน Word 2007 และใหม่กว่า:
- คลิกตัวเลือกเมนู รีวิว หากจำเป็น
- คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง ในริบบิ้น
- คลิก ล็อคการติดตาม.
- ในหน้าต่าง Lock Tracking ให้พิมพ์รหัสผ่านในช่อง Enter Password
- ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งในช่อง ป้อนอีกครั้งเพื่อยืนยัน
- คลิก ตกลง.
เมื่อล็อกการติดตามเปิดอยู่ จะไม่มีใครสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงและไม่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงได้ แต่พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นหรือเปลี่ยนแปลงได้ด้วยตนเอง สิ่งที่ควรทำเมื่อคุณพร้อมที่จะปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word 2007 และใหม่กว่า:
- ทำตามสามขั้นตอนแรกในคำแนะนำด้านบน
- ในหน้าต่าง Unlock Tracking ให้พิมพ์รหัสผ่านในช่อง Password
- คลิก ตกลง.
หากคุณมี Word 2003 ต่อไปนี้เป็นวิธีล็อกการเปลี่ยนแปลงเพื่อไม่ให้ใครสามารถลบหรือแก้ไขการเปลี่ยนแปลงของคนอื่นได้:
- คลิกตัวเลือกเมนู เครื่องมือ
- คลิก ปกป้องเอกสาร.
- ในบานหน้าต่างการจำกัดการจัดรูปแบบและการแก้ไขทางด้านขวาของหน้าจอ ให้คลิกกล่องกาเครื่องหมาย อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร
- คลิก ไม่มีการเปลี่ยนแปลง (อ่านอย่างเดียว).
- คลิก การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ในเมนูแบบเลื่อนลง
เมื่อคุณต้องการปิดการเปลี่ยนแปลงการล็อก ให้ทำซ้ำสามขั้นตอนแรกด้านบนเพื่อลบข้อจำกัดการแก้ไขทั้งหมด
หลังจากที่คุณปลดล็อก Track Changes โปรดทราบว่า Track Changes ยังคงเปิดอยู่ ดังนั้นคุณจึงสามารถทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารต่อไปได้ คุณยังยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงจากผู้ใช้รายอื่นที่ได้แก้ไขและ/หรือเขียนความคิดเห็นในเอกสารได้
ปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็ก
ใน Word 2007 และใหม่กว่า คุณสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี อย่างแรกคือทำตามขั้นตอนเดียวกับที่คุณทำเมื่อคุณเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง และนี่คือตัวเลือกที่สอง:
- คลิกตัวเลือกเมนู รีวิว หากจำเป็น
- คลิก ยอมรับ ในริบบิ้น
- คลิก ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดและหยุดการติดตาม.
ตัวเลือกที่สองจะทำให้มาร์กอัปทั้งหมดในเอกสารของคุณหายไป เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงและ/หรือเพิ่มข้อความ คุณจะไม่เห็นมาร์กอัปใด ๆ ปรากฏในเอกสารของคุณ
ถ้าคุณมี Word 2003 ให้ทำตามคำแนะนำเดียวกับที่คุณใช้เมื่อเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวที่คุณจะเห็นคือไอคอนจะไม่ถูกไฮไลต์อีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าฟีเจอร์นี้ปิดอยู่
