Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ และจัดการข้อมูล
ข้อมูลที่เราเตรียมไว้อ้างอิงถึง Microsoft Excel โดยทั่วไปและไม่จำกัดเฉพาะเวอร์ชันของโปรแกรมใดๆ
Excel ใช้สำหรับอะไร
โปรแกรมสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์มีพื้นฐานมาจากกระดาษคำนวณที่ใช้สำหรับการบัญชี ดังนั้น เลย์เอาต์พื้นฐานของสเปรดชีตคอมพิวเตอร์จึงเหมือนกับเลย์เอาต์กระดาษ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บไว้ในตาราง - ซึ่งเป็นชุดของกล่องสี่เหลี่ยมขนาดเล็กหรือเซลล์ที่จัดเป็นแถวและคอลัมน์
Excel และโปรแกรมสเปรดชีตอื่นๆ ทุกเวอร์ชันสามารถจัดเก็บหน้าสเปรดชีตได้หลายหน้าในไฟล์คอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ไฟล์คอมพิวเตอร์ที่บันทึกไว้มักจะถูกเรียกว่าสมุดงาน และแต่ละหน้าในสมุดงานเป็นแผ่นงานแยกต่างหาก
เซลล์สเปรดชีตและการอ้างอิงเซลล์
เมื่อคุณดูที่หน้าจอ Excel หรือหน้าจอสเปรดชีตอื่นๆ คุณจะเห็นตารางสี่เหลี่ยมหรือตารางของแถวและคอลัมน์
ใน Excel เวอร์ชันใหม่กว่า แต่ละเวิร์กชีตมีประมาณหนึ่งล้านแถวและมากกว่า 16,000 คอลัมน์ ซึ่งจำเป็นต้องมีรูปแบบการกำหนดที่อยู่เพื่อติดตามว่าข้อมูลอยู่ที่ไหน
แถวแนวนอนระบุด้วยตัวเลข (1, 2, 3) และคอลัมน์แนวตั้งด้วยตัวอักษร (A, B, C) สำหรับคอลัมน์ที่เกิน 26 คอลัมน์จะถูกระบุด้วยตัวอักษรตั้งแต่สองตัวขึ้นไป เช่น AA, AB, AC หรือ AAA, AAB เป็นต้น
จุดตัดระหว่างคอลัมน์และแถวคือกล่องสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่เรียกว่าเซลล์ เซลล์เป็นหน่วยพื้นฐานสำหรับการจัดเก็บข้อมูลในเวิร์กชีต และเนื่องจากแต่ละเวิร์กชีตประกอบด้วยเซลล์นับล้านเซลล์ เซลล์แต่ละเซลล์จึงถูกระบุโดยการอ้างอิงเซลล์
การอ้างอิงเซลล์คือการรวมกันของตัวอักษรประจำคอลัมน์และหมายเลขแถว เช่น A3, B6 และ AA345 ในการอ้างอิงเซลล์เหล่านี้ อักษรประจำคอลัมน์จะแสดงก่อนเสมอ
ประเภทข้อมูล สูตร และฟังก์ชัน
ประเภทข้อมูลที่เซลล์สามารถเก็บได้ ได้แก่
- ตัวเลข
- ข้อความ
- วันที่และเวลา
- ค่าบูลีน
- สูตร
สูตรใช้สำหรับการคำนวณ โดยปกติแล้วจะรวมข้อมูลที่อยู่ในเซลล์อื่นๆ อย่างไรก็ตาม เซลล์เหล่านี้อาจอยู่ในเวิร์กชีตอื่นหรือในเวิร์กบุ๊กอื่น
การสร้างสูตรเริ่มต้นด้วยการป้อนเครื่องหมายเท่ากับในเซลล์ที่คุณต้องการให้แสดงคำตอบ สูตรยังสามารถรวมการอ้างอิงเซลล์ไปยังตำแหน่งของข้อมูลและฟังก์ชันสเปรดชีตตั้งแต่หนึ่งฟังก์ชันขึ้นไป
ฟังก์ชันใน Excel และสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ เป็นสูตรในตัวที่ออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนในการดำเนินการคำนวณที่หลากหลาย ตั้งแต่การดำเนินการทั่วไป เช่น การป้อนวันที่หรือเวลาไปจนถึงการคำนวณที่ซับซ้อน เช่น การค้นหาข้อมูลเฉพาะที่อยู่ ในตารางข้อมูลขนาดใหญ่
ข้อมูล Excel และการเงิน
สเปรดชีตมักใช้เพื่อเก็บข้อมูลทางการเงิน สูตรและฟังก์ชันที่ใช้กับข้อมูลประเภทนี้ ได้แก่:
- การดำเนินการทางคณิตศาสตร์พื้นฐาน เช่น การรวมคอลัมน์หรือแถวของตัวเลข
- การหาค่าเช่นกำไรหรือขาดทุน
- กำลังคำนวณแผนการชำระคืนเงินกู้หรือจำนอง
- การหาค่าเฉลี่ย สูงสุด ต่ำสุด และค่าสถิติอื่นๆ ในช่วงข้อมูลที่ระบุ
- ดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลแบบ What-If โดยที่ตัวแปรจะถูกแก้ไขทีละตัวเพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงส่งผลต่อข้อมูลอื่นๆ อย่างไร เช่น ค่าใช้จ่ายและผลกำไร
การใช้งานอื่นๆ ของ Excel
การดำเนินการทั่วไปอื่นๆ ที่ Excel สามารถใช้ได้ ได้แก่:
- กราฟหรือสร้างแผนภูมิข้อมูลเพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ในการระบุแนวโน้มของข้อมูล
- การจัดรูปแบบข้อมูลเพื่อให้ค้นหาและทำความเข้าใจข้อมูลสำคัญได้ง่าย
- การพิมพ์ข้อมูลและแผนภูมิสำหรับใช้ในรายงาน
- การจัดเรียงและกรองข้อมูลเพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ
- การเชื่อมโยงข้อมูลเวิร์กชีตและแผนภูมิสำหรับใช้ในโปรแกรมอื่น เช่น Microsoft PowerPoint และ Word
- การนำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมฐานข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์
สเปรดชีตเป็น "แอพนักฆ่า" ดั้งเดิมสำหรับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเนื่องจากความสามารถในการรวบรวมและทำความเข้าใจข้อมูล โปรแกรมสเปรดชีตช่วงแรกๆ เช่น VisiCalc และ Lotus 1-2-3 มีส่วนสำคัญต่อการเติบโตของความนิยมของคอมพิวเตอร์ เช่น Apple II และ IBM PC ในฐานะเครื่องมือทางธุรกิจ
ทางเลือกของ Excel
โปรแกรมสเปรดชีตปัจจุบันอื่นๆ ที่พร้อมใช้งาน ได้แก่:
- Google ชีต: โปรแกรมสเปรดชีตบนเว็บฟรี
- Excel Online: Excel เวอร์ชันบนเว็บที่ปรับขนาดลงได้ฟรี
- Open Office Calc: โปรแกรมสเปรดชีตที่ดาวน์โหลดได้ฟรี
