Microsoft Access - ส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft 365 office - มีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ระดับเดสก์ท็อปที่มีประสิทธิภาพซึ่งไม่ต้องการเซิร์ฟเวอร์ในการทำงาน ฐานข้อมูล Access ทำงานจากไฟล์คงที่บนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือแชร์เครือข่าย และมีเครื่องมือที่ซับซ้อนสำหรับการสร้างตาราง คิวรี แบบฟอร์ม และรายงาน
การเริ่มต้นใช้งานและข้อกำหนดที่สำคัญในการเข้าถึง
เปิดตัว Microsoft Access จากรายการเมนู Create เลือก Table ตารางเป็นหน่วยพื้นฐานของการจัดเก็บในฐานข้อมูล ภายในอ็อบเจ็กต์ เช่น ตาราง ข้อมูลจะจัดเก็บในแอตทริบิวต์/ค่าผสม
นี่คือคำศัพท์สำคัญบางคำที่คุณควรรู้ในขณะที่ใช้การเข้าถึง:
- Fields: อิลิเมนต์ข้อมูลในตารางที่สอดคล้องกับคอลัมน์
- ฐานข้อมูล: ฐานข้อมูลคือชุดของวัตถุที่กำหนดไว้อย่างดีที่คุณเชื่อมต่อกับความสัมพันธ์
- Form: ส่วนหน้าแบบกราฟิกที่คุณป้อนข้อมูลลงในตาราง
- Queries: แบบสอบถามจะกลั่นกรองชุดย่อยของตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางเพื่อให้ได้ชุดข้อมูลที่ไม่ซ้ำแบบทันที
- Records: องค์ประกอบข้อมูลในตารางที่สอดคล้องกับแถว
- รายงาน:เนื้อหาของตารางหรือผลลัพธ์ของแบบสอบถาม รายงานเป็นข้อมูลสรุปที่สามารถพิมพ์ได้
- Tables: คอลเลกชันแอตทริบิวต์ที่มีโครงสร้างและกำหนดไว้อย่างดี องค์กรของตารางมาจากช่อง (คอลัมน์) และระเบียน (แถว)
ความสัมพันธ์ของวัตถุในการเข้าถึง
ตารางทั้งหมดสัมพันธ์กันผ่านชุดความสัมพันธ์ Microsoft Access เป็นระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งหมายความว่าจะบังคับใช้กฎที่ควบคุมว่าข้อมูลในตารางหนึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในตารางอื่นอย่างไร
วิธีใช้แบบฟอร์มในการเข้าถึง
ใช้แบบฟอร์มเพื่ออำนวยความสะดวกในการป้อนระเบียนลงในฐานข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ แบบฟอร์มเป็นเครื่องมือกราฟิกที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อรองรับการป้อนข้อมูล แทนที่จะเพิ่มข้อมูลลงในตารางโดยตรง ผู้ใช้จะป้อนลงในแบบฟอร์ม ซึ่งง่ายต่อการนำทางและอ่าน
บรรทัดล่าง
ผลลัพธ์ของแบบสอบถามไม่ตรงกับผลลัพธ์ของตารางอย่างสมบูรณ์ แบบสอบถามดึงจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางโดยใช้กฎการกรองและการเรียงลำดับขั้นสูงเพื่อส่งกลับผลลัพธ์ที่เหมือนตารางที่ดึงรายงานหรือไฟล์ส่งออกที่มีโครงสร้าง
รายงานในการเข้าถึง
ใช้รายงานเพื่อนำผลลัพธ์ของการสืบค้นข้อมูลหรือเนื้อหาของตาราง และสร้างเวอร์ชันที่อ่านได้ซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือแชร์บนหน้าจอได้อย่างง่ายดาย รายงานสรุปเนื้อหาทั้งหมดหรือบางส่วนของตาราง
บรรทัดล่าง
Microsoft Access เป็นเครื่องมือการรายงานส่วนหน้าซึ่งดึงข้อมูลจากไฟล์ทดสอบ, สเปรดชีต Excel, ฐานข้อมูล SQL หรือ Azure, Microsoft Outlook หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ มากมาย ด้วยการนำเข้าตารางที่เชื่อมโยงหรือแหล่งข้อมูลที่นำเข้า คุณสามารถใช้ Access เป็นเครื่องมือสืบค้นและตัวแทนการรายงานได้ฟรี Access ยังสนับสนุนการเผยแพร่รายงานและข้อมูลไปยังฐานข้อมูลอื่นและแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint
รูปแบบเอาต์พุตในการเข้าถึง
โดยส่วนใหญ่ ข้อมูลภายในฐานข้อมูล Access จะอยู่ภายในนั้น อย่างไรก็ตาม แบบสอบถามและรายงานจะส่งออกอย่างหมดจดจากฐานข้อมูลในรูปแบบ Excel, ข้อความธรรมดา, XML, PDF หรือ XPS นอกจากนี้ Access ยังดึงข้อมูลรายการแจกจ่าย Microsoft Outlook และ Microsoft Word
