Microsoft Teams เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่สนับสนุนการแชท การสนทนาทางวิดีโอ การแชร์ไฟล์ การแชร์หน้าจอ และเครื่องมืออื่นๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการประสานงาน ผู้ใช้ Microsoft Office ทุกคนควรรู้วิธีใช้ Microsoft Teams
ข้อมูลในบทความนี้ใช้กับ Microsoft Teams เวอร์ชันเดสก์ท็อป เวอร์ชัน Microsoft 365 สำหรับเว็บเบราว์เซอร์ และแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับ iOS และ Android
ใครสามารถเข้าร่วม Microsoft Teams ได้บ้าง
เมื่อคุณตั้งค่า Microsoft Teams สำหรับองค์กร จำนวนผู้ใช้ที่สามารถเข้าถึงคุณลักษณะทั้งหมดได้จะขึ้นอยู่กับจำนวนใบอนุญาตที่ซื้อคุณสามารถเชิญผู้ใช้ Microsoft 365 เพิ่มเติมที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Microsoft Teams ในฐานะแขกโดยไม่ต้องซื้อสิทธิ์การใช้งานเพิ่มเติม แต่จะมีสิทธิ์เข้าถึงแบบจำกัด ทีมเดียวสามารถมีสมาชิกได้มากถึง 2,500 คนรวมทั้งผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาตและแขก
การสมัครใช้งาน Microsoft 365 ไม่จำเป็นต้องใช้ Microsoft Teams แต่จำเป็นต้องใช้คุณสมบัติบางอย่าง
วิธีใช้ทีม
Microsoft Teams นั้นคล้ายกับ Slack มาก ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณพูดถึงสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ในการสนทนาโดยพิมพ์ @ ชื่อ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนในแท็บ Activity ผู้ใช้ทุกคนสามารถดูบันทึกการแชททั้งหมดในทีมและช่องทางที่เข้าถึงได้
เมื่อคุณตั้งทีม คุณจะสร้างสิ่งต่อไปนี้โดยอัตโนมัติ:
- กลุ่ม Office 365
- แผน Microsoft Planner
- ไซต์ทีม SharePoint
- สมุดบันทึก OneNote ที่ใช้ร่วมกัน
เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงในแอปเหล่านี้ แอปจะซิงค์กับแอปอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Microsft Planner เพื่อตั้งค่าตัวเตือนสำหรับทีม และการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ใน Microsoft Teams จะซิงค์กับปฏิทิน Outlook ของคุณโดยอัตโนมัติ
ใช้แถบคำสั่งที่ด้านบนของอินเทอร์เฟซเพื่อค้นหาการสนทนา แอป และไฟล์ พิมพ์เครื่องหมายทับ (/) เพื่อแสดงรายการคำสั่งลัด
วิธีสร้างทีมใน Microsoft Teams
ในการตั้งทีมในแอปการทำงานร่วมกันของ Microsoft:
-
เลือก Teams ในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือก สร้างทีม.
Image -
เลือก สร้างทีมตั้งแต่เริ่มต้น.
Image เลือก สร้างจาก หากคุณต้องการตั้งค่าทีมโดยใช้กลุ่ม Microsoft 365 ที่มีอยู่
-
เลือก ส่วนตัว, สาธารณะ หรือ ทั้งองค์กร เพื่อกำหนดว่าใครสามารถเข้าถึง กลุ่ม
Image เมื่อคุณเพิ่มสมาชิกในทีมส่วนตัว คุณสามารถกำหนดให้พวกเขาเป็น สมาชิก หรือ Owner มีเพียงเจ้าของเท่านั้นที่สามารถเชิญสมาชิกเพิ่มเติม
-
ตั้งชื่อทีมและคำอธิบาย จากนั้นเลือก สร้าง.
Image -
คุณสามารถเริ่มเชิญผู้ใช้ให้เข้าร่วมได้ทันที หรือเลือก ข้าม เพื่อทำสิ่งนี้ในภายหลัง
Image -
ตอนนี้คุณสามารถเลือกจุดไข่ปลา (…) ข้างชื่อทีมเพื่อเพิ่มหรือลบสมาชิก จัดการการตั้งค่าทีม และอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก รับลิงก์ไปยังทีม คุณจะได้รับ URL ที่คุณสามารถคัดลอกและส่งให้ผู้อื่นเชิญให้เข้าร่วมได้
- เลือก เพิ่มช่อง เพื่อสร้างส่วนแยกในทีมสำหรับหัวข้อเฉพาะ
- ในการเข้าร่วมทีมที่มีอยู่หรือสร้างทีมใหม่ เลือก เข้าร่วมหรือสร้างทีม ที่มุมล่างซ้ายบนหน้าต่างทีม
Image
เลือกเครื่องหมายบวก (+) ทางด้านขวาของชื่อทีมเพื่อเพิ่มทางลัดไปยังแอปต่างๆ ไฟล์ที่แชร์ และหน้า Wiki
แฮงเอาท์วิดีโอใน Microsoft Teams
ในขณะที่อยู่ในทีมหรือช่องที่ต้องการ ให้เลือกไอคอน กล้องวิดีโอ ที่ด้านล่างของหน้าต่างการสนทนาเพื่อเริ่มแฮงเอาท์วิดีโอ คุณจะได้รับแจ้งให้ส่งลิงก์คำเชิญไปยังสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ทางอีเมล คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมด้วย Microsoft Outlook หรือใช้แอป เช่น ปฏิทิน BOT
ขณะแชท คุณสามารถแชร์หน้าจอได้โดยเลือกไอคอน Share (หน้าจอที่มีลูกศรชี้ขึ้น) ที่มุมบนขวาของอินเทอร์เฟซการแชท
การรวมแอป Microsoft Teams
Microsoft Team ทำงานร่วมกับแอปและบริการเว็บของบริษัทอื่นหลายร้อยรายการ เช่น Trello, GitHub และ Evernote เลือก Apps ในแถบเครื่องมือเพื่อดูตัวเลือกทั้งหมดของคุณ แอปของบริษัทอื่นบางแอปต้องมีการสมัครสมาชิกแบบชำระเงินเพิ่มเติม แต่มีแอปจำนวนมากที่ให้บริการฟรี เมื่อคุณเพิ่มแอปแล้ว ให้เลือกจุดไข่ปลา (…) ในแถบเครื่องมือเพื่อเข้าถึง
แชร์ไฟล์ใน Microsoft Teams
หนึ่งในคุณสมบัติการทำงานร่วมกันที่ดีที่สุดของ Microsoft Teams คือความสามารถในการแชร์ไฟล์ระหว่างผู้ใช้ การแชร์ไฟล์กับทีมของคุณนั้นง่ายดายและสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ
-
ป้อนทีมหรือช่องแล้วเลือกแท็บ ไฟล์ ที่ด้านบนของอินเทอร์เฟซเพื่ออัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์
Image -
คุณสามารถเลือก Files ในแถบเครื่องมือเพื่อดูไฟล์ทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงสำหรับแต่ละทีมของคุณ
Image -
เลือก เพิ่มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เพื่อซิงค์กับ Google Drive, Dropbox หรือผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บไฟล์อื่นๆ คุณยังมีตัวเลือกในการบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive ส่วนบุคคลของคุณ
Image
การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของ Microsoft Teams
หากคุณมีแผนธุรกิจ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบบัญชีสามารถจัดการผู้ใช้ Microsoft Teams การตั้งค่า และแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นจากศูนย์การจัดการ Microsoft 365
ใครก็เปลี่ยนธีม Microsoft Teams ได้จากเมนูการตั้งค่า
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทีม Microsoft
นี่คือเคล็ดลับทั่วไปบางประการในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากทีม:
- สร้างกฎองค์กรสำหรับการตั้งชื่อไฟล์และช่องให้สอดคล้องกัน
- รับทราบและตอบกลับคำขอโดยใช้ปุ่ม "ถูกใจ" เพื่อเร่งกระบวนการอนุมัติ
- ใช้ประโยชน์จากบอทเพื่อทำงานอัตโนมัติ เช่น การจัดกำหนดการประชุม
- ทดสอบวิดีโอและเสียงในคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนเริ่มหรือเข้าร่วมการประชุม
คุณสามารถค้นหาวิดีโอแนะนำสำหรับ Microsoft Teams และเอกสารการฝึกอบรม Microsoft Teams ฟรีได้จากเว็บไซต์สนับสนุนของ Microsoft Office
