Dropbox เป็นแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยอดนิยมที่ให้คุณอัปโหลดและจัดเก็บไฟล์จากระยะไกล จากนั้นคุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดๆ ผ่าน Dropbox.com หรือแอพ Dropbox-plus แบ่งปันและทำงานร่วมกับผู้อื่น นี่คือวิธีใช้ Dropbox อย่างมีประสิทธิภาพ
Dropbox ทำงานอย่างไร
Dropbox แก้ปัญหาหลายอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บไฟล์ในเครื่องเป็นหลัก
หากคุณเก็บไฟล์บางไฟล์ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของแล็ปท็อป คุณจะสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเท่านั้น หากคุณทำแล็ปท็อปหาย ไฟล์เหล่านั้นจะหายไป และหากคุณใช้พื้นที่เก็บข้อมูลในเครื่องจนหมด คุณจะไม่สามารถจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ได้อีกจนกว่าคุณจะลบบางไฟล์
ด้วยการใช้แพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Dropbox ไฟล์ของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลของ Dropbox ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลว่าพื้นที่จัดเก็บในเครื่องจะเต็มหรือไฟล์ของคุณสูญหายทั้งหมดหากคุณทำหายหรือ ทำลายอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งของคุณ
ทุกสิ่งที่คุณอัปโหลดหรือแก้ไขจะซิงค์กับบัญชี Dropbox ของคุณ ทำให้เป็นตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์ที่สะดวกที่สุด ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถรวมเข้ากับแพลตฟอร์มยอดนิยมอื่นๆ เช่น Gmail, Google Docs, Slack, DocuSign, Asana, Trello และอีกมากมาย
เริ่มต้นใช้งาน Dropbox
สิ่งที่คุณต้องมีเพื่อเริ่มต้นใช้งาน Dropbox คือบัญชีฟรีและเข้าถึง Dropbox ผ่านเว็บหรือแอป เพียงสร้างบัญชีของคุณที่ Dropbox.com
ด้วยบัญชีพื้นฐานฟรี คุณจะได้รับพื้นที่เก็บข้อมูล 2 GB และคุณสามารถอัปเกรดได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
คุณสามารถเพิ่มพื้นที่จัดเก็บฟรีได้โดยแนะนำให้ผู้อื่นสมัครใช้งาน Dropbox ด้วยสำหรับการอ้างอิงทุกครั้ง คุณจะได้รับพื้นที่เพิ่มเติม 500 MB สูงสุด 16 GB จากการอ้างอิงเท่านั้น หากคุณต้องการพื้นที่เพิ่มในทันที คุณยังสามารถลงชื่อสมัครใช้แผนพรีเมียมแบบส่วนตัวเพื่อรับพื้นที่ 2 หรือ 3 TB หรือแผนธุรกิจแบบพรีเมียมเพื่อรับ 3 TB ขึ้นไป พร้อมการเข้าถึงเครื่องมือการทำงานร่วมกันขั้นสูง
คุณสามารถใช้ Dropbox ผ่าน:
- Dropbox.com
- ไคลเอนต์เดสก์ท็อป Dropbox สำหรับ Linux, macOS และ Windows
- แอพมือถือ Dropbox สำหรับ iOS และ Android
คำแนะนำคุณลักษณะในส่วนต่อไปนี้โดยใช้ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Dropbox สำหรับ macOS คุณสามารถปฏิบัติตามได้หากคุณใช้เดสก์ท็อปไคลเอ็นต์สำหรับ Linux หรือ Windows แม้ว่าคุณอาจสังเกตเห็นความแตกต่างเล็กน้อยในไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปสำหรับระบบปฏิบัติการเหล่านี้
วิธีการอัปโหลดไฟล์ไปยัง Dropbox
-
เปิดไคลเอนต์เดสก์ท็อป Dropbox สำหรับ Mac ให้คลิกไอคอน Dropbox ที่เมนูด้านบนขวา บนพีซี ให้เลือกที่มุมขวาล่าง
Image -
เลือกไอคอน โฟลเดอร์ ข้างช่องค้นหา
Image สิ่งนี้จะเปิดโฟลเดอร์หลักของ Dropbox สำหรับทั้งบัญชีของคุณ
Image -
การสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบไฟล์เป็นความคิดที่ดี แทนที่จะเพียงแค่อัปโหลดไฟล์โดยตรงไปยังโฟลเดอร์ Dropbox หลักของคุณ ในการสร้างโฟลเดอร์ ให้เลือก Create > Folder.
Image -
ช่องโฟลเดอร์ใหม่ถูกไฮไลท์เป็นสีน้ำเงิน พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ลงในพื้นที่ด้านล่าง
Image -
ดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ใหม่เพื่อเปิด (จะว่างนะคะ)
Image คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์ได้อีกด้วย ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ภายในโฟลเดอร์ที่มีอยู่ ให้เลือกไอคอน folder ที่ด้านบน
-
เปิด Finder บน Mac หรือ File Explorer บนพีซีของคุณและค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการเพิ่มในโฟลเดอร์ Dropbox ที่สร้างขึ้นใหม่ จากนั้นคลิก ลาก และวางไฟล์ลงในช่องที่มีข้อความว่า "ลากไฟล์และโฟลเดอร์มาที่นี่"
Image หากคุณกำลังเพิ่มไฟล์หรือโฟลเดอร์ขนาดใหญ่หลายไฟล์ อาจต้องใช้เวลาสักระยะในการอัปโหลด Dropbox ทั้งหมด
-
ไฟล์ของคุณปรากฏใน Dropbox คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ไฟล์ใดก็ได้เพื่อเปิดไฟล์นั้น และสามารถทำได้จากอุปกรณ์อื่นที่คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox ของคุณ
Image เลือกไอคอน ภาพขนาดย่อ หรือ list ไอคอนที่มุมขวาบนเพื่อดูไฟล์ของคุณในสองสไตล์ที่แตกต่างกัน มุมมองภาพขนาดย่อเหมาะสำหรับภาพถ่าย
วิธีแชร์ไฟล์จาก Dropbox
คุณสามารถแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้อื่นผ่าน Dropbox, ไฮเปอร์ลิงก์ หรือบริการต่างๆ เช่น Slack และ Zoom
-
คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้สองวิธี:
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์
- เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากนั้นเลือก สามจุด ในคอลัมน์แสดงตัวอย่างทางด้านขวา
Image -
ในการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้ใช้ Dropbox รายอื่นหรือทางอีเมล ให้เลือก Share.
Image -
ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลหรือชื่อของผู้ใช้ Dropbox (หรือกลุ่มผู้ใช้) ลงในช่อง To เลือกไอคอน Share สีฟ้า เมื่อเสร็จแล้ว
Image -
ในการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์กับผู้อื่นผ่านบริการแบบบูรณาการ เช่น Slack หรือ Zoom ให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 จากนั้นเลือก แชร์ใน ตามด้วยบริการที่คุณเลือก
Image ดูข้อเสนอการผสานรวมแอพอื่นๆ ทั้งหมดที่ Dropbox มีให้
-
ในการแชร์ไฮเปอร์ลิงก์ไปยังไฟล์หรือโฟลเดอร์ คุณมีสามตัวเลือก:
- เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากนั้นเลือกไอคอน link/chain ในคอลัมน์แสดงตัวอย่างทางด้านขวาเพื่อคัดลอกลิงก์
- เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเลือก สามจุด.
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์แล้วเลือก คัดลอกลิงก์ จากรายการดรอปดาวน์
Image - จากนั้นคุณสามารถวางลิงก์ในอีเมล ข้อความ Facebook ข้อความ หรือที่อื่นๆ
วิธีใช้งาน Google Dropbox Integration
Dropbox ทำให้การสร้างไฟล์เป็นเรื่องง่ายสุดๆ โดยใช้ Google เอกสาร, Google ชีต และ Google สไลด์ในบัญชีของคุณโดยตรง
- นำทางไปยังโฟลเดอร์ใดก็ได้ที่คุณเลือกใน Dropbox
-
เลือก สร้าง จากนั้นเลือก Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์.
Image สำหรับบทแนะนำนี้ เราจะเลือก Google เอกสาร
-
แท็บหรือหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นในเว็บเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ กำลังโหลด Google เอกสารใหม่ผ่านบัญชี Google ของคุณ
Image หากคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ระบบจะขอให้คุณลงชื่อเข้าใช้ก่อน
-
คุณสามารถเริ่มใช้ Google เอกสารของคุณได้ตามปกติ โดยตั้งชื่อหัวข้อที่มุมซ้ายบนและพิมพ์เนื้อหาของคุณบนหน้า โปรดสังเกตว่าแถบที่อยู่เว็บจะเขียนว่า dropbox.com แทน docs.google.com ปกติเมื่อคุณใช้ Google เอกสารตามปกติ
โปรดทราบว่าผลิตภัณฑ์ของ Google เช่น Google เอกสาร, Google ชีต และ Google สไลด์มีคุณลักษณะการบันทึกอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องบันทึกงานด้วยตนเอง ทุกอย่างจะถูกบันทึกอัตโนมัติใน Dropbox สำหรับคุณ
- เข้าถึง Google Doc ของคุณได้ทุกเมื่อ (และจากอุปกรณ์ใดก็ได้) โดยไปที่โฟลเดอร์ที่เหมาะสมในบัญชี Dropbox ของคุณ คุณควรเห็นชื่อของเอกสารปรากฏขึ้นที่นั่นทันทีที่สร้าง
