ต้องรู้
- เปิดไฟล์ Google Drive เลือก แชร์ ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ทำงานร่วมกัน
- เลือก Edit และกำหนดบทบาท: ดู, ความคิดเห็น หรือแก้ไข . เลือก Settings เกียร์เพื่อเพิ่มการจำกัด เลือก เสร็จสิ้น.
- แชร์โฟลเดอร์: เลือกโฟลเดอร์ เลือก Share และป้อนที่อยู่อีเมล กำหนดกฎและข้อจำกัด
บทความนี้อธิบายวิธีแชร์โฟลเดอร์และทำงานร่วมกันในไฟล์โดยใช้ Google Drive บทความนี้ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการกับคำขอความร่วมมือที่ไม่ต้องการและคำเตือนเกี่ยวกับความเสี่ยงของการแชร์โฟลเดอร์
วิธีเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันในเอกสาร Google ไดรฟ์
Google ไดรฟ์เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานในโครงการ มันให้การควบคุมที่ปรับแต่งมาอย่างดีว่าใครสามารถเห็นไฟล์ของคุณและสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้กับไฟล์เหล่านั้น ด้วย Google ไดรฟ์ คุณสามารถเพิ่มผู้ทำงานร่วมกันเพื่อดูหรือแก้ไขเอกสารของคุณ วิธีการ:
- เปิด Google Drive แล้วเปิดไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
-
Select Share (อยู่ที่มุมขวาบนของเอกสาร)
Image - ป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเพิ่มเป็นผู้ทำงานร่วมกัน
-
เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง Edit และเลือกว่าจะให้ผู้ทำงานร่วมกันสามารถแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูเอกสารได้หรือไม่
Image -
คลิก การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) เพื่อเพิ่มข้อจำกัดการแชร์
Image -
ตรวจสอบ ผู้แก้ไขสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ เพื่อให้ผู้ทำงานร่วมกันแชร์เอกสารกับผู้อื่นได้ ตรวจสอบ ผู้ชมและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอก เพื่อให้ความสามารถเหล่านี้แก่ผู้ชมและผู้แสดงความคิดเห็น
Image -
เลือก เสร็จสิ้น เพื่อปิด
ในการติดตามการแก้ไขของผู้ทำงานร่วมกัน ให้ไฮไลต์ช่วงข้อความ คลิกขวาแล้วเลือก แสดงการแก้ไข คุณจะเห็นรายชื่อบรรณาธิการและการเปลี่ยนแปลงพร้อมกับการประทับเวลา
วิธีแชร์โฟลเดอร์ใน Google Drive
การแชร์ทั้งโฟลเดอร์กับผู้ทำงานร่วมกันทำงานเหมือนกับการแชร์เอกสารเดียว เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ใน Google ไดรฟ์ จากนั้นเปิดเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก Share จากนั้นทำตามขั้นตอนด้านบน
เมื่อคุณแชร์โฟลเดอร์ ทุกเอกสารหรือไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นจะได้รับสิทธิ์การแชร์แบบเดียวกัน นั่นเป็นการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพมาก แต่ตอนนี้ Google เอกสารเป็น Google ไดรฟ์ด้วย มันจึงซับซ้อน คุณจะเห็นว่าแต่ละไฟล์สามารถมีอยู่ในโฟลเดอร์เดียว แต่ผู้ที่แชร์สิทธิ์ในการแก้ไขสามารถย้ายไฟล์ไปรอบๆ ได้
ไฟล์มีได้ในโฟลเดอร์เดียว
หากคุณใช้แอป Google ไดรฟ์บนเดสก์ท็อป การย้ายไฟล์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันหรือโฟลเดอร์อื่นอาจเป็นเรื่องน่าดึงดูด ไม่ว่าจะเพื่อจัดระเบียบหรือเข้าถึงไฟล์ในโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์บนเดสก์ท็อปของคุณ เนื่องจากไฟล์สามารถมีอยู่ในโฟลเดอร์เดียว การย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันหมายความว่าคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ของทุกคน การย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันหมายความว่าคุณหยุดแชร์กับทุกคน
หากคุณย้ายไฟล์ออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ย้ายกลับและกู้คืนทั้งหมด
หากคุณหรือคนที่คุณร่วมงานด้วยโดยไม่ได้ตั้งใจย้ายโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังโฟลเดอร์อื่นในไดรฟ์ของฉัน คุณจะได้รับคำเตือนและจะได้รับข้อความแจ้งว่าคุณทำอะไรและให้โอกาสในการเลิกทำ หากคุณละเว้นคำเตือนทั้งสอง คุณจะต้องแชร์โฟลเดอร์อีกครั้งเพื่อคืนค่าการตั้งค่า หากคุณกำลังทำงานกับองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรู้กฎเหล่านี้ และคุณแชร์เอกสารกับคนที่คุณไว้วางใจให้ปฏิบัติตามกฎเหล่านั้น
วิธีจัดการกับคำขอความร่วมมือที่ไม่ต้องการ
คุณอาจได้รับคำขอให้ทำงานร่วมกันจากบุคคลภายนอกองค์กรของคุณ เอกสารที่ไม่พึงประสงค์เหล่านี้อาจเป็นเรื่องน่ารำคาญ แต่ก็อาจแสดงถึงความพยายามที่เป็นไปได้ในการรวบรวมเอกสารที่มีความละเอียดอ่อน คุณไม่ควรเปิดเอกสารหรือไฟล์ที่ไม่รู้จักใน Google ไดรฟ์ แต่คุณสามารถบล็อกผู้ที่ส่งมาโดยคลิกขวาที่ชื่อไฟล์จากหน้าหลักของไดรฟ์ แล้วเลือก บล็อก [ที่อยู่อีเมล] จากนั้น คลิก Block อีกครั้งในหน้าต่างยืนยัน
