วิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook

2024 ผู้เขียน: Abigail Brown | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 07:03

Outlook ใช้กลุ่มผู้ติดต่อเพื่อจัดเก็บสมาชิกของรายชื่อการแจกจ่าย หลังจากที่คุณสร้างกลุ่มผู้ติดต่อและเพิ่มผู้ติดต่อแล้ว ให้สร้างข้อความอีเมลหนึ่งข้อความและระบุไปยังกลุ่มผู้ติดต่อ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนในรายชื่อการแจกจ่ายจะได้รับข้อความเดียวกัน และคุณประหยัดเวลา

คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 และ Outlook สำหรับ Microsoft 365

วิธีตั้งค่ารายการแจกจ่ายใน Outlook

ในการสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook ให้สร้างรายการและเลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บ วิธีการ:

1. เปิดมุมมอง

2. ไปที่แท็บ Home แล้วเลือก รายการใหม่.

   

3. เลือก รายการเพิ่มเติม > กลุ่มผู้ติดต่อ. หรือกด Ctrl+ Shift+ L.

   

4. ในหน้าต่าง Contact Group วางเคอร์เซอร์ในกล่องข้อความ Name แล้วพิมพ์ชื่อสำหรับรายชื่อการแจกจ่าย

   ในการส่งอีเมลไปยังรายชื่อการแจกจ่าย ให้ป้อนชื่อรายการในกล่องข้อความ To ของหน้าต่างข้อความใหม่

5. ออกจากหน้าต่าง ติดต่อกลุ่ม เปิดหน้าต่าง

เพิ่มสมาชิกในกลุ่มที่ติดต่อ Outlook

หลังจากสร้างและบันทึกกลุ่มแล้ว ให้เพิ่มผู้ติดต่อในรายการแจกจ่าย

ในการเพิ่มผู้ติดต่อในกลุ่มผู้ติดต่อ:

1. ในหน้าต่าง Contact Group ไปที่ Contact Group tab.

2. เลือก เพิ่มสมาชิก > จากผู้ติดต่อ Outlook.

   

3. ในกล่องโต้ตอบ เลือกสมาชิก: ผู้ติดต่อ ให้เลือกผู้ติดต่อและเลือก สมาชิก เพื่อเพิ่มผู้ติดต่อนั้นไปยังรายชื่อการแจกจ่าย

   หากผู้ติดต่อไม่อยู่ในรายการ ให้ค้นหาผู้ติดต่อตามชื่อหรือที่อยู่อีเมล หากคุณยังไม่พบผู้ติดต่อ ให้เลือกลูกศรดรอปดาวน์ สมุดที่อยู่ แล้วเลือกรายการอื่น

4. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 สำหรับผู้ติดต่อแต่ละรายที่คุณต้องการเพิ่มไปยังรายชื่อการแจกจ่าย
5. เลือก ตกลง.
6. ในหน้าต่าง ติดต่อกลุ่ม เลือก บันทึก & ปิด.

สร้างผู้ติดต่อใหม่ในรายชื่อการจัดจำหน่าย

ในการเพิ่มผู้รับที่ไม่ได้อยู่ในสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณไปยังกลุ่มผู้ติดต่อ:

1. ไปที่ Outlook People และดับเบิลคลิกที่รายชื่อการแจกจ่าย
2. ในหน้าต่าง Contact Group ไปที่แท็บ Contact Group และเลือก Add Members> อีเมลติดต่อใหม่.

3. ในกล่องข้อความ ชื่อที่แสดง พิมพ์ชื่อสำหรับผู้ติดต่อ

   

   หากคุณไม่ทราบชื่อผู้ติดต่อ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลหรือพิมพ์นามแฝง

4. ในกล่องข้อความ ที่อยู่อีเมล ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อใหม่
5. หากคุณไม่ต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่ในสมุดที่อยู่ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย เพิ่มในรายชื่อติดต่อ
6. เลือก ตกลง.
7. ในหน้าต่าง ติดต่อกลุ่ม เลือก บันทึก & ปิด เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงในรายการแจกจ่าย

วิธีแบ่งปันกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook

มีคนอื่นที่จะได้ประโยชน์ไหมถ้าพวกเขามีรายชื่อการแจกจ่ายของคุณ? แทนที่จะทำให้พวกเขาตั้งกลุ่มผู้ติดต่อเดิมตั้งแต่ต้น ให้แชร์กลุ่มผู้ติดต่อกับพวกเขา ง่ายเหมือนส่งไฟล์แนบอีเมล

ในการแบ่งปันกลุ่มผู้ติดต่อ:

1. ไปที่ Outlook People.
2. ดับเบิลคลิกกลุ่มการแจกจ่ายที่คุณต้องการแชร์

3. ในหน้าต่าง Contact Group ไปที่แท็บ Contact Group และเลือก Forward Group> ในการติดต่อ Outlook.

   

   เลือก ในรูปแบบอินเทอร์เน็ต (vCard) เพื่อแนบไฟล์ข้อความที่มีชื่อและที่อยู่ของสมาชิกในกลุ่ม

4. ส่งข้อความถึงบุคคลที่คุณต้องการรับรายชื่อการแจกจ่าย
5. เลือก ส่ง.

นำเข้ากลุ่มที่ติดต่อ Outlook ที่แชร์กับคุณทางอีเมล

หากมีคนสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook และส่งอีเมลถึงคุณในรูปแบบไฟล์ติดต่อ Outlook ให้นำเข้ารายการลงในสมุดที่อยู่ของคุณและใช้เป็นของคุณเอง

1. เปิดข้อความที่มีไฟล์ติดต่อ Outlook ที่แนบมาสำหรับกลุ่ม

2. เลือกลูกศรดรอปดาวน์ของไฟล์แนบ

   

3. เลือก เปิด.

4. ในหน้าต่าง ติดต่อกลุ่ม ไปที่ ไฟล์ > Info.

5. เลือก ย้ายไปที่โฟลเดอร์ > คัดลอกไปยังโฟลเดอร์.

   

6. ในกล่องโต้ตอบ คัดลอกรายการไปที่ ให้เลือกโฟลเดอร์ รายชื่อติดต่อ

   

7. เลือก ตกลง.
8. ด้วยรายชื่อการแจกจ่ายของคุณและพร้อมแล้ว คุณสามารถเริ่มส่งข้อความถึงสมาชิกได้

หากคุณต้องการควบคุมรายชื่อการแจกจ่ายของคุณมากขึ้น ให้ใช้หมวดหมู่ผู้ติดต่อเพื่อสร้างรายชื่อส่งเมลที่สวยงาม