ธุรกิจจำนวนมากใช้ Microsoft Word ในการสร้างหัวจดหมาย รายงาน แบบฟอร์ม จดหมายข่าว และเอกสารทางธุรกิจทั่วไปอื่นๆ เอกสารที่พิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์เดสก์ท็อปได้ตามปกติ โดยไม่คำนึงถึงภาพสีในไฟล์
ปัญหาเกี่ยวกับการใช้ Word สำหรับเอกสารที่มีภาพสีเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ต้องการนำไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นไปยังเครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์เพื่อการพิมพ์ออฟเซต ไฟล์นี้พิมพ์ด้วยหมึกสี่สี ได้แก่ สีฟ้า สีม่วงแดง สีเหลือง และสีดำ ซึ่งเป็นที่รู้จักในชื่อ CMYK ในโลกของการพิมพ์เชิงพาณิชย์ ภาพสีจะพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์สี่สีซึ่งบรรจุลงในแท่นพิมพ์ ผู้ให้บริการการพิมพ์ต้องแยกภาพสีในเอกสารออกเป็น CMYK เท่านั้นก่อนที่จะพิมพ์
Microsoft Word ไม่สนับสนุนภาพ CMYK ในไฟล์โดยตรง Word ใช้รูปแบบสี RGB ทั่วไปในจอภาพคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เดสก์ท็อป แต่มีวิธีแก้ไขปัญหานี้
วิธีแก้ปัญหา CMYK
การไม่รองรับ CMYK ใน Word เป็นสาเหตุหนึ่งที่คุณไม่ควรใช้เพื่อสร้างเอกสารสำหรับการพิมพ์สีบนแท่นพิมพ์ออฟเซต ถ้ามันสายเกินไปหรือคุณไม่มีทางเลือกอื่น และคุณใช้เวลาทั้งวันหรือคืนเป็นทาสกับไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ มีวิธีหนึ่งที่เป็นไปได้ในการบันทึก แปลงเป็น PDF
ถามว่าเครื่องพิมพ์เชิงพาณิชย์ของคุณมี Adobe Acrobat หรือโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ที่สามารถแปลง RGB Word PDF เป็นรูปแบบ CMYK ที่จำเป็นสำหรับการพิมพ์เชิงพาณิชย์หรือไม่ ไฟล์ PDF ถูกใช้อย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมการพิมพ์เชิงพาณิชย์ และบริษัทการพิมพ์ส่วนใหญ่ทำสิ่งนี้เป็นประจำ
แม้ว่าคำตอบคือใช่ แต่สีเอกสารอาจยังมีปัญหาอยู่ แต่เป็นขั้นตอนใหญ่ในทิศทางที่ถูกต้อง และเครื่องพิมพ์อาจทำการปรับเปลี่ยนตามที่จำเป็นได้
วิธีสร้าง PDF ใน Microsoft Word
-
ตั้งค่าไฟล์ Word ของคุณตามที่คุณต้องการให้ปรากฏเมื่อพิมพ์พร้อมภาพสี ในขณะที่คุณทำงาน ให้บันทึกตามปกติในรูปแบบ Word มาตรฐานโดยเลือก File > Save บนแถบเมนู ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเนื่องจากการแก้ไขไฟล์ Word ในนาทีสุดท้ายทำได้ง่ายกว่า PDF
Image -
ในการสร้าง PDF ให้เลือก File บนแถบเมนู Word แล้วเลือก บันทึกเป็น ป้อนชื่อและตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึก PDF แล้วเลือก PDF ในเมนูรูปแบบไฟล์
Image - ส่ง PDF ให้กับบริษัทพิมพ์เชิงพาณิชย์และดูแลไฟล์ Word ไว้ใช้หรือแก้ไขในอนาคต
ทางเลือก
หากคุณต้องการทราบว่าโปรแกรมใดที่คุณควรใช้เพื่อสร้างเอกสารสำหรับการพิมพ์ออฟเซต ให้พิจารณาซอฟต์แวร์การเผยแพร่เดสก์ท็อปที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ แม้แต่ Microsoft ก็แนะนำให้ใช้ Publisher แทน Word สำหรับสื่อที่กำหนดให้พิมพ์ในเชิงพาณิชย์ Publisher รุ่นล่าสุดได้ปรับปรุงตัวเลือกการพิมพ์เชิงพาณิชย์และรวมถึงรุ่นสี เช่น Pantone spot colour และ CMYK
