แม้จะมีวิธีการสื่อสารออนไลน์แพร่หลาย อีเมลยังคงได้รับความนิยมมากที่สุด โดยมีการส่งอีเมลเกือบ 3 แสนล้านฉบับทุกวันในปี 2019 ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มใช้อีเมลหรือใช้งานมาหลายทศวรรษ อย่าลืม' ทำตามกฎมารยาทอีเมลอีกครั้ง
ตรวจสอบข้อความของคุณก่อนส่ง
หลังจากที่คุณป้อนที่อยู่ของผู้รับแล้ว ให้สร้างหัวเรื่องที่เหมาะสม เขียนข้อความและแนบเอกสารประกอบสองสามฉบับ กลับไปและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำทุกอย่างถูกต้อง:
- ตรวจสอบข้อความ มีอะไรไม่ชัดเจน? มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการพิมพ์ผิดหรือไม่? คุณพูดทุกอย่างที่อยากจะพูดแล้วหรือยัง
- ตรวจสอบแหล่งที่มาของคุณ ลิงก์ไปยังแหล่งภายนอกจะชี้แจงความหมายของคุณหรือไม่? ลิงก์จะช่วยให้ผู้รับของคุณค้นหาเว็บไซต์ได้อย่างรวดเร็วหรือไม่
- ดูชื่อผู้รับ คุณลืมคนสำคัญที่ต้องการเห็นข้อความหรือไม่? คุณเพิ่มคนที่ไม่ควรเห็นข้อความหรือไม่
- ดูที่อยู่ของคุณ ถ้าคุณมีมากกว่าหนึ่งคน อย่าลืมส่งข้อความจากคนที่เหมาะสมที่สุดเพื่อจุดประสงค์ของข้อความ
- กำหนดลำดับความสำคัญของข้อความ จำเป็นต้องแท็กข้อความว่าสำคัญหรือไม่
- เพิ่มเอกสารประกอบ คุณลืมไฟล์แนบหรือไม่
ไม่ต้องตอบทุกคนเสมอ
คุณควรรู้ว่าเมื่อใดและเมื่อใดที่จะไม่ตอบกลับอีเมลกลุ่ม หากทุกคนในอีเมลต้นฉบับ (คนที่คุณตอบกลับ) จำเป็นต้องรู้ว่าคุณพูดอะไร ให้ใช้ตอบกลับทั้งหมด
ตัวอย่างเช่น คน A ส่งอีเมลถึงคุณและบุคคล B เพื่อหาไอเดียในการฉลองครบรอบ 10 ปีของเจ้านายกับบริษัท คำตอบของคุณเกี่ยวข้องกับทั้งบุคคล A และบุคคล B ดังนั้นให้ใช้ Reply All เพื่อตอบกลับทั้งสองคน
หากมีคนส่งคำเชิญไปงานปาร์ตี้ผ่านอีเมลถึงคุณและเพื่อนอีก 20 คน การตอบกลับของคุณไม่เกี่ยวข้องกับผู้รับอีเมลรายอื่น ดังนั้นให้ใช้ตอบกลับเพื่อส่งการตอบกลับไปยังผู้ส่งดั้งเดิมเท่านั้น
เขียนหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ
สิ่งสำคัญในการเขียนหัวเรื่องอีเมลที่ดีคือต้องแน่ใจว่าหัวเรื่องนั้นรวบรวมสาระสำคัญของข้อความของคุณโดยสังเขป นี่คือตัวอย่างบางส่วน:
- ประชุมขายเปลี่ยนเป็น 3:00
- เชิญปาร์ตี้ฮาโลวีน
- แก้ไขข้อความเว็บไซต์
- วิดีโอยอดนิยม 20 อันดับประจำสัปดาห์นี้
- รายละเอียดการเป็นสมาชิกใหม่ของคุณ
- ยืนยันการนัดหมาย
- ขออาสาสมัครกิจกรรมระดมทุน
เพื่อให้หัวเรื่องมีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ใส่สิ่งที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการ เช่น:
- คำเชิญปาร์ตี้ฮาโลวีน - RSVP ภายในวันที่ 11 พฤษภาคม
- การแก้ไขข้อความเว็บไซต์ - ต้องได้รับการอนุมัติภายในวันอังคาร
บรรทัดล่าง
เมื่อคุณส่งต่อข้อความอีเมลจากคนอื่น ให้อธิบายกับผู้รับใหม่ว่าทำไมคุณถึงทำแบบนั้น และคุณคาดหวังให้พวกเขาได้รับประโยชน์จากข้อความนั้นอย่างไร ตัวอย่างเช่น สมมติว่าลูกค้าคนหนึ่งชื่อ Jay ส่งคำถามถึงคุณ และคุณไม่รู้คำตอบ ส่งต่อข้อความไปยัง Sara เพื่อนร่วมงานของคุณ พร้อมข้อความว่า "Sara, Jay ต้องการทราบขั้นตอนการลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลของเราจากอุปกรณ์มือถือของเขา ดูรายละเอียดด้านล่าง คุณช่วยได้ไหม"
อธิบายว่าทำไมคุณ CC
ถ้าคุณส่งสำเนาถึงใครบางคนในข้อความอีเมล ให้อธิบายให้ผู้รับหลักทราบว่าคุณกำลังทำเช่นนั้น และทำไม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเจนน่าต้องการเข้าร่วมชมรมหนังสือของคุณ และคุณกำลังส่งข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ให้เธอ คุณจะส่งสำเนาถึงแอน หัวหน้าชมรมหนังสือ และเขียนถึงเจนน่าว่า "ฉันกำลังส่งสำเนาถึงแอน หัวหน้าของเรา เพื่อที่เธอจะได้เห็นว่าฉันกำลังส่งอะไรให้คุณ และกรอกสิ่งที่ฉันอาจทิ้งไป" เมื่อคุณใช้กระบวนการนี้ แอนก็รู้ว่าทำไมเธอถึงได้รับสำเนาข้อความนี้
บรรทัดล่าง
ข้อความอีเมลอาจหายไปในอีเมลหรือในตัวกรองสแปม เพื่ออำนวยความสะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อความสำคัญ (เช่น ข้อความที่มีไฟล์แนบหรือเกี่ยวกับกำหนดเวลา) ให้เขียนบันทึกสั้นๆ เพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับอีเมลแล้ว ตัวอย่างเช่น ถ้าเจ้านายของคุณส่งโครงการใหม่ให้คุณทำงาน ให้ตอบกลับด้วยว่า "รับทราบ ฉันจะเริ่มพรุ่งนี้"
ใช้ตัวย่อเท่าที่จำเป็น
ไม่ใช่ทุกคนที่รู้คำย่อทุกคำ ดังนั้นโปรดใช้ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และเฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าผู้รับรู้ว่าคำย่อหมายถึงอะไร มีคำย่อหลายคำที่ใช้กันทั่วไปในการติดต่อทางอีเมลทางธุรกิจ นี่คือบางส่วน:
- ASAP: โดยเร็วที่สุด
- BTW: ยังไงก็ตาม
- EOD: สิ้นสุดวัน
- EOM: สิ้นสุดข้อความ (โดยทั่วไปจะใช้ในหัวเรื่องเพื่อระบุว่าไม่มีเนื้อหาอีเมลให้ติดตาม)
- EOW: ปลายสัปดาห์
- FYI: สำหรับข้อมูลของคุณ
- IMO: ในความคิดเห็นของฉัน
- OOO: ลางาน
- Y/N: ใช่หรือไม่ใช่
บรรทัดล่าง
เนื่องจากคุณไม่เข้าใจบริบทของการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียงในอีเมล สื่อดังกล่าวจึงไม่ใช่สื่อกลางที่ดีในการแสดงความเสียดสีหรืออารมณ์ขัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้รับที่คุณไม่รู้จักดี แสดงข้อความของคุณอย่างเรียบง่ายและตรงไปตรงมา อย่างน้อยก็จนกว่าคุณจะรู้จักผู้รับดีขึ้น หากคุณช่วยตัวเองไม่ได้จริงๆ ให้ใส่อีโมติคอนยิ้มหรือหัวเราะเพื่อแสดงว่าคุณล้อเล่น
เลือกตอนจบที่เหมาะสม
บางทีก็ยากที่จะรู้วิธีจบข้อความอีเมล ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางส่วนตามสถานการณ์:
- ขอบคุณ หรือ ขอบคุณมาก: หากคุณกำลังขอความช่วยเหลือ
- ความรัก หรือ กอด: หากผู้รับเป็นเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว
- Cheers or Best: หากคนรับเป็นคนรู้จัก
- ขอแสดงความนับถือ: หากข้อความของคุณเป็นทางการ
- ขอแสดงความนับถือ หรือ ขอแสดงความนับถือ: หากคุณต้องการรักษาน้ำเสียงทางธุรกิจที่เป็นทางการ