Flash Fill ช่วยให้คุณป้อนข้อมูลได้รวดเร็วยิ่งขึ้นใน Microsoft Excel โดยจะคอยดูรูปแบบในข้อมูลที่คุณป้อนและให้คำแนะนำเพื่อให้รายการของคุณสมบูรณ์ โดยเติมค่าที่เกี่ยวข้องให้เต็มคอลัมน์ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel เพื่อเพิ่มความเร็วและความแม่นยำในการป้อนข้อมูล
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Excel 2019, 2016 และ 2013; Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel Online และ Excel for Mac Flash Fill ไม่มีใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้า
Flash Fill ทำงานคล้ายกับการป้อนอัตโนมัติในเว็บเบราว์เซอร์ แต่ฉลาดกว่ามากการป้อนอัตโนมัติของ Excel ทำงานแตกต่างกันบ้าง ทำให้คุณสามารถคัดลอกสูตรและค่าข้ามอาร์เรย์แนวนอนหรือแนวตั้งในสเปรดชีตได้ จริงๆ แล้ว Excel ใช้แมชชีนเลิร์นนิงสำหรับ Flash Fill ซึ่งช่วยให้สามารถให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดสำหรับสิ่งที่คุณอาจต้องการป้อน
วิธีใช้ Flash Fill ใน Excel
การใช้แฟลชเติมใน Excel มีสองวิธี ซึ่งจะทำงานในพื้นหลังเสมอ และจะให้คำแนะนำเมื่อคุณพิมพ์ลงในเซลล์ใดๆ วิธีที่ง่ายและธรรมดาที่สุดในการใช้ Flash Fill คือยอมรับคำแนะนำเหล่านี้โดยกดปุ่ม Enter วิธีที่สองในการใช้ Flash Fill คือการใช้คำสั่งบนแท็บ DATA ของริบบอนเพื่อเติมจำนวนเซลล์โดยอัตโนมัติในคราวเดียว
Flash Fill มีความสามารถจำกัดในขณะนี้ ใช้งานได้เฉพาะเมื่อคอลัมน์ที่คุณกำลังป้อนข้อมูลอยู่ติดกับคอลัมน์ที่มีข้อมูลต้นฉบับโดยตรง ข้อมูลต้นทางคือข้อมูลที่มีรูปแบบที่ Flash Fill จะใช้เพื่อสร้างค่าค่อนข้างแปลก มันใช้งานได้กับคอลัมน์เท่านั้น ไม่ใช่แถว ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถเติมแถวข้อมูลโดยอัตโนมัติได้
ใช้แฟลชเติมขณะพิมพ์
ขณะที่คุณพิมพ์ Flash Fill จะทำงานอยู่เบื้องหลังเสมอ หากคิดว่ามันสามารถเห็นสิ่งที่คุณพยายามจะป้อนในคอลัมน์ มันจะให้คำแนะนำว่าคุณจะป้อนข้อมูลทั้งหมดได้อย่างไรในทันที เมื่อใช้วิธีนี้ คุณจะนึกถึง Flash Fill เป็นส่วนขยายของการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติของ Excel แม้ว่าการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติจะให้คำแนะนำสำหรับสิ่งที่คุณอาจกำลังพิมพ์ลงในแต่ละเซลล์ แต่การเติมแบบรวดเร็วจะช่วยให้คุณสามารถกรอกข้อมูลทั้งคอลัมน์ได้
หากต้องการใช้ Flash Fill ในขณะที่คุณกำลังพิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- แทรกคอลัมน์ใหม่ ถัดจากคอลัมน์ที่มีข้อมูลต้นทาง
- พิมพ์ค่าที่ต้องการลงในเซลล์แรกของคอลัมน์ใหม่
-
เริ่มพิมพ์ค่าลงในคอลัมน์ที่สอง หาก Excel ตรวจพบรูปแบบ การแสดงตัวอย่างจะแสดงค่าที่จะใช้สำหรับเซลล์ที่เหลือ
Image -
กดปุ่ม Enter แล้วค่าจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติ
Image - ง่ายๆ แค่นี้เอง!
คุณสามารถใช้ Flash Fill ในคอลัมน์ถัดไปเพื่อแยกรายการข้อมูลต่างๆ ได้ ตราบใดที่คอลัมน์ที่มีรูปแบบไม่ได้แยกออกจากคอลัมน์ที่คุณป้อนค่า Excel ควรตรวจหารูปแบบ ต่อจากตัวอย่างที่แล้ว สามารถแยกชื่อออกได้
การใช้แฟลชเติมจากริบบิ้น
เมื่อ Flash Fill ตรวจพบรูปแบบ โดยปกติแล้วจะแสดงตัวอย่างขณะที่คุณกำลังพิมพ์ การกด Enter เพื่อยอมรับคำแนะนำนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้ Flash Fill อย่างไรก็ตาม สามารถใช้คำสั่งบนริบบอนได้เช่นกันหากต้องการใช้ในลักษณะนี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- แทรกคอลัมน์ใหม่ ถัดจากคอลัมน์ที่มีข้อมูลต้นทาง
- พิมพ์ค่าที่ต้องการลงในเซลล์แรกของคอลัมน์ใหม่
- เลือกแท็บ DATA บนริบบิ้น
-
เลือกคำสั่ง เติมแฟลช
Image - หาก Excel ตรวจพบรูปแบบ โปรแกรมจะป้อนค่าที่แนะนำลงในเซลล์ที่เหลือ
การรวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์
Flash Fill ไม่เพียงแต่สามารถแบ่งค่าออกเป็นคอลัมน์แยกกันได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อผสานคอลัมน์โดยใช้รูปแบบใดก็ได้ที่คุณเลือก สามารถทำได้เร็วกว่าและใช้งานง่ายกว่าการใช้สูตรการต่อข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างคอลัมน์ที่อยู่เดียวจากช่องที่อยู่แต่ละช่อง คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
-
ป้อนแต่ละช่องที่อยู่ลงในคอลัมน์แยกกัน
Image - สร้างคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน
- ป้อนที่อยู่แรกในรูปแบบที่ต้องการ
-
เริ่มพิมพ์ที่อยู่ที่สองและตรวจสอบค่าที่แนะนำของ Excel
Image - กด Enter เพื่อยอมรับ Flash Fill ที่แนะนำของ Excel
โปรดทราบว่าในตัวอย่างนี้มีการใช้เครื่องหมายจุลภาคระหว่างถนน เมือง และประเทศ แต่ไม่ใช่ตัวเลขและถนน Flash Fill ควรใช้ได้กับทุกรูปแบบที่คุณเลือกใช้
ความสามารถอื่นๆ ของการเติมแฟลช
Flash Fill ช่วยลดความซับซ้อนของงานการป้อนข้อมูลมากมาย นอกจากจะแยกและรวมคอลัมน์แล้ว Flash Fill สามารถลบเลขศูนย์นำหน้า ซึ่งมีเฉพาะบางรายการเท่านั้นสามารถใช้ในการจัดรูปแบบข้อความ ตัวเลข และวันที่ มันสามารถแทนที่เนื้อหาบางส่วนในเซลล์ บางทีอาจสร้างเวอร์ชันที่ปลอดภัยของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยการแทนที่ตัวเลขบางตัวด้วย XXXX ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การรวมค่าและการเพิ่มอักขระสามารถรวมกันได้
ในการทำหน้าที่เหล่านี้ ขั้นตอนจะเหมือนกัน คุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ป้อนข้อมูลดิบที่ต้องล้างหรือจัดรูปแบบใหม่ในคอลัมน์เดียว
- พิมพ์ข้อมูลตามที่คุณต้องการในเซลล์แรกของคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน
- เริ่มพิมพ์ค่าที่สอง แล้ว Flash Fill จะแนะนำวิธีการเติมค่าอื่นๆ ทั้งหมดในคอลัมน์ตามรูปแบบเดียวกัน
เมื่อคุณเริ่มจับได้ว่า Flash Fill มีความสามารถอะไร คุณจะพบว่ามันเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและมีประโยชน์มาก หากคุณสนใจเครื่องมือที่มีประโยชน์จริงๆ อีกตัวหนึ่งในการทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น ลองดูวิธีใช้ป้อนอัตโนมัติใน Excel วิธีนี้จะช่วยคัดลอกสูตรและค่าต่างๆ อย่างชาญฉลาดในสเปรดชีต
