ต้องรู้
- ไปที่ Inbox > Folder > New Search Folder > สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง ป้อนชื่อ ใน Browse เลือกโฟลเดอร์ที่จะรวม แล้วออก
- ในการปรับแต่ง: ไปที่ Folder > กำหนดโฟลเดอร์การค้นหานี้เอง > Criteria ระบุเกณฑ์และเลือก OK.
- คุณสามารถกำหนดโฟลเดอร์การค้นหาเพื่อแยกโฟลเดอร์เฉพาะ ยกเว้นผู้ส่งบางราย หรือรวมข้อความในขนาดที่กำหนด
หากอีเมล Outlook ของคุณถูกจัดระเบียบในหลายโฟลเดอร์ และคุณต้องการอ่านข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ที่กำหนด ให้สร้างโฟลเดอร์การค้นหา จากนั้นค้นหาอีเมลบางประเภทเพื่อแสดงข้อความทั้งหมดในรายการเดียวในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีตั้งค่าและปรับแต่งโฟลเดอร์การค้นหา "จดหมายทั้งหมด" โดยใช้ Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 และ Outlook สำหรับ Microsoft 365
ตั้งค่าโฟลเดอร์ 'จดหมายทั้งหมด' ใน Outlook
ในการตั้งค่าโฟลเดอร์อัจฉริยะแบบกำหนดเองที่มีข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ:
- เปิด Outlook แล้วไปที่ Mail หากคุณต้องการใช้แป้นพิมพ์ลัด ให้กด Ctrl+ 1.
-
เลือก Inbox (หรือโฟลเดอร์อื่น) ในบัญชีอีเมลหรือไฟล์ PST ที่คุณต้องการสร้างโฟลเดอร์การค้นหา
Image -
ไปที่แท็บ โฟลเดอร์ แล้วเลือก โฟลเดอร์ค้นหาใหม่.
Image -
ในกล่องโต้ตอบ โฟลเดอร์ค้นหาใหม่ ให้เลื่อนไปที่ส่วน กำหนดเอง และเลือก สร้างโฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเอง.
Image - ใน กำหนดโฟลเดอร์การค้นหาเอง เลือก เลือก.
-
ในกล่องโต้ตอบ Custom Search Folder ให้ป้อนชื่อสำหรับโฟลเดอร์การค้นหา ตัวอย่างเช่น พิมพ์ จดหมายทั้งหมด.
Image - เลือก เรียกดู.
-
ในกล่องโต้ตอบ เลือกโฟลเดอร์ ให้เลือกโฟลเดอร์บนสุดสำหรับไฟล์ PST หรือบัญชีอีเมลของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการค้นหา
Image -
เลือกช่องทำเครื่องหมาย ค้นหาโฟลเดอร์ย่อย หรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ค้นหาโฟลเดอร์ย่อย แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่มีข้อความที่คุณต้องการดู
หากโฟลเดอร์อีเมลขยะเต็มไปด้วยอีเมลขยะ ให้แยกอีเมลในโฟลเดอร์นี้โดยใช้เกณฑ์การกรอง หรือวางโฟลเดอร์ย่อยไว้ใต้กล่องขาเข้าหรือโฟลเดอร์อื่น และตั้งค่าโฟลเดอร์อัจฉริยะโดยเปิดใช้งาน Search subfolders
- เลือก OK เพื่อปิด เลือกโฟลเดอร์ กล่องโต้ตอบ
- เลือก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ โฟลเดอร์ค้นหาที่กำหนดเอง
-
ในกล่องโต้ตอบ คำเตือน ให้เลือก ใช่ เพื่อให้ข้อความในโฟลเดอร์ที่คุณเลือกปรากฏในโฟลเดอร์การค้นหา
Image - ในกล่องโต้ตอบ โฟลเดอร์ค้นหาใหม่ ให้เลือก ตกลง โฟลเดอร์การค้นหาใหม่จะปรากฏในรายการโฟลเดอร์ Outlook
กำหนดโฟลเดอร์ 'จดหมายทั้งหมด' ด้วยเกณฑ์ (ตัวอย่างเพิ่มเติม)
ในการปรับแต่งโฟลเดอร์อัจฉริยะเพื่อให้มีข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ ยกเว้นข้อความที่คุณต้องการยกเว้นตามเกณฑ์ (เช่น เพื่อลบอีเมลขยะหรืออีเมลเก่า):
- เปิดโฟลเดอร์ค้นหาที่คุณต้องการปรับแต่ง
-
ไปที่แท็บ โฟลเดอร์
Image - ในกลุ่ม Actions เลือก กำหนดโฟลเดอร์การค้นหานี้เอง.
-
ในกล่องโต้ตอบ ปรับแต่ง [ ชื่อโฟลเดอร์ ] กล่องโต้ตอบ เลือก เกณฑ์.
Image - ในกล่องโต้ตอบ Search Folder Criteria ระบุเกณฑ์สำหรับข้อความที่จะรวมไว้ในโฟลเดอร์การค้นหา
-
การยกเว้นข้อความจากโฟลเดอร์ที่ระบุ เช่น โฟลเดอร์อีเมลขยะ:
- ไปที่แท็บ ขั้นสูง
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Field
- เลือก ช่องจดหมายทั้งหมด > ในโฟลเดอร์.
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Condition และเลือก ไม่มี
- ในกล่อง Value text ให้ป้อนชื่อโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการยกเว้น ตัวอย่างเช่น ป้อน อีเมลขยะ.
- เลือก เพิ่มในรายการ.
Image -
ในการรวมข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่กำหนด:
- ไปที่แท็บ ตัวเลือกเพิ่มเติม
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง ขนาด (กิโลไบต์) และเลือก มากกว่า.
- ป้อนค่า เช่น 5000 ประมาณ 5 MB.
Image -
การยกเว้นอีเมลจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่ง เช่น "mailer-daemon":
- ไปที่แท็บ ขั้นสูง
- เลือกลูกศรดรอปดาวน์ Field
- เลือก ช่องที่ใช้บ่อย > จาก.
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง Condition และเลือก ไม่มี
- ในกล่องข้อความ Value ป้อนที่อยู่อีเมล (หรือส่วนหนึ่งของที่อยู่) ที่คุณต้องการยกเว้น
- เลือก เพิ่มในรายการ.
- Select OK เพื่อปิดกรอบโต้ตอบ Search Folder Criteria กล่องโต้ตอบ
- เลือก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ ปรับแต่ง [ ชื่อโฟลเดอร์ ] กล่องโต้ตอบ
