Microsoft Teams มีเครื่องมือที่หลากหลายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและปรับปรุงการสื่อสารระหว่างพนักงานด้วยการแชทด้วยข้อความ การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ ฟังก์ชันการแชร์ไฟล์ บันทึกกะออนไลน์ และปฏิทินที่แชร์
ฟังก์ชันปฏิทินที่แชร์ของ Microsoft Teams ช่วยให้สมาชิกกลุ่มสามารถสร้างการประชุมได้โดยตรงภายในแอป Teams ระบุรายละเอียด และเพิ่มสมาชิกคนอื่นๆ เพื่อไม่ให้พวกเขาได้รับแจ้งถึงกิจกรรมเท่านั้น แต่ยังเพิ่มไปยัง Microsoft Teams ที่ซิงค์ ปฏิทินด้วย
บทความนี้ใช้กับแอป Microsoft Teams บนอุปกรณ์ Windows 10, iOS และ Android นอกเหนือจากเวอร์ชันเว็บ
ปฏิทิน Microsoft Teams ทำงานอย่างไร
Microsoft Teams เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ออกแบบมาสำหรับองค์กรหรือกลุ่ม ดังนั้นจึงมีโครงสร้างโดยคำนึงถึงกลุ่มหรือทีม คุณอาจเข้าสู่ระบบกลุ่ม Microsoft Teams ด้วยอีเมลปกติของคุณได้ แต่บ่อยครั้งที่คุณได้รับมอบหมายอีเมลบริษัทที่คุณใช้เพื่อเข้าถึง Teams และแอปและบริการ Microsoft 365 อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
แอป Microsoft Teams มีปฏิทินหลักหนึ่งปฏิทินที่กำหนดให้กับทั้งกลุ่มหรือทั้งองค์กรของคุณ สมาชิกในกลุ่มสามารถเพิ่มการประชุมหรือกิจกรรมในปฏิทินนี้ซึ่งจะแสดงในปฏิทินสำหรับสมาชิกคนอื่นๆ โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังเพิ่มบุคคลในกิจกรรมในปฏิทินหรือการประชุมได้หากต้องการเข้าร่วม
ในทางเทคนิค ปฏิทินในตัว (หรือค่าเริ่มต้น) จะเรียกว่าปฏิทินกลุ่ม ในขณะที่ปฏิทินภายนอกที่แชร์ภายใน Microsoft Teams จะเป็นปฏิทินที่แชร์ คำเหล่านี้มักปะปนกัน และความแตกต่างระหว่างคำเหล่านี้ก็ไม่ชัดเจน
ควรอ้างอิงปฏิทินใน Microsoft Teams ด้วยชื่อที่ไม่ซ้ำแทนที่จะใช้เงื่อนไขที่แชร์หรือแบบกลุ่มเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
สามารถแชร์ปฏิทินภายใน Microsoft Teams จาก Outlook หรือบริการจัดกำหนดการอื่นๆ เช่น Google ปฏิทินได้
วิธีสร้างกิจกรรมปฏิทินที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft Teams
นี่คือขั้นตอนในการสร้างกิจกรรม ซึ่งเรียกว่าการประชุมใน Microsoft Teams ซึ่งสามารถแชร์กับสมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ และเพิ่มลงในปฏิทินกลุ่มโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างนี้ใช้แอป Windows 10 Microsoft Teams แต่คำแนะนำเหล่านี้และเมนูที่ใช้จะเหมือนกันในเวอร์ชันอื่นๆ ทั้งหมด
- เปิดแอป Microsoft Teams
-
เลือก ปฏิทิน.
Image -
คลิก ประชุมใหม่.
Image -
เลือกโซนเวลาที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนของหน้าจอ
Image คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเขตเวลาที่สมาชิกในทีมของคุณอยู่ เนื่องจากเวลาการประชุมของคุณจะปรับให้เข้ากับพวกเขาโดยอัตโนมัติ
-
พิมพ์ชื่อการประชุมของคุณใน เพิ่มช่องชื่อ.
Image -
ในฟิลด์ เพิ่มผู้เข้าร่วมที่จำเป็น พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงาน เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ ชื่อควรปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณเลือก
Image หากคุณต้องการแชร์กิจกรรมในปฏิทินนี้กับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในกลุ่ม Microsoft Teams ของคุณ หรืออาจไม่ได้ใช้ Microsoft Teams คุณสามารถทำได้โดยป้อนที่อยู่อีเมลแบบเต็มแทนชื่อ
คลิก Optional เพื่อเพิ่มสมาชิกกลุ่มที่คุณอยากรู้เกี่ยวกับการประชุมแต่ไม่ต้องเข้าร่วม
เมื่อสร้างการประชุมแล้ว ผู้ที่ได้รับเชิญทั้งหมดจะได้รับคำเชิญไปยังที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้อง
-
ถัดไป ระบุเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับการประชุมของคุณ
Image -
คลิก ไม่ทำซ้ำ เพื่อเปิดเมนูและทำให้การประชุมเป็นกิจกรรมปกติหากจำเป็นต้องเกิดซ้ำ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้มีการประชุมเดียวกันนี้ทุกวันธรรมดา ทุกสัปดาห์ หรือเดือนละครั้ง
Image -
คลิก เพิ่มช่อง หากการประชุมของคุณเจาะจงสำหรับบางหมวดหมู่ภายในการตั้งค่า Microsoft Teams ของบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการวางไว้ในแชนเนลผู้จัดการเพื่อให้เฉพาะสมาชิกในทีมที่ใช้แชนเนลนั้นรู้ว่ามีการประชุมเกิดขึ้น
Image คุณสามารถเว้นฟิลด์เหล่านี้ว่างไว้ได้หากต้องการ
-
ถัดไปคือช่อง เพิ่มสถานที่ แม้จะมีชื่อ แต่ก็ไม่ได้มีไว้สำหรับระบุตำแหน่งทางกายภาพ แต่ใช้สำหรับการเลือกระบบห้องที่เปิดใช้งาน Microsoft Teams หรืออุปกรณ์โทรศัพท์สำหรับการประชุมที่เชื่อมต่อ
หากบริษัทของคุณไม่ได้ใช้อุปกรณ์ดังกล่าว คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการกรอกข้อมูลในช่องนี้
Image -
ในฟิลด์ขนาดใหญ่ที่ด้านล่างของหน้าจอ ให้พิมพ์รายละเอียดสำหรับฟิลด์การประชุม ป้อนคำอธิบายของการประชุมของคุณ วาระการประชุม หรือข้อความถึงผู้เข้าร่วม
Image -
สุดท้าย คลิก ส่ง การดำเนินการนี้จะเพิ่มกิจกรรมลงในปฏิทิน Microsoft Teams และจะเชิญคนที่คุณเพิ่มไว้ เมื่อพวกเขาตอบรับคำเชิญ กิจกรรมจะถูกเพิ่มในปฏิทินของพวกเขาโดยอัตโนมัติเช่นกัน
Image หากคุณยังไม่ได้เพิ่มใครในกิจกรรม คุณจะเห็นปุ่ม Save แทน การดำเนินการนี้จะบันทึกกิจกรรมลงในปฏิทิน Microsoft Teams ส่วนตัวของคุณ
ผู้ช่วยจัดกำหนดการของ Microsoft Teams ทำอะไร
ตัวเลือกผู้ช่วยจัดกำหนดการที่แสดงเมื่อสร้างการประชุมใน Microsoft Teams บนคอมพิวเตอร์เป็นอีกวิธีหนึ่งในการสร้างหรือแก้ไขกิจกรรม มันใช้ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่มองเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นซึ่งแสดงตัวเลือกทางด้านซ้ายของหน้าจอและให้คุณเลือกช่วงเวลาด้วยเมาส์ของคุณซึ่งจะทำการเปลี่ยนแปลงกำหนดการโดยอัตโนมัติ
ประโยชน์ที่แท้จริงของตัวช่วยจัดกำหนดการคือการแสดงกำหนดการทั้งหมดของสมาชิกกลุ่ม ทำให้ง่ายต่อการดูเวลาและวันที่ทุกคนว่าง และขจัดความยุ่งยากในการถามสมาชิกกลุ่มว่าเวลาใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับพวกเขา
กำหนดการจะปรากฏภายในผู้ช่วยจัดกำหนดการเท่านั้น หากผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้รายอื่นได้เข้าร่วม Microsoft Teams หากองค์กรของคุณไม่ได้ใช้ Microsoft Teams เพื่อจัดการกำหนดการ ฟีเจอร์นี้จะไม่มีประโยชน์
ตัวช่วยจัดกำหนดการของ Microsoft Teams เป็นเครื่องมือที่ไม่บังคับ แม้ว่าบางคนอาจชอบมันมากกว่าตัวเลือกการสร้างการประชุมเริ่มต้น
วิธีตอบรับคำเชิญในปฏิทิน Microsoft Teams
เมื่อคุณถูกเพิ่มในการประชุมในปฏิทิน Microsoft Teams คุณควรได้รับคำเชิญทางอีเมลเกือบจะในทันที
เมื่อคุณได้รับอีเมลนี้ ให้คลิกลิงก์ เข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams เพื่อตอบรับคำเชิญ แอป Microsoft Teams จะเปิดขึ้นและเพิ่มคุณในกิจกรรม หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Microsoft Teams ไว้ คุณจะได้รับแจ้งให้ติดตั้ง
หากคุณยังไม่ได้รับคำเชิญ โปรดตรวจสอบกับผู้สร้างกิจกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง คุณอาจต้องการตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมหรือเมลขยะของคุณ
บริการอีเมลบางอย่างอาจแจ้งให้คุณเพิ่มกิจกรรม Microsoft Teams เหล่านี้ลงในระบบปฏิทินของตนเอง คุณสามารถทำเช่นนี้ได้หากต้องการ แต่คุณจะต้องคลิกลิงก์ข้อความในอีเมลเพื่อตอบรับคำเชิญ
วิธีใช้การสร้างและแชร์กิจกรรมของ Outlook Teams
Microsoft Teams ต้องใช้บัญชี Microsoft เพื่อใช้งาน โดยปกติ บริษัทหรือองค์กรของคุณจะให้บัญชี Microsoft ใหม่แก่คุณ ซึ่งสามารถใช้ในการเข้าถึง Microsoft Teams และบริการ Microsoft Office อื่นๆ ได้มากมาย
อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชี Microsoft นี้สามารถใช้เพื่อเข้าสู่ระบบ Outlook และเนื่องจากบัญชีนี้ใช้เพื่อเข้าถึง Teams ด้วย การประชุมในปฏิทินจึงถูกสร้างขึ้นใน Outlook และซิงค์กับ Microsoft Teams โดยอัตโนมัติ
เพื่อให้ใช้งานได้ คุณต้องใช้บัญชี Microsoft เดียวกันสำหรับ Outlook และ Microsoft Teams ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถใช้บัญชีอีเมล Outlook ส่วนตัวของคุณเพื่อสร้างกิจกรรมสำหรับปฏิทิน Microsoft Teams ของงาน
สามารถทำได้ทั้งกับแอป Outlook และผ่านประสบการณ์บนเว็บ และกระบวนการทั้งหมดเกือบจะเหมือนกับวิธีที่คุณจะจัดการประชุมภายใน Microsoft Teams ดังที่แสดงด้านบน
ในการเข้าถึงปฏิทินภายใน Outlook เพียงคลิกไอคอน Calendar ที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย เมื่อปฏิทินเปิดขึ้น ให้คลิกที่วันเพื่อเริ่มกระบวนการสร้างกิจกรรม
ถ้าคุณต้องการให้กิจกรรมที่ทำใน Outlook เพื่อลงทะเบียนภายใน Teams คุณต้องเปิดใช้งานสวิตช์ข้าง Teams meeting ซึ่งสามารถพบได้ข้าง ค้นหาห้องหรือสถานที่ ข้อความ ถ้าคุณไม่ทำเช่นนั้น ฟังก์ชันปฏิทินที่แชร์ของ Microsoft Teams จะไม่เปิดใช้งาน และกิจกรรมจะเป็นกิจกรรมพื้นฐานในกำหนดการปฏิทิน Outlook ของคุณ
วิธีแชร์ปฏิทินอื่นใน Microsoft Teams
ในขณะที่ Microsoft Teams มีคุณลักษณะปฏิทินในตัว คุณยังสามารถนำเข้าปฏิทินเพิ่มเติมจาก Outlook, Google หรือบริการจัดกำหนดการอื่นๆ ที่ให้ที่อยู่เว็บที่แชร์ได้สำหรับปฏิทินของตน
สิ่งนี้มีประโยชน์หากทีมของคุณใช้แอพหรือบริการอื่นเพื่อจัดการกิจกรรมนอกระบบนิเวศของ Microsoft Office
ตัวอย่างนี้ใช้ Google ปฏิทิน แต่กระบวนการนี้เหมือนกันสำหรับบริการอื่นๆ
- เปิด Google ปฏิทินในเว็บเบราว์เซอร์ตามปกติ
-
เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ชื่อปฏิทินเพื่อให้จุดสามจุดปรากฏทางด้านขวาของชื่อ คลิก สามจุด เพื่อเปิดเมนู
Image -
คลิก การตั้งค่า.
Image -
คลิกที่อยู่เว็บใต้ URL สาธารณะของปฏิทินนี้ แล้วกด Ctrl + Vเพื่อคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ
Image -
เปิด Microsoft Teams แล้วไปที่กลุ่มหรือแชทที่คุณต้องการเพิ่มปฏิทิน
Image -
คลิกสัญลักษณ์ + ที่ด้านบนของหน้าจอ
Image -
คลิก เว็บไซต์.
Image -
วางที่อยู่ปฏิทินของคุณลงในช่อง URL
Image คุณยังสามารถเพิ่มชื่อที่กำหนดเองได้โดยพิมพ์ในช่อง ชื่อแท็บ และเลือกว่าต้องการเตือนกลุ่มการเพิ่มปฏิทินโดยทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก โพสต์ไปที่ช่องเกี่ยวกับแท็บนี้.
-
คลิก บันทึก.
Image ตอนนี้ปฏิทินของคุณจะถูกแชร์ใน Microsoft Teams และทุกคนจะสามารถดูได้ภายในแท็บใหม่นี้
วิธีแก้ไขการประชุม Microsoft Teams
ในการแก้ไขการประชุม Microsoft Teams ที่คุณสร้างหรือมีสิทธิ์เข้าถึง สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกจากปฏิทินของคุณภายในแอป Microsoft Teams และทำการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์ที่เหมาะสม
คุณสามารถเพิ่มหรือลบผู้เข้าร่วม เปลี่ยนแปลงเวลาหรือสถานที่ และแก้ไขชื่อกิจกรรมและคำอธิบาย เพียงให้แน่ใจว่าได้คลิก ส่งการอัปเดต เมื่อคุณทำเสร็จแล้วเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
หากการเปลี่ยนแปลงไม่ปรากฏสำหรับคุณหรือสมาชิกในทีมของคุณ ให้ลองปิดแอปโดยสมบูรณ์แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง
คุณยังสามารถแก้ไขกิจกรรม Teams ใน Outlook โดยเปิดกิจกรรมในปฏิทินแล้วคลิก Edit.
